Cómo Reynders redujo las reclamaciones de calidad en un 60 % y aumentó la eficiencia de las instrucciones de trabajo en un 50 %

Reynders Pharmaceutical Labels (RPL), parte del grupo Reynders Label Printing, está especializada en la producción de etiquetas para clientes que son líderes del mercado en el sector farmacéutico, como Pfizer, Janssen Pharmaceutica, Schering-Plough, Alcon-Couvreur, GlaxoSmithKline y Baxter. Reynders Pharmaceutical Labels lleva 25 años operando en una planta de producción independiente para fabricar una amplia gama de productos de etiquetas farmacéuticas estándar y a medida. Ya sea para viales, jeringas, tubos, bolígrafos inyectores o frascos, Reynders Pharmaceutical Labels imprime cualquier tipo de etiqueta, como booklet labels o hanger labels, con una precisión clínica.

En la declaración de misión de Reynders podemos leer: « […] Tomamos decisiones basadas en datos y hemos automatizado numerosos procesos para alcanzar un control de calidad casi perfecto. […] »

Desde hace tiempo, Reynders Pharmaceutical Labels se dedica apasionadamente a llevar esta misión a la práctica, y el resultado es que hoy la planta opera de forma altamente digitalizada, con el seguimiento continuo como piedra angular. Por eso estamos muy orgullosos de que Azumuta encaje con este propósito y de poder ser una parte importante de su ciclo de producción. La historia entre Azumuta y Reynders Pharmaceutical Labels comenzó en 2020. En ese momento, RPL ya contaba con un marco sólido para la gestión de instrucciones en papel, pero seguía enfrentándose al carácter rígido y laborioso del mantenimiento de instrucciones de trabajo no digitales. Además del deseo de cambiar esto, también querían obtener más información sobre cómo se ejecutaban estas instrucciones en la planta, con el fin de construir un ciclo de retroalimentación bien fundamentado. Por eso, RPL buscaba un socio que les guiara en la continuación de la digitalización de sus instrucciones de trabajo y les brindara ese acompañamiento.

Los principales retos que llevaron a RPL hasta Azumuta pueden agruparse en tres grandes pilares.

Gestión de instrucciones de trabajo que consume mucho tiempo y flexibilidad

Antes de la llegada de Azumuta, RPL ya disponía de un marco robusto para crear y aprobar las muchas instrucciones específicas en papel. Sin embargo, debido a la naturaleza poco flexible de las instrucciones en papel, su gestión tendía a requerir una cantidad enorme de tiempo. Veamos los aspectos que más tiempo consumían y cómo Azumuta aportó una solución.

1. Gestión de instrucciones de trabajo

En la industria farmacéutica, el cliente suele tener requisitos muy específicos. Esto se traduce en la necesidad de ser muy flexibles en planta, combinada con una gran exactitud y precisión, algo típico de un entorno high-mix, low-volume. Como resultado, se necesitan instrucciones de trabajo distintas por cliente, producto, formato, etc. Estas cantidades extremas de variantes de producto debidas a las personalizaciones llevan a un enorme número de combinaciones posibles de pasos de instrucciones de trabajo en el ciclo de producción. Mantener instrucciones de trabajo separadas en papel para cada una de estas combinaciones es una tarea interminable y, por lo tanto, puede generar mucho estrés a las personas responsables. Como consecuencia, no siempre era posible proporcionar al operario instrucciones de trabajo totalmente personalizadas que incluyeran únicamente los pasos específicos necesarios para la producción de un lote concreto.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Gracias a Azumuta, RPL ahora puede gestionar una enorme cantidad de variaciones de producto de forma muy eficiente en cuanto a tiempo, mediante nuestra funcionalidad de variantes fácil de usar. RPL no solo ha ganado una cantidad considerable de tiempo en la gestión de sus instrucciones de trabajo, sino que también ha aumentado la precisión en cuanto a lo que el operario ve en planta. Con esta funcionalidad, RPL puede enviar de forma dirigida una instrucción de trabajo totalmente configurada según el producto concreto que se debe fabricar (p. ej. cliente, formato, etc.).

