Nous avons découvert des idées et des stratégies précieuses lors de la création de notre Azumuta Work Instruction Software. Dans cet article, nous vous présentons notre processus en dix étapes pour créer votre propre manuel d’utilisation.
Quick FAQs to get you up to speed
Un manuel d’utilisation est un guide étape par étape qui aide les utilisateurs à utiliser correctement et efficacement un produit, une machine ou un processus.
Il entraîne de la confusion, des retards de formation, des erreurs de production et une augmentation des demandes d’assistance.
- Définissez votre public cible – Comprenez le niveau de compétence et les besoins de l’utilisateur.
- Décrivez les informations clés – Identifiez les instructions les plus importantes.
- Utilisez un langage clair et simple – Évitez le jargon et la complexité technique.
- Décomposez les étapes de manière logique – Assurez un enchaînement fluide des instructions.
- Ajoutez des visuels – Utilisez des images, des schémas et des vidéos pour plus de clarté.
- Soignez la mise en forme pour la lisibilité – Utilisez des titres, des puces et des espaces blancs.
- Rendez-le facile à consulter – Organisez le contenu pour que les utilisateurs trouvent rapidement l’information.
- Testez avec de vrais utilisateurs – Recueillez des retours et améliorez le manuel.
- Passez au numérique – Utilisez des outils digitaux pour un accès facile et des mises à jour simples.
- Tenez-le à jour – Améliorez et révisez continuellement les instructions.
Oui. Des manuels d’utilisation clairs aident à respecter les réglementations du secteur, les normes de sécurité (OSHA, ISO 9001) et les exigences de certification produit.
Sans eux, les opérateurs commettent davantage d’erreurs, la formation prend plus de temps et la qualité de production se dégrade, ce qui entraîne une hausse des coûts et des inefficacités.
- Rédigez en pensant à l’utilisateur final — restez simple et pratique.
- Utilisez des éléments multimédias pour améliorer la clarté.
- Numérisez les manuels pour des mises à jour en temps réel et un accès facile.
- Testez-le avec de vrais utilisateurs avant de le finaliser.
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Découvrez à quel point Azumuta Intelligence est réellement facile à utiliser
1. Identifiez votre public cible
Vous devez d’abord comprendre qui est votre public cible. Où lit-il le manuel d’instructions ? Quel est son niveau de formation ?
Avant de commencer à travailler sur le guide d’utilisation, il est plus simple de créer un persona. Ainsi, vous savez quels éléments vous devez prendre en compte.
Identifier votre public cible peut vous aider à décider quel type de contenu inclure dans le manuel d’utilisation, quel niveau de détail adopter et comment présenter les informations.
2. Définissez le problème
Pour déterminer l’objectif de votre manuel d’instructions, commencez par les éléments suivants :
- Expliquez le problème que vous essayez de résoudre
- Clarifiez la solution
- Décrivez les étapes que vous avez suivies pour parvenir à la solution
Décomposez un problème difficile en petites étapes lorsque vous travaillez dessus. Rendez ces étapes brèves et précises afin que le problème puisse être résolu facilement et rapidement.
3. Soyez précis
Évitez les mots vagues et écrivez exactement de quoi vous parlez. Lorsque vous dites « ce truc », « cette pièce » ou « cette partie », personne ne comprendra ce que vous voulez dire.
Si vous ne pouvez pas identifier le terme, recherchez-le sur Internet ou demandez à un collègue. Comme l’exécution d’une étape peut nécessiter plusieurs mots-clés, personne ne vous comprendra si vous dites « ce truc ».
4. Ajoutez de la structure
L’insertion d’un modèle donnera de la structure à votre manuel d’utilisation. Un style fixe pour les images, les puces et les commentaires offrira une vue d’ensemble claire. Les instructions seront ainsi faciles à comprendre. Heureusement, vous n’avez pas besoin de chercher un modèle de SOP ou d’instructions de travail, car Azumuta en a déjà créé un pour vous.
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5. Utilisez des images et des vidéos
Une image vaut mille mots. Soyons honnêtes, un texte continu n’attire personne. Insérer une photo ou une vidéo dans le manuel d’instructions le rend non seulement plus attrayant, mais aussi plus facile à comprendre.
Aujourd’hui, si vous souhaitez prendre une photo ou une vidéo de vos instructions, vous n’avez pas besoin d’un équipement coûteux. Prenez simplement votre smartphone et mettez-vous au travail !
6. N’écrivez pas à la première personne
Lors de la création d’un manuel d’utilisation, il est préférable d’écrire à la deuxième personne. Cela apporte plus de clarté aux personnes qui utiliseront votre guide. Par exemple, lorsque vous rédigez une instruction, vous ne dites pas « J’ai appuyé sur le bouton vert ». Vous dites plutôt : « Ensuite, vous appuyez sur le bouton vert ». Essayez donc de créer un guide d’utilisation clair et attrayant.
7. Utilisez la voix active
Évitez les phrases passives, car elles peuvent sembler vagues. Indiquez plutôt au lecteur quoi faire. Utilisez des verbes pour exprimer précisément ce qui doit être fait.
8. Faites simple
Donnez un aperçu rapide du manuel d’instructions au début, en indiquant de quoi il traite, qui en bénéficiera et ce qu’il permet d’accomplir. Un manuel d’utilisation est purement informatif. Utilisez des phrases courtes et claires, car si les personnes ne comprennent pas de quoi vous parlez, elles n’utiliseront pas votre manuel.
9. Vérifiez l’exactitude
Assurez-vous que le guide d’utilisation est correct et que toutes les informations sont à jour. Il n’y a pas de place pour les erreurs. Il est essentiel que vos instructions décrivent les procédures à suivre et expliquent le fonctionnement des équipements et des machines.
10. Vérifiez une nouvelle fois votre manuel
Lorsque vous avez terminé de rédiger votre manuel d’instructions, vérifiez à nouveau l’ensemble. Avez-vous utilisé la bonne terminologie, avez-vous correctement suivi les étapes, et le manuel est-il rédigé clairement pour le lecteur ?
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- 1. Identifiez votre public cible
- 2. Définissez le problème
- 3. Soyez précis
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- 6. N’écrivez pas à la première personne
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