So schreiben Sie effektive Arbeitsanweisungen: Kostenlose Vorlage

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Die Bedeutung guter Arbeitsanweisungen sollte nicht unterschätzt werden – besonders nicht in der Fertigungsindustrie oder wenn Sie Dienstleistungen anbieten, bei denen Ihre Mitarbeitenden bestimmte komplexe Aufgaben ausführen müssen. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass sie verstehen, was sie tun müssen und wie sie dabei am besten vorgehen, dann benötigen Sie digitale Arbeitsanweisungen, die mit dem richtigen Tool oder mithilfe einer Vorlage zum Schreiben von Arbeitsanweisungen erstellt wurden.

So schreiben Sie effektive Arbeitsanweisungen mit dieser kostenlosen Vorlage für Arbeitsanweisungen.

Was sind Arbeitsanweisungen?

Was ist eine Arbeitsanweisung? Wofür wird sie verwendet? Und wie unterscheidet sie sich von normalen Anweisungen, Richtlinien, Verfahren und SOPs?

Die Digitalisierung von Arbeitsanweisungen bietet mehrere Vorteile. Für viele Unternehmen sind Arbeitsanweisungen oft nur ein nachträglicher Gedanke, aber digitale Arbeitsanweisungen können Ihnen helfen, das Ziel Ihres Unternehmens zu erreichen, produktiver und effizienter zu werden. Mit einem effektiven Ansatz können Sie Anweisungen erstellen, die kosteneffizient, skalierbar und einfach zu nutzen sind.

Die Bereitstellung klarer digitaler Arbeitsanweisungen führt zu:

• höherer Effizienz;
• mehr Sicherheit;
• verbesserter Genauigkeit bei der Herstellung eines Produkts.

Verschwenden Sie keine Zeit mit einer langen Liste von Anweisungen, die Ihr Team nur verwirrt – verwenden Sie ein einfaches Tool, um klare Orientierung zu geben und Zeit sowie Geld zu sparen.

Beispiel für erfolgreiche digitale Arbeitsanweisungen

Beim Schreiben effektiver Arbeitsanweisungen gibt es viele Herausforderungen. Wenn Sie zum Beispiel nicht methodisch vorgehen, kann es sein, dass Sie viel Zeit investieren und Ihre Anweisungen am Ende trotzdem scheitern oder von Mitarbeitenden ignoriert werden. Außerdem können zu allgemeine Anweisungen dazu führen, dass Mitarbeitende sie nicht jedes Mal korrekt befolgen können. Der beste Weg, diese Probleme zu lösen, ist ein Schritt-für-Schritt-Ansatz, mit dem Sie gut formulierte Arbeitsanweisungen schneller und einfacher denn je erstellen können.

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Wie schreibt man Arbeitsanweisungen?

Schreiben Sie klare, einfache Anweisungen, damit Ihre Mitarbeitenden sicher und produktiv arbeiten können. Ganz gleich, ob Sie Anweisungen für eine Montagelinie schreiben oder Mitarbeitende einfach durch einen einmaligen Prozess führen – Ihre Anweisungen sollten klar und leicht verständlich sein. Denken Sie daran, dass Fehler am Arbeitsplatz für alle Beteiligten kostspielig sind. Wenn Sie effektive Arbeitsanweisungen schreiben, haben sowohl neue Mitarbeitende als auch erfahrene Fachkräfte bessere Chancen, ihre Aufgaben korrekt – und sicher – auszuführen.

Wenn Sie eine erfahrene Fachkraft sind, wissen Sie, wie man sie effektiv und effizient schreibt. Aber keine Sorge, wenn Sie neu im Schreiben von Arbeitsanweisungen sind. Schon bald erstellen Sie effektive Arbeitsanweisungen, als wäre es ganz selbstverständlich! Hier sind einige Tipps für den Einstieg.

Der erste Tipp für die Erstellung von Arbeitsanweisungen ist die Auswahl der Dokumentationsart, die für Ihre konkrete Aufgabe am besten geeignet ist. Nutzen Sie digitale Arbeitsanweisungen, um Kolleginnen und Kollegen, Operatoren oder anderen Personen zu helfen, die mit einer bestimmten Aufgabe oder der korrekten Bedienung von Anlagen nicht vertraut sind. Sobald Sie sich zwischen Papierdokumentation und digitaler Dokumentation entschieden haben, geht es weiter zu Schritt zwei.

Schreiben Sie die Schritte Ihrer Arbeitsanweisung. Erstellen Sie einzelne Anweisungen für jeden Schritt Ihres Prozesses, einschließlich Screenshots und Videos. Hier sind einige allgemeine Tipps zum Schreiben von Arbeitsanweisungen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie jede Aufgabe detailliert erklären. Schritt-für-Schritt-Anweisungen sind entscheidend, um Verwirrung zu vermeiden, die zu Fehlern führen kann.
2. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Sprache klar und leicht für alle Mitglieder Ihres Teams verständlich ist – jeder Satz sollte mit Blick auf die Lesenden geschrieben sein, nicht nur für Sie selbst oder Mitarbeitende, die bereits wissen, was zu tun ist.
3. Verwenden Sie keine Akronyme oder branchenspezifische Sprache.
4. Geben Sie umfassende Details dazu, wie Dinge erledigt werden, und verwenden Sie visuelle Elemente und Symbole.