En definitiva, RPL puede gestionar ahora su enorme cantidad de variaciones de producto de forma eficiente y eficaz en Azumuta, siendo al mismo tiempo más preciso en el contenido que el operario ve en planta.

Como cliente de la industria farmacéutica, gestionar las cantidades extremas de variantes de productos debidas a las personalizaciones puede ser una tarea abrumadora. La interminable tarea de mantener instrucciones de trabajo separadas para cada combinación puede generar mucho estrés a las personas responsables. La funcionalidad de variantes fácil de usar de Azumuta ha supuesto un cambio de juego para nosotros, ya que nos ha permitido gestionar de forma eficiente una enorme cantidad de variaciones de producto, aumentando al mismo tiempo la precisión de lo que el operario ve en planta.

Koen Catteeu Operations Manager en Reynders

2. Cambios en las instrucciones de trabajo

En el entorno tan flexible en el que opera RPL, no es de extrañar que las instrucciones de trabajo puedan cambiar con bastante rapidez. Esto se debe a que el ajuste de las instrucciones de trabajo puede originarse de tres maneras:

1. La propia RPL puede decidir modificar sus instrucciones de trabajo debido a cambios en el proceso de producción, medidas de seguridad adicionales, nuevos materiales, etc.
2. La decisión de fabricar una nueva variante de un producto existente o introducir un producto completamente nuevo puede derivar en la necesidad de nuevas instrucciones de trabajo.
3. Las exigencias del cliente y otros parámetros pueden cambiar. En el sector farmacéutico los cambios ocurren con frecuencia, lo que supone una gran presión para mantener las instrucciones de trabajo actualizadas.

La frecuencia de los cambios en las instrucciones de trabajo era un reto importante para RPL, ya que hacer un seguimiento de todos los cambios y asegurarse de que cada instrucción estuviera actualizada resultaba enormemente laborioso. Por ejemplo, un pequeño cambio en un determinado paso de una instrucción significaba que era necesario modificar todas las instrucciones que utilizaban ese paso. Para los pasos generales, esto podía derivar fácilmente en la necesidad de actualizar la documentación de las instrucciones de trabajo de más de 50 puestos de trabajo diferentes. En el entorno dinámico en el que opera RPL, abordar este reto era un objetivo clave para aumentar la agilidad mediante un seguimiento y una actualización sencillos de los cambios en las instrucciones.

¿Cómo ayudó Azumuta a aumentar la flexibilidad de las instrucciones de trabajo?

En Azumuta nos esforzamos por estructurar las instrucciones de trabajo de la forma más eficiente posible. La funcionalidad de variantes, entre otras, nos permite ofrecer un nivel excepcional de flexibilidad a la hora de adaptar las instrucciones de trabajo. Por ejemplo, los cambios en los pasos generales que se utilizan en varias variaciones de producto ahora solo deben realizarse en un único lugar, mientras que en el pasado un pequeño cambio podía derivar en la necesidad de ajustar varias instrucciones de trabajo. Con Azumuta, los cambios a corto plazo pueden ahora hacerse rápido, de forma digital, y estar disponibles para los operarios de inmediato. Esta forma ágil de trabajar permite a RPL adaptarse muy rápidamente a los cambios, manteniendo al mismo tiempo un nivel de calidad excepcional, lo que se traduce en una ventaja competitiva.

3. Distribución de las instrucciones de trabajo

Además de la gestión de las instrucciones de trabajo, la distribución de estas instrucciones a la planta también representaba un aspecto importante que costaba mucho tiempo a los responsables de producción. Antes de Azumuta, RPL contaba con un sistema eficaz para esta distribución, pero los responsables de producción seguían teniendo la sensación de que costaba mucho tiempo llevar la instrucción en papel correcta al lugar adecuado y al operario adecuado. Además, como se ha mencionado, estas instrucciones no siempre eran específicas, ya que no era posible ofrecer instrucciones de trabajo completamente personalizadas para cada variación de producto.

¿Cómo ayudó Azumuta?

