Top 10 Vorteile der Nutzung von Skills-Matrix-Software

Manche sagen, dass Mitarbeitende das wertvollste Gut eines Unternehmens sind. Diese Aussage ist durchaus zutreffend, denn Mitarbeitende sind diejenigen, die Ihr Unternehmen im Tagesgeschäft am Laufen halten. Ihre Fähigkeiten und ihre Erfahrung sind die Hauptfaktoren, die den Erfolg Ihres Unternehmens bestimmen.

Daher liegt es in Ihrem besten Interesse, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden stets gut geschult sind. Es gibt viele Möglichkeiten, die Fähigkeiten und den Schulungsverlauf Ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Eine der gebräuchlichsten Methoden ist die Skills Matrix – die in konventioneller oder softwarebasierter Form vorliegen kann.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen Skills Matrices vor, erläutern den Unterschied zwischen konventionellen und softwarebasierten Skills-Matrix-Tools und zeigen die 10 wichtigsten Vorteile des Einsatzes von Skills-Matrix-Software.

Was ist eine Skills Matrix?

Eine Skills Matrix ist die visuelle Darstellung der Fähigkeiten von Mitarbeitenden. Sie bewertet und bildet die Fähigkeiten und den Schulungsverlauf von Mitarbeitenden numerisch ab, häufig zusätzlich mit Farbcodierung. Manager verwenden eine Skills Matrix häufig, um die Leistung von Mitarbeitenden zu bewerten und festzustellen, welche Schulung für welche Mitarbeitenden erforderlich ist.

Früher waren alle Skills Matrices papierbasiert. Manchmal wurden sie an einem Skills-Matrix-Board an der Wand angebracht, sodass alle das ausgewählte Kompetenzniveau aller Personen in ausgewählten Kompetenzbereichen sehen konnten. Heute werden die meisten Skills Matrices digital erstellt und genutzt. Einige Manager bevorzugen die manuelle Erstellung mit Microsoft Excel-Tabellen, andere setzen lieber auf Skills-Matrix-Software.

Erfahren Sie mehr über den Skills Gap, Skills Matrices und Skills-Matrix-Software in unserem „Ultimate Guide to Skills Matrix and Training”.

Warum ist eine Skills Matrix wichtig?

Unabhängig von der Branche ist eine Skills Matrix der beste Freund jedes Managers. Sie ermöglicht es Managern, die vielfältigen Fähigkeiten jedes Mitarbeitenden objektiv zu messen. In der Regel liegt der Fokus auf technischen, arbeitsbezogenen Fähigkeiten. Darüber hinaus dokumentiert sie auch absolvierte Schulungen. Wie das Sprichwort sagt: „Messen heißt wissen.“

Mit diesen hilfreichen Informationen können Manager Schulungen für ihre Mitarbeitenden planen. Wenn bei mehreren Mitarbeitenden ein Skills Gap festgestellt wurde, können Manager teamweite Schulungen organisieren, um diesen zu schließen. Wird ein Skills Gap nur bei einem oder wenigen Mitarbeitenden erkannt, ist eine individuell zugeschnittene Schulung vorzuziehen.

Wie erstellt man eine Skills Matrix?

Eine Skills Matrix zu erstellen – ob mit konventionellen Tools oder spezieller Software – ist keine Raketenwissenschaft. Jeder computeraffine Mitarbeitende kann eine einfache Skills Matrix entwerfen. Erstellen Sie einfach eine Matrix mit Microsoft Excel oder einem ähnlichen Tool oder laden Sie eine Vorlage aus dem Internet herunter und passen Sie sie an (in der Regel Excel-basiert). Manche Vorlagen sind kostenlos, andere kostenpflichtig.

Tragen Sie die Namen Ihrer Mitarbeitenden auf einer Achse und die gemessenen Fähigkeiten auf der anderen ein. Anschließend geben Sie die Werte der gemessenen Fähigkeiten (in Zahlen, Buchstaben, Farbcodes oder einer Kombination daraus) in die Tabelle ein. Damit haben Sie erfolgreich eine einfache Skills Matrix erstellt.

Wenn Sie eine softwarebasierte Skills Matrix verwenden, geben Sie einfach die erforderlichen Inhalte ein, ohne Zeit und Aufwand in das Design investieren zu müssen.

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Was ist Skills-Matrix-Software?

Der Einsatz einer Skills Matrix ist für jeden Manager unverzichtbar. Darüber hinaus können Sie dieses leistungsstarke Tool mit Skills-Matrix-Software weiter verbessern. Skills-Matrix-Software ist ein digitales Tool, auf das über PC/Tablet/Mobiltelefon zugegriffen werden kann und mit dem Sie Skills Matrices erstellen, verwalten und mit anderen Teammitgliedern teilen können.

Skills-Matrix-Software bietet weit mehr als eine konventionelle Skills Matrix. Sie dient nicht nur dazu, Mitarbeiterschulungen zu verfolgen und Fähigkeiten zu bewerten, sondern kann auch weitere praktische Zwecke erfüllen.