Und wenn Sie Ihre Arbeitsanweisungen erstellt haben … Verfolgen Sie sie nach! Nutzen Sie ein Tool wie Azumuta, um Ihre Bibliothek mit Arbeitsanweisungen zu organisieren, damit Benutzer sie später leicht finden können. So vermeiden Sie Unsicherheiten, wenn Aufgaben künftig ausgeführt werden sollen.

Nicht zuletzt sollten Ihre Arbeitsanweisungen umfassend sein. Selbst wenn ein oder zwei Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, bevor die Schulung abgeschlossen ist, sollten neue Mitarbeitende sich trotzdem schnell einarbeiten können.

Sehen Sie sich auch unseren Blogbeitrag mit zusätzlichen Tipps, Tricks und Kniffen für die Erstellung effektiver digitaler Arbeitsanweisungen an.

Da jedes Unternehmen anders arbeitet, können Sie einfach ein automatisiertes Tool verwenden oder die Vorlage (siehe unten) bearbeiten, damit sie zu Ihrem Unternehmen passt. Wenn Sie stattdessen etwas völlig Neues erstellen möchten, achten Sie darauf, dass Ihre Texte und Bilder stets konsistent sind; und nochmals: Geben Sie genügend Details an, damit klar verständlich ist, was zu tun ist – überladen Sie die Nutzenden jedoch nicht mit unnötigen Informationen.

Digitalisieren Sie Ihre Arbeitsanweisungen

Werden Sie papierlos! Erstellen Sie digitale Arbeitsanweisungen für Ihren Shopfloor und schaffen Sie eine interaktive und stets aktuelle Schulungsressource für Ihre Operatoren.

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Von papierbasierten zu digitalen Arbeitsanweisungen wechseln

Es gibt noch immer Unternehmen, die Arbeitsanweisungen gerne auf Papier erstellen, aber digitale Arbeitsanweisungen sind effizienter. Sie ermöglichen es Benutzern, genau dann nach dem zu suchen, was sie brauchen, wenn sie es brauchen. Außerdem lassen sich digitale Dateien leicht organisieren und bearbeiten, sodass alles aktuell bleibt. Ein weiterer Vorteil digitaler Arbeitsanweisungen ist, dass Sie Berechtigungsstufen zuweisen können, sodass nur relevantes Personal bestimmte Dokumente bearbeiten oder überhaupt einsehen kann. Werfen wir einen Blick darauf, wie Sie Technologie zu Ihrem Vorteil nutzen können, um effektive Dokumentation für den Arbeitsplatz zu erstellen.

Struktur

In Azumuta befindet sich die Grundlage jeder Anweisung im Bereich „Explore“. Es kann hilfreich sein, sich „Explore“ als das gesamte „Papierhandbuch“ für ein Produkt oder einen Fabrikbereich vorzustellen – verschiedene Arbeitsstationen/Maschinen. Es besteht aus jedem Thema, jeder Anweisung und jedem Schritt, der zeigt, wie eine Reihe unterschiedlicher Aufgaben in einem Werk oder mit einer bestimmten Maschine effektiv ausgeführt werden kann.

Eine Artikelkategorie oder ein Fabrikbereich

In vielen Fällen bezieht sich eine Arbeitsanweisung direkt auf einen Artikel. Wenn eine Arbeitsanweisung Richtlinien zur Herstellung eines bestimmten Artikels oder einer Artikelkategorie enthält, kann eine Arbeitsanweisung in Azumuta direkt unter der „Artikelkategorie“ erstellt werden. In einigen Fällen beziehen sich Arbeitsanweisungen nicht direkt auf die Herstellung eines Artikels, sondern auf einen Fabrikbereich oder eine Maschine. Das ist häufig der Fall, wenn Arbeitsanweisungen Richtlinien zu einem Verfahren enthalten, das während eines Audits, bei Wartungsarbeiten, bei Fehlermeldungen oder bei der Nutzung einer Maschine zu befolgen ist.

Arbeitsanweisungen

Sobald die Artikel- und Fabrikstruktur definiert wurde, können Sie Arbeitsanweisungen erstellen und mit bestimmten Artikelkategorien und Bereichen in Azumuta verknüpfen. Der größte Vorteil digitaler Arbeitsanweisungen ist, dass sie einfach aktualisiert und an Mitarbeitende verteilt werden können. Digitale Arbeitsanweisungen ermöglichen sehr einfache Aktualisierungen, egal ob es sich um einen kleinen Tippfehler oder ein Update eines ganzen Abschnitts handelt. Diese digitalen Dateien können auch problemlos gleichzeitig an alle Mitarbeitenden verteilt werden, was unternehmensweite Aktualisierungen ohne großen Aufwand ermöglicht.

