Binnen elke organisatie geldt het volgende: kwaliteitsmanagement op de werkvloer kan worden verbeterd. Bedrijven zijn nooit 100% tevreden met hun verbeterbeleid. Maar als u wilt voortbouwen op de weg naar waterdichte verbeteracties, lees dan verder.
Terug naar de basis: wat is de PDCA-cyclus?
Het PDCA-principe heeft zijn nut en belang ruimschoots bewezen. Toch blijkt dat de fijne kneepjes van PDCA weinig bekend zijn en dat de aanpak in veel bedrijven nog steeds moeizaam verloopt.
Om de laatste twijfels weg te nemen, kijken we eerst wat beter naar de betekenis van het woord:
PDCA is een creatief hulpmiddel voor kwaliteitsmanagement en probleemoplossing in organisaties. De cirkel beschrijft vier activiteiten die van toepassing zijn op alle verbeteringen in organisaties. Het acroniem staat voor de belangrijkste stappen in de cirkel: Plan, Do, Check, Act.
Het is een essentieel onderdeel van de lean manufacturing-filosofie en een voorwaarde voor de continue verbetering van mensen en processen in uw organisatie.
De vier stappen
Plan
Hoe begint u met het opstellen van een goed plan? Bepaal het resultaat dat u wilt bereiken en gebruik daarvoor de juiste argumenten. Zeker in tijden van crisis en onzekerheid is een goed plan cruciaal om uw bedrijf gezond te houden.
- Wat is het kernprobleem dat moet worden aangepakt of wat wilt u veranderen?
- Welke middelen zijn nodig?
- Over welke middelen beschikt u?
- Wat is de beste oplossing om het probleem op te lossen met de beschikbare middelen?
- Wat zijn uw doelstellingen?
- Definieer uw aanpak en plan voor de verandering.
Do
Na de planning is het tijd om in actie te komen. Als u vooraf wilt winnen: zo doet u dat. In deze fase past u alles toe wat u in de vorige fase hebt overwogen.
- Zet uw problemen om in acties.
- Probeer de oplossingen uit.
- Test de verandering.
- Ontdek wat werkt en wat niet werkt.
💡 Tip: Probeer acties zo concreet mogelijk te beschrijven. Noteer in elk geval wat er moet gebeuren, wie de actie zal uitvoeren en wanneer deze persoon erop terugkomt.
Check
Misschien wel de belangrijkste fase van het PDCA-proces. Stop dus alstublieft niet bij de vorige stap. Dat werkt niet. Voer controles uit voor uw klanten, collega’s en organisatie. Zorg ervoor dat zij iets leren van de vorige stappen. Bouw sterke, informatieve en creatieve verbeterideeën op en vergelijk de resultaten met de gestelde doelstellingen.
Als u uw plan wilt verduidelijken, terugkerende fouten wilt vermijden en uw organisatie continu wilt verbeteren, is het belangrijk om voldoende aandacht te besteden aan de checkfase. (We kunnen het niet genoeg benadrukken.)
- Controleer de oplossingen.
- Vergelijk de uitkomst.
- Controleer of alles werkt.
- Beoordeel, analyseer en identificeer.
- Verifieer dat alles is verlopen zoals verwacht.
Act
Last but not least betreedt u de laatste fase van de cyclus. Ervaart u afwijkingen? Stuur daarop bij met de juiste maatregelen. Bouw voort op de meerwaarde voor uw medewerkers, zodat zij ook echt graag meewerken aan het verbeterproces.
- Stuur bij waar nodig en borg het verbeterde resultaat.
- Handel op basis van wat u in de vorige fase hebt geleerd.
- Wat moet worden aangepast, hoe kan het de volgende keer beter?
Het PDCA-verbeterbord
In Azumuta gebruiken we digitale verbeterborden. Enerzijds krijgt u een overzicht van de verbeteracties en hun status. Anderzijds kunnen productiemedewerkers op een toegankelijke manier verbeterideeën of problemen melden.
U krijgt een overzicht van alle issues via het PDCA-principe of een zelfgekozen workflow. Dat is namelijk het mooie aan onze verbeterborden: u kunt er alle kanten mee op. Het enige waarmee u rekening moet houden, zijn uw medewerkers. Wat echt telt, is dat het voor hen een efficiënt hulpmiddel is.
Verbeterideeën gaan veel te vaak verloren
De ultieme waarheid. Gelukkig kunnen onze verbeterborden helpen, want helaas raken ideeën vaak verloren wanneer ze niet meteen worden genoteerd.
Een losse kabel, krassen, terugkerend gevaar … Het is vaak moeilijk om elk detail in een paar woorden vast te leggen. Het is nog moeilijker om dit te doen in één overzichtelijk hulpmiddel. Toch is dat precies de bedoeling. Daarom hebben we het aanmaken en beheren van verbeterborden met Azumuta zeer flexibel gemaakt.
Neem bijvoorbeeld een audit als uitgangspunt. Gebruik uw smartphone of tablet om het issue vast te leggen. En koppel het aan het juiste issue met de juiste kenmerken. Zo gaan verbeterideeën nooit verloren.
Feedback op de productievloer
Maar wat is minstens even essentieel voor uw kwaliteitsmanagement? Feedback. Opvolging. En een onmiskenbare impact op uw medewerkerstevredenheid.
Hoe maakt u van kwaliteitsmanagement een echt gesprek met uw medewerkers? Hoe versterkt u verbeteracties die er echt toe doen – en die niet in de vergetelheid verdwijnen?
Feedback bepaalt de toon waarop u het gesprek voert. Kies het juiste hulpmiddel zodat alles op elkaar aansluit. In staat zijn om waarde toe te voegen. In staat zijn om issues aan te kaarten. Voor een optimaal beleid. En zo brengt u een verbeterhulpmiddel dat u echt wilt inzetten. Met effect.
We hebben het al talloze keren vermeld, maar nogmaals: zorg voor een goed feedbackhulpmiddel voor uw productiepersoneel. Er is niets frustrerender dan een idee lanceren en er daarna niets meer over horen. Door de nodige motivatie te communiceren, blijft elke medewerker gemotiveerd om in de toekomst nieuwe initiatieven te registreren.
Wilt u meer weten?
Door het juiste hulpmiddel in te zetten, bereikt u al veel. We willen allemaal slimmer werken en “iets doen” aan verbeterbeheer. Bij Azumuta ondersteunen we het PDCA-verbeterbord met veel andere zaken die nodig zijn om uw operators optimaal te ondersteunen. En het mooie is: u hebt alles bij de hand, in één centrale tool. Heeft u vragen, bel ons gerust.
Gebruik het Azumuta Platform
Ontdek hoe ons platform kan helpen om dataverzameling te stroomlijnen, de productiviteit te verhogen en kwaliteitsborging te verbeteren met een demo van Azumuta.