Die wichtigsten Unterschiede zwischen konventionellen und softwarebasierten Skills Matrices betrachten wir im nächsten Abschnitt genauer.

Einsatz einer konventionellen Skills Matrix vs. Skills-Matrix-Software

Heute lassen sich Skills Matrices in konventionelle und softwarebasierte Kategorien einteilen. Der wesentliche Unterschied liegt darin, wie sie erstellt und genutzt werden.

Eine konventionelle Skills Matrix wird in der Regel mit einem Tabellenkalkulationstool wie Microsoft Excel oder Google Sheets erstellt. Manager müssen Spalten und Zeilen manuell anpassen, um eine geeignete Skills Matrix zu erstellen.

Alternativ können Skills-Matrix-Vorlagen auch aus Online-Quellen heruntergeladen werden, wobei sie dennoch angepasst werden müssen, um zu den Anforderungen einer Organisation zu passen. Nach der Erstellung können Manager Daten in ihrer konventionellen Skills Matrix manuell eingeben und löschen, genau wie in jeder anderen Tabelle.

Bei Skills-Matrix-Software sieht die Sache anders aus. Sowohl konventionelle als auch softwarebasierte Skills Matrices dienen in erster Linie als Tool zur Nachverfolgung von Fähigkeiten und Schulungen von Mitarbeitenden. Dennoch unterscheiden sie sich in vielen Aspekten.

Im Allgemeinen ist eine softwarebasierte Skills Matrix praktischer und funktionaler als ihr konventionelles Gegenstück. Skills-Matrix-Software wird in der Regel bereits mit einer vorgefertigten Vorlage geliefert. Sie müssen also nur noch die erforderlichen Daten eingeben und verwalten und sparen Zeit bei Gestaltung und Farbcodierung der Matrix.

Hauptfunktionen von Skills-Matrix-Software

Skills-Matrix-Software bietet zahlreiche Funktionen. Es gibt unzählige Anbieter von Skills-Matrix-Software auf dem Markt, und hier sind einige der Standardfunktionen.

Zugänglichkeit & Portabilität

Das sichtbarste Merkmal einer softwarebasierten Skills Matrix ist ihre Zugänglichkeit und Portabilität. Sie kann einfach von jedem internetfähigen Gerät aus aufgerufen werden, etwa von einem PC, Tablet oder Mobiltelefon. Dadurch können Sie sie jederzeit und überall nutzen. Sie können Ihre Skills Matrices auch dann erstellen oder bearbeiten, wenn Sie nicht im Büro sind – für maximale Flexibilität.

Testen Ihrer Mitarbeitenden

Neben der Nachverfolgung der Fähigkeiten und Schulungen Ihrer Mitarbeitenden ist es wichtig, auch ihr Wissen und ihre Fähigkeiten zu testen. Viele Skills-Matrix-Softwarelösungen verfügen über einen integrierten Bereich für Mitarbeitertests. Sie können Ihre Mitarbeitenden mit Quizzen testen – einschließlich Bildern, Videos und anderen unterstützenden Medien.

Automatisierte Echtzeit-Updates

Aufgrund ihrer digitalen Natur bieten softwarebasierte Skills Matrices ihren Nutzern Echtzeit-Updates. Diese können in Form von Audio-Benachrichtigungen (wie einem „Ping“-Ton oder einer Vibration) oder visuellen Benachrichtigungen (wie farbcodierten Lichtern oder einer Pop-up-Nachricht) auf dem jeweiligen PC/Tablet/Mobiltelefon erfolgen.

Diese Echtzeit-Updates können für verschiedene Zwecke genutzt werden, etwa um Mitarbeitende an bevorstehende Schulungen zu erinnern oder sie darüber zu informieren, ob sie bestimmte Fähigkeitstests bestanden oder nicht bestanden haben.

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Integrierte Matrix-Vorlage

Skills-Matrix-Software wird in der Regel mit einer integrierten Vorlage geliefert. Daher ist es nicht nötig, die Matrix von Grund auf neu zu gestalten. Geben Sie einfach Texte und Zahlen in die vorhandene Matrix ein, und sie ist einsatzbereit.

Zusammenarbeit & Kommunikation

Ein weiteres bemerkenswertes Merkmal von Skills-Matrix-Software ist ihre Fähigkeit, mit anderen Geräten integriert zu werden. Das bedeutet, dass auf eine softwarebasierte Skills Matrix von mehreren PCs, Tablets und Mobiltelefonen aus zugegriffen werden kann. Mit der richtigen Software kann sie sogar mit verschiedenen Industriemaschinen integriert werden, ähnlich wie digitale Arbeitsanweisungen, die mit einer Vielzahl von Geräten integriert werden können. Erfahren Sie hier, wie digitale Drehmomentschlüssel mit digitalen Arbeitsanweisungen integriert werden können. Mit dieser Funktion kann jeder in Ihrem Team seine Kompetenzstufen jederzeit und überall über das persönliche Mobiltelefon einsehen.

