Comment rédiger des instructions de travail efficaces : modèle gratuit

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Voici la première étape vers une usine sans papier

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L’importance de bonnes instructions de travail ne doit pas être sous-estimée, surtout si vous travaillez dans l’industrie manufacturière ou si vous proposez des services qui exigent de vos employés l’exécution de certaines tâches complexes. Si vous voulez garantir qu’ils comprennent ce qu’ils doivent faire et la meilleure façon de le faire, vous aurez besoin d’instructions de travail numériques créées avec le bon outil ou à l’aide d’un modèle de rédaction d’instructions de travail.

Voici comment rédiger des instructions de travail efficaces à l’aide de ce modèle gratuit d’instructions de travail.

Que sont les instructions de travail ?

Qu’est-ce qu’une instruction de travail ? À quoi servent-elles ? Et en quoi diffèrent-elles des instructions classiques, des politiques, des procédures et des SOP ?

La numérisation des instructions de travail offre plusieurs avantages. Les instructions de travail sont souvent une réflexion secondaire dans de nombreuses organisations, mais les instructions de travail numériques peuvent vous aider à atteindre l’objectif de votre organisation : devenir plus productive et plus efficace. Avec une approche efficace, vous pouvez créer des instructions rentables, évolutives et faciles à utiliser.

Fournir des instructions de travail numériques claires permet de :

• augmenter l’efficacité ;
• améliorer la sécurité ;
• renforcer la précision dans la fabrication d’un produit.

Ne perdez pas de temps à rédiger une longue liste d’instructions qui ne fait que semer la confusion parmi les membres de votre équipe — utilisez un outil simple pour fournir des directives claires qui peuvent faire gagner du temps et de l’argent.

Exemple d’instructions de travail numériques réussies

La rédaction d’instructions de travail efficaces présente de nombreux défis. Par exemple, si vous n’adoptez pas une approche méthodique pour les créer, vous risquez d’y consacrer beaucoup de temps pour finalement obtenir des instructions inefficaces ou ignorées par les employés. De plus, si vos instructions sont trop génériques, les employés risquent de ne pas pouvoir les suivre correctement à chaque fois. La meilleure façon de résoudre ces problèmes est d’adopter une approche étape par étape qui vous aidera à créer des instructions de travail bien rédigées, plus rapidement et plus facilement que jamais.

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Comment rédiger des instructions de travail ?

Rédigez des instructions claires et simples pour aider vos employés à travailler en toute sécurité et avec productivité. Que vous rédigiez des consignes pour une ligne d’assemblage ou que vous guidiez simplement un employé à travers une procédure ponctuelle, vos instructions doivent être claires et faciles à suivre. N’oubliez pas que les erreurs au travail coûtent cher à toutes les personnes impliquées. Lorsque vous rédigez des instructions de travail efficaces, les nouveaux employés comme les travailleurs expérimentés ont plus de chances d’exécuter leurs tâches correctement — et en toute sécurité.

Si vous êtes un professionnel expérimenté, vous savez comment les rédiger de manière efficace et efficiente. Mais ne vous inquiétez pas si vous êtes débutant dans la rédaction d’instructions de travail. En très peu de temps, nous vous aiderons à créer des instructions de travail efficaces comme si cela avait toujours été naturel ! Voici quelques conseils pour bien commencer.

Le premier conseil pour créer des instructions de travail consiste à choisir le type de documentation qui convient le mieux à votre activité. Utilisez des instructions de travail numériques pour aider des collègues, des opérateurs ou d’autres personnes qui ne connaissent pas bien une certaine tâche ou l’utilisation correcte d’un équipement. Une fois que vous avez choisi entre documentation papier et numérique, il est temps de passer à la deuxième étape.

Rédigez les étapes de vos instructions de travail. Créez des instructions individuelles pour chaque étape de votre processus, y compris des captures d’écran et des vidéos. Voici quelques conseils généraux pour la rédaction d’instructions de travail :

1. Assurez-vous d’expliquer chaque tâche en détail. Des instructions étape par étape sont essentielles pour éviter toute confusion pouvant entraîner des erreurs.
2. Assurez-vous également que votre langage est clair et facile à comprendre pour tous les membres de votre équipe — chaque phrase doit être rédigée en pensant aux lecteurs, et pas seulement à vous-même ou aux employés qui savent déjà ce qu’il faut faire.
3. N’utilisez pas d’acronymes ni de langage spécifique au secteur.
4. Fournissez des détails complets sur la manière dont les choses sont faites, utilisez des visuels et des symboles.

Et une fois vos instructions de travail créées… Suivez-les ! Utilisez un outil comme Azumuta pour organiser votre bibliothèque d’instructions de travail afin que les utilisateurs puissent les retrouver facilement plus tard. Cela permettra d’éliminer toute incertitude lorsqu’ils seront prêts à exécuter des tâches par la suite.

Enfin et surtout, assurez-vous que vos instructions de travail sont complètes. Même si un ou deux employés partent avant la fin de la formation, les nouvelles recrues doivent toujours pouvoir monter rapidement en compétence.

N’hésitez pas à consulter notre article de blog pour obtenir des conseils, astuces et bonnes pratiques supplémentaires pour créer des instructions de travail numériques efficaces.

Comme chaque entreprise fonctionne différemment, utilisez simplement un outil automatisé ou modifiez le modèle (voir ci-dessous) pour l’adapter à votre entreprise. Si vous décidez de créer quelque chose d’entièrement nouveau à la place, assurez-vous qu’il y ait toujours de la cohérence entre vos mots et vos images ; encore une fois : fournissez suffisamment de détails pour qu’ils comprennent clairement ce qui doit être fait, sans toutefois les surcharger d’informations inutiles.