En Azumuta creemos que la distribución de las instrucciones de trabajo a la planta debe estar totalmente automatizada. Sin ningún paso manual, podemos enviar la instrucción de trabajo correcta, completamente configurada para el pedido específico, al operario correspondiente en el puesto de trabajo adecuado. Esta reducción de la complejidad para el operario se traduce en menos errores y, en última instancia, en un aumento de la productividad.

En conclusión, la introducción de Azumuta ha mejorado notablemente el proceso de gestión de instrucciones de trabajo en RPL de varias formas. En primer lugar, la funcionalidad de variantes ha permitido una gestión eficiente de una enorme cantidad de variaciones de producto, al tiempo que se es más preciso en cuanto al contenido que el operario ve en planta. En segundo lugar, la forma ágil de trabajar ha aumentado la flexibilidad para adaptarse a los cambios, lo que supone una ventaja competitiva. Por último, la distribución de las instrucciones de trabajo ha pasado a estar totalmente automatizada, lo que se traduce en una menor complejidad para el operario, menos errores y un aumento de la productividad.

La capacidad de adaptarnos rápidamente a los cambios en las instrucciones de trabajo nos ha proporcionado una ventaja competitiva, mientras que la distribución totalmente automatizada de las instrucciones de trabajo ha reducido la complejidad y los errores en la planta. Azumuta ha revolucionado nuestro proceso de gestión de instrucciones de trabajo y ha hecho que nuestras operaciones sean más ágiles.

Koen Catteeu Operations Manager en Reynders

En el sector farmacéutico, el control de calidad es un aspecto muy importante del proceso de producción. Antes de la introducción de Azumuta, RPL ya disponía de puntos de control adecuados durante el proceso de producción para garantizar que la calidad del lote cumpliera con los estándares. Sin embargo, el reto de los controles de calidad en papel era que los operarios registraban sus observaciones en listas de verificación en papel, y estos formularios eran posteriormente revisados y analizados por el departamento de control de calidad antes de la liberación final del pedido. Este método es reactivo, lo que significa que los problemas pueden no identificarse hasta que ya han ocurrido. El objetivo de RPL era, por tanto, introducir un marco que facilitara un control de calidad continuo y retroalimentación mientras el operario avanza por los pasos de las instrucciones. La meta final era asegurarse de que los errores se detectaran y corrigieran pronto gracias al feedback en tiempo real, lo que reducía la posibilidad de que un lote contuviera productos defectuosos.

¿Cómo ayudó Azumuta?

En primer lugar, como primera línea de defensa frente a los problemas de calidad, Azumuta es excepcionalmente fuerte a la hora de visualizar las instrucciones de trabajo. Esto ya reduce la posibilidad de errores, pero en RPL querían más garantías en cuanto al control de calidad. Para ello, decidimos integrar el sistema ERP de RPL con Azumuta, de modo que los pedidos de clientes en el ERP pudieran sincronizarse con Azumuta en tiempo real y con el contexto correcto. En el sistema ERP, hay muchos parámetros de calidad asociados a un pedido de producto (p. ej., tipo de barniz, ancho de la etiqueta, posición de la etiqueta, etc.). A través de la integración, estos parámetros de calidad se envían a Azumuta, donde finalmente podemos utilizarlos para ofrecer un control de calidad automatizado y continuo.

¿Cómo usamos estos parámetros de calidad en la práctica? Con el software de Azumuta es posible recopilar datos de calidad críticos durante el proceso de producción gracias a nuestro sistema Electronic Batch Record. Este sistema garantiza que durante la producción puedan capturarse determinados valores/parámetros del lote, ya sea dejando que el operario complete ciertas comprobaciones o, en ciertos pasos, leyendo automáticamente valores de determinadas herramientas de hardware (p. ej., inclinómetro, báscula, …). En cuanto a la primera opción, mientras el operario avanza por los pasos durante la producción del lote, los pasos de la instrucción están configurados de modo que el operario debe aportar datos sobre ciertas métricas de calidad del lote. Esto puede ir desde un simple OK/NOK hasta la introducción de ciertas especificaciones del lote (p. ej., posición en la que se imprime la etiqueta, tipo de barniz utilizado, etc.).