Individuelle Mitarbeitendenbewertung

Neben der gemeinsamen Nachverfolgung der Fähigkeiten Ihres gesamten Teams können Sie dank Skills-Matrix-Software auch jeden Ihrer Mitarbeitenden individuell bewerten. Jeder Mitarbeitende kann eine eigene Profilseite haben, einschließlich des dokumentierten Kompetenzniveaus und der absolvierten Schulungen. So können Sie für jeden Mitarbeitenden individuell zugeschnittene Schulungen anbieten.

Top 10 Vorteile des Einsatzes von Skills-Matrix-Software für Ihr Unternehmen

Die oben genannten Funktionen zeigen deutlich, dass Skills-Matrix-Software eine leistungsstarke Ergänzung für jedes Unternehmen ist. Im Vergleich zu konventionellen Skills Matrices sind softwarebasierte Lösungen deutlich nützlicher. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Nutzung von Skills-Matrix-Software für Ihr Unternehmen:

Vorteil 1: Ein optimiertes Erlebnis bei der Bewertung und Nachverfolgung von Mitarbeiterfähigkeiten

Der greifbarste Vorteil von Skills-Matrix-Software ist ihr Optimierungseffekt. Bei konventionellen Skills Matrices müssen Manager eine Tabellenkalkulation manuell erstellen, um die Matrix aufzubauen.

Auch herunterladbare Matrix-Vorlagen sind im Internet verfügbar. Allerdings erfordern sie dennoch zeitaufwendige Anpassungen, um zu den Anforderungen Ihres Unternehmens zu passen, da sie in der Regel sehr allgemein gehalten sind.

Laut einer Umfrage der Dartmouth Business School zur Nutzung von Tabellenkalkulationen verbringen 46 % der Befragten mindestens 3 Stunden pro Woche mit Tabellenkalkulationen, 10,8 % sogar 10 Stunden pro Woche oder mehr.

Mit Skills-Matrix-Software müssen Sie die Daten nur in die vorhandenen Felder eingeben. Es ist nicht nötig, Zeit mit einfachen Aufgaben wie dem manuellen Gestalten und Farbcodieren einer Tabelle zu verschwenden, um eine Skills Matrix zu erstellen. Lassen Sie die Software arbeiten und gewinnen Sie wertvolle Zeit für produktivere Tätigkeiten.

Vorteil 2: Verbesserte Leistungsnachverfolgung und fairere Vergütungen

Mit einer softwarebasierten Skills Matrix können Sie die Leistung und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden einfach und objektiv nachverfolgen. Diese Daten sind hilfreich, wenn Sie Vergütungsmodelle festlegen.

Leistungsträger sollten entsprechend belohnt werden, da dies Ihrem Unternehmen langfristig zugutekommt. Mitarbeitende, die sich wertgeschätzt fühlen, geben mit größerer Wahrscheinlichkeit ihr Bestes bei der Arbeit und verlassen Ihr Unternehmen seltener – was Ihre Fluktuationsrate senkt.

Eine Studie des Pew Research Center ergab, dass 63 % der Befragten, die 2021 ihren Job kündigten, „zu niedrige Bezahlung“ als einen wesentlichen oder geringfügigen Grund für ihre Kündigung nannten. Kündigende Mitarbeitende bedeuten, dass zusätzliche Mittel, Zeit und Energie für die Rekrutierung und das Onboarding neuer Mitarbeitender aufgewendet werden müssen.

Alternativ können die Daten aus Ihrer Skills-Matrix-Software auch als Argumentationsgrundlage bei Vergütungsverhandlungen mit leistungsschwächeren Mitarbeitenden dienen. Kurz gesagt: Der Einsatz von Skills-Matrix-Software hilft dabei sicherzustellen, dass jeder Mitarbeitende eine Vergütung erhält, die seiner Leistung und seinen Fähigkeiten entspricht.

Bei einer konventionellen Skills Matrix müssen Sie all diese Aufgaben hingegen manuell erledigen. Manchmal sind dafür sogar mehrere Tabellen erforderlich. Skills-Matrix-Software bietet dagegen eine zentrale Lösung für diese Aufgabe.

Vorteil 3: Höhere Arbeitszufriedenheit

Neben der Vergütung sind Weiterbildungsmöglichkeiten ein weiterer wichtiger Aspekt, den Menschen von ihren Arbeitgebern erwarten. Natürlich erwarten Mitarbeitende persönliche Weiterentwicklung durch vom Unternehmen organisierte Schulungen.

Eine Forschung der Cleveland State University hat einen Zusammenhang zwischen vom Unternehmen bereitgestellten Schulungen und Arbeitszufriedenheit gezeigt. Darüber hinaus ergab dieselbe Forschung, dass ausreichend organisierte Schulungen dazu beitragen, die Fluktuationsrate eines Unternehmens zu senken.

Und natürlich wird ein gut geschulter Mitarbeitender immer besser arbeiten als