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Passer des instructions de travail papier aux instructions de travail numériques

Certaines entreprises préfèrent encore créer des instructions de travail sur papier, mais les instructions de travail numériques sont plus efficaces. Elles permettent aux utilisateurs de rechercher ce dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin ; de plus, les fichiers numériques peuvent être facilement organisés et modifiés, ce qui garantit que tout est à jour. Un autre avantage des instructions de travail numériques est que vous pouvez attribuer des niveaux d’autorisation, permettant uniquement au personnel concerné de modifier ou même de consulter certains documents. Voyons comment vous pouvez exploiter la technologie à votre avantage pour créer une documentation de travail efficace.

Structure

Dans Azumuta, la base de chaque instruction se trouve dans la section « Explore ». Il peut être utile d’imaginer « Explore » comme l’ensemble du « livret papier » pour un produit ou une zone d’usine — différents postes de travail/machines. Il comprend chaque sujet, instruction et étape indiquant comment une série de tâches différentes peut être effectuée efficacement dans une usine ou avec une machine particulière.

Une catégorie d’articles ou une zone d’usine

Dans de nombreux cas, une instruction de travail est directement liée à un article. Si une instruction de travail contient des directives sur la fabrication d’un article spécifique ou d’une catégorie d’articles, elle peut être créée directement sous la « catégorie d’articles » dans Azumuta. Dans certains cas, les instructions de travail ne sont pas directement liées à la fabrication d’un article, mais à une zone d’usine ou à une machine. C’est souvent le cas lorsque les instructions de travail contiennent des consignes sur une procédure à suivre lors d’un audit, de la maintenance, de messages d’erreur ou de l’utilisation d’une machine.

Instructions de travail

Une fois la structure des articles et de l’usine définie, vous pouvez créer des instructions de travail et les lier à des catégories d’articles et des zones spécifiques dans Azumuta. Le plus grand avantage des instructions de travail numériques est qu’elles peuvent être facilement mises à jour et diffusées aux employés. Les instructions de travail numériques permettent des mises à jour très simples, qu’il s’agisse d’une simple faute de frappe ou de la mise à jour d’une section entière. Ces fichiers numériques peuvent également être facilement diffusés à tous les employés en même temps, ce qui facilite les mises à jour à l’échelle de l’entreprise sans trop de complications.

Ajouter des étapes d’instruction à une instruction de travail

Une fois qu’une instruction de travail a été créée, les différentes étapes de cette instruction de travail peuvent être ajoutées.

Rédigez des instructions claires. Cela doit être une seule phrase, et elle doit contenir chaque étape nécessaire dans l’ordre, du début à la fin. Conseil : si une instruction de travail comprend un grand nombre d’étapes à suivre, vous pouvez la classer par blocs d’instructions.

Éditeur des étapes d’instruction

Dans la section « Editor », vous pouvez ajouter des visuels et des informations supplémentaires liés à une étape particulière. L’éditeur d’instructions de travail comprend les onglets suivants :

1. General : dans l’onglet General, le texte lié à l’étape de l’instruction de travail est placé.
2. Time study : une estimation théorique de la durée d’une étape de l’instruction de travail peut être saisie dans l’onglet Time study.
3. Equipment and Symbols : ici, vous pouvez sélectionner l’équipement et/ou les outils nécessaires pour une instruction de travail particulière.
4. Parts : sélectionnez les pièces nécessaires pour la nomenclature (BOM) d’une instruction de travail particulière ; l’outil de pièces n’est pas encore dans la bibliothèque de pièces ? Ajoutez de nouvelles pièces.
5. Visuals : dans Azumuta, vous pouvez ajouter (plusieurs) photos à une instruction de travail spécifique. Les images liées aux instructions de travail peuvent être clarifiées à l’aide des éléments visuels inclus dans l’éditeur de fiche de description des opérations.
6. Checks : dans Azumuta, il est possible d’ajouter différents types de contrôles à une instruction de travail.
7. Revision History : une instruction de travail peut être modifiée rapidement et facilement. Lorsque des modifications sont apportées à une instruction de travail, la version actuelle de l’instruction de travail est automatiquement enregistrée comme « Draft ». Cette version brouillon peut être convertie en une nouvelle version officielle, comme nouvelle révision officielle.

Partager des instructions de travail

Dans Azumuta, un lien vers une instruction de travail peut être partagé. Ainsi, les personnes sans compte Azumuta peuvent également consulter des instructions de travail spécifiques.

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Utiliser les instructions de travail avec Azumuta

N’oubliez pas qu’une instruction de travail est un document numérique, créé par des travailleurs pour d’autres travailleurs, qui décrit comment une tâche ou un processus doit être exécuté. Ces instructions comprennent des détails sur tous les aspects, depuis les exigences en matière de matériel et les consignes de sécurité jusqu’aux directives de stockage et aux mesures de contrôle qualité.

Consultez toujours votre équipe lorsque vous rédigez des instructions de travail ; ce sont eux qui comprendront le mieux ce qui doit être documenté. Enfin, rappelez-vous qu’aucun processus ne se ressemble. Assurez-vous que les instructions de travail couvrent chaque aspect d’un processus et utilisez des exemples lorsque c’est pertinent. Non seulement cela aide à mieux illustrer les procédures appropriées, mais cela rend aussi la formation plus pratique et plus engageante pour les employés à tous les niveaux.

Prêt à passer des instructions de travail papier aux versions numériques ? L’utilisation d’un format numérique offre de nombreux avantages. Entre la simplification des modifications et des révisions, les économies sur le papier et l’amélioration de la sécurité des employés, il n’est pas étonnant que tout le monde adopte le numérique. Découvrez comment Azumuta améliore la productivité et l’efficacité dans l’atelier.

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