Nuestra plataforma captura estos datos y, a continuación, los compara en tiempo real con los parámetros de calidad recibidos del sistema ERP. De este modo, pueden darse retroalimentación u otras acciones en tiempo real mientras el operario avanza por los pasos de la instrucción. Esto es muy potente, ya que RPL puede ahora asegurar un seguimiento y una retroalimentación continuos sobre los datos introducidos por el operario. Así, los errores pueden detectarse y corregirse inmediatamente, lo que reduce la posibilidad de entregar lotes de productos con defectos.

El certificado de calidad no se percibía como un reto real en el momento en que RPL estaba considerando la solución de software de Azumuta. Sin embargo, una de las mejoras destacadas que se implementaron fue el paso de un certificado de conformidad (certificado de calidad) en papel a uno digital. Al principio, esta transición no formaba parte del alcance del proyecto, pero pronto se hizo evidente que un certificado digital sería una mejora importante para los clientes de RPL. Este certificado de conformidad debe enviarse al cliente para demostrar la calidad del lote.

El paso a un certificado de conformidad digital fue una evolución natural de la digitalización del control de calidad dentro del software. Como los operarios realizaban sus controles de calidad utilizando el software, los datos se capturaban digitalmente. Entonces se hizo evidente que estos datos podían exportarse a un informe personalizado y enviarse directamente al cliente en el momento en que se producía la liberación final.

Antes de la introducción de Azumuta, el operario rellenaba manualmente este certificado en papel durante y después del proceso de producción para recoger una lista de métricas de calidad del lote. Algunas de las desventajas más significativas de un sistema basado en papel son:

• Mayor riesgo de errores: los certificados de conformidad escritos a mano son más propensos a errores que los registros digitales. Las probabilidades de cometer errores en la introducción manual de datos o en los cálculos son mayores, lo que puede llevar a que se registre información incorrecta.
• Consume mucho tiempo: rellenar certificados de conformidad en papel es un proceso que consume mucho tiempo y que puede apartar a los operarios de otras tareas importantes. Además, el registro manual requiere tiempo y esfuerzo para organizar, revisar y recuperar los documentos cuando son necesarios.
• Accesibilidad limitada: los certificados de conformidad escritos a mano pueden no ser fácilmente accesibles para todas las partes interesadas que necesitan revisar o analizar los datos. Los documentos físicos son limitados en su distribución y pueden tener que compartirse a través de copias físicas o copias escaneadas, lo que añade retrasos y reduce la accesibilidad.

El certificado de conformidad digital ofrece varias ventajas respecto al enfoque en papel. En primer lugar, elimina la necesidad de introducir datos manualmente, lo que reduce la probabilidad de errores y ahorra tiempo. En segundo lugar, resulta más cómodo para los clientes recibir un certificado digital, ya que puede almacenarse y consultarse fácilmente de forma electrónica. En tercer lugar, el certificado digital puede enviarse al instante, lo que reduce los tiempos de entrega y mejora la eficiencia del proceso de control de calidad.

¿Cómo ayudó Azumuta?

Como ya se ha explicado, nuestro sistema Electronic Batch Record recoge todos los datos capturados relacionados con la producción del lote. Teniendo esto en cuenta, Azumuta, junto con RPL, desarrolló una función de exportación que permite traducir automáticamente los datos digitales del control de calidad en un informe exportado en PDF o Word. Esta función permite a sus clientes recibir el certificado de conformidad como un informe detallado y preciso que destaca los resultados de los controles de calidad en un formato fácil de leer. Al exportar el informe directamente desde el sistema, los clientes pueden recibirlo en cuanto se produce la liberación final en producción, lo que reduce los plazos y mejora la eficiencia general del proceso de control de calidad.

Además, al ofrecer la función de exportación, hemos eliminado la necesidad de reportes manuales y la posibilidad de discrepancias de datos. Esto garantiza que los clientes de RPL reciban cada vez un informe fiable y consistente. Junto con la exportación de los informes digitales de conformidad a los clientes, el software de Azumuta también ofrece una función de almacenamiento automático en un servidor conforme a las GMP (si es necesario).

Con la introducción de la solución de software de Azumuta, RPL pudo digitalizar su proceso de control de calidad, permitiendo a los operarios realizar controles de calidad con el software y capturar datos de forma digital. Estos datos podían exportarse después a un informe personalizado y enviarse directamente al cliente cuando se producía la liberación final, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente y reduciendo la probabilidad de errores.

Koen Catteeu Operations Manager en Reynders

Con los retos mencionados en mente, RPL buscó un socio que les ayudara a alcanzar sus objetivos. Tras evaluar varias opciones y asistir a una demostración, Azumuta fue la elegida por Koen Catteeu, Mieke Sebrechts y su equipo para este proyecto. En esta sección exponemos brevemente cómo se desarrolló la implementación de Azumuta en RPL.

En primer lugar, el equipo de RPL decidió trasladar sus instrucciones en papel al formato de Azumuta, lo que supuso la mayor parte del trabajo. Después probaron el sistema con un cliente para familiarizarse con el look and feel de Azumuta. Tras recibir comentarios positivos, decidieron realizar el despliegue para todos los demás clientes y productos al cabo de dos semanas. Mientras tanto, también se estableció la conexión entre el sistema ERP de RPL y Azumuta. De este modo, los pedidos de clientes en el ERP podían sincronizarse con Azumuta en tiempo real y con el contexto correcto (parámetros de calidad, variantes, etc.). Como ya se ha explicado, esto era necesario para facilitar el control de calidad digital.

Gracias a una buena colaboración, RPL pudo implementar el uso de Azumuta para toda la planta en 3-4 meses. Según Koen Catteeu, una de las razones clave de esta implementación rápida y eficaz fue que Azumuta es muy fácil de usar para personas que no tienen necesariamente formación en TI. Esto permitió que personas cercanas a la planta (p. ej., ingenieros de producción) lideraran este proyecto, lo que les permitió trabajar de forma ágil. Por supuesto, hubo varios momentos en los que tuvieron que realizarse cambios rápidos durante la implementación. Sin embargo, se respondió a ello de forma eficaz mediante el soporte y la colaboración entre todas las partes implicadas.

Según Koen Catteeu, fue muy satisfactorio ver con qué facilidad se produjo el paso del papel a lo digital en cuanto a la adopción por parte de los operarios. Al principio, los operarios siempre podían recurrir a copias en papel de las instrucciones de trabajo que se mostraban en Azumuta, pero al cabo de unas semanas apenas utilizaban esas copias en papel. Dado que la esencia de Azumuta radica en el apoyo al operario, este fue un gran testimonio de lo comprensible y fácil de usar que resulta nuestra solución de software para ellos.

Pasar del papel a lo digital con Azumuta fue muy sencillo. Nuestros operarios adoptaron rápidamente el nuevo sistema y pudieron realizar las tareas con precisión y eficiencia gracias a las ayudas visuales claras y a la gestión proactiva del control de calidad. Nos impresionó lo fácil de usar que es la solución de software, incluso para quienes no tienen formación en TI. El proceso de implementación fue rápido y eficaz, y los cambios que necesitamos realizar fueron respondidos con rapidez gracias a la colaboración y el apoyo del equipo de Azumuta.

Koen Catteeu Operations Manager en Reynders

Desde el primer momento, los operarios estaban contentos con la solución implementada. Entendieron que las instrucciones de trabajo digitales y la gestión proactiva del control de calidad aportan grandes beneficios en un entorno de fabricación en el que la precisión es crucial para garantizar productos de alta calidad. Con las instrucciones de trabajo digitales, los operarios pueden acceder fácilmente a ayudas visuales claras que aportan contexto para cada paso, lo que les facilita realizar las tareas con precisión y eficiencia. Además, el sistema de gestión proactiva del control de calidad puede detectar cuándo un operario proporciona una respuesta incorrecta relacionada con la calidad y ofrecer inmediatamente feedback y acciones de seguimiento para asegurarse de que se cumple el requisito de calidad correcto. Esto no solo ayuda a prevenir errores y defectos, sino que también permite a los operarios aprender de sus errores y mejorar continuamente su rendimiento. Como resultado, los operarios están más satisfechos con su trabajo y se sienten seguros de su capacidad para realizar las tareas correctamente.