Anweisungsschritte zu einer Arbeitsanweisung hinzufügen

Sobald eine Arbeitsanweisung erstellt wurde, können die verschiedenen Schritte innerhalb dieser Arbeitsanweisung angelegt werden.

Schreiben Sie klare Anweisungen. Es sollte ein einzelner Satz sein, der jeden notwendigen Schritt in der richtigen Reihenfolge von Anfang bis Ende enthält. Tipp: Wenn eine Arbeitsanweisung aus einer großen Anzahl von Schritten besteht, können Sie sie nach Anweisungsblöcken kategorisieren.

Editor für Anweisungsschritte

Im Bereich „Editor“ können Sie visuelle Elemente und zusätzliche Informationen hinzufügen, die sich auf einen bestimmten Schritt beziehen. Der Editor für Arbeitsanweisungen besteht aus den folgenden Tabs:

1. General: Im Tab General wird der Text für den Schritt der Arbeitsanweisung eingefügt.
2. Time study: Eine theoretische Schätzung der Dauer eines Schritts der Arbeitsanweisung kann im Tab Time study eingegeben werden.
3. Equipment and Symbols: Hier können Sie die erforderliche Ausrüstung und/oder Werkzeuge für eine bestimmte Arbeitsanweisung auswählen.
4. Parts: Wählen Sie die erforderlichen Teile für die Stückliste (BOM) einer bestimmten Arbeitsanweisung aus. Ist das Teil im Teile-Tool noch nicht in der Teilebibliothek vorhanden? Fügen Sie neue Teile hinzu.
5. Visuals: Innerhalb von Azumuta können Sie einer bestimmten Arbeitsanweisung (mehrere) Fotos hinzufügen. Bilder, die mit Arbeitsanweisungen verknüpft sind, können mithilfe visueller Elemente erläutert werden, die im Editor des Beschreibungsblatts für Arbeitsschritte enthalten sind.
6. Checks: Innerhalb von Azumuta ist es möglich, einer Arbeitsanweisung verschiedene Arten von Prüfungen hinzuzufügen.
7. Revision History: Eine Arbeitsanweisung kann schnell und einfach geändert werden. Wenn Änderungen an einer Arbeitsanweisung vorgenommen werden, wird die aktuelle Version der Arbeitsanweisung automatisch als „Draft“ gespeichert. Diese Entwurfsversion kann als neue offizielle Revisionsversion in eine neue offizielle Version umgewandelt werden.

Arbeitsanweisungen teilen

Innerhalb von Azumuta kann ein Link zu einer Arbeitsanweisung geteilt werden. Auf diese Weise können auch Personen ohne Azumuta-Konto bestimmte Arbeitsanweisungen ansehen.

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Arbeitsanweisungen mit Azumuta verwenden

Denken Sie daran, dass eine Arbeitsanweisung ein digitales Dokument ist, das von Mitarbeitenden für andere Mitarbeitende erstellt wird und beschreibt, wie eine Aufgabe oder ein Prozess ausgeführt werden soll. Diese Anweisungen enthalten Details zu allem – von Materialanforderungen und Sicherheitsvorkehrungen bis hin zu Lagerungsrichtlinien und Qualitätskontrollmaßnahmen.

Beziehen Sie Ihr Team immer ein, wenn Sie Arbeitsanweisungen schreiben; Ihr Team weiß am besten, was dokumentiert werden muss. Denken Sie außerdem daran, dass keine zwei Prozesse gleich sind. Stellen Sie sicher, dass Arbeitsanweisungen jeden Aspekt eines Prozesses abdecken, und verwenden Sie, wo sinnvoll, Beispiele. Das hilft nicht nur, korrekte Verfahren besser zu veranschaulichen, sondern macht Schulungen für Mitarbeitende auf allen Ebenen auch praxisnäher und ansprechender.

Sind Sie bereit für den Wechsel von papierbasierten Arbeitsanweisungen zu digitalen? Die Nutzung eines digitalen Formats bietet viele Vorteile. Von einfacherer Bearbeitung und Revision über Einsparungen bei Papierkosten bis hin zu mehr Mitarbeitersicherheit – kein Wunder, dass alle auf den digitalen Zug aufspringen. Erfahren Sie, wie Azumuta für höhere Produktivität und bessere Effizienz auf dem Shopfloor sorgt.

Erstellen Sie Ihre erste Arbeitsanweisung

Testen Sie Azumuta noch heute und sehen Sie, wie einfach es ist, Arbeitsanweisungen für Ihren Fertigungsprozess zu erstellen und zu teilen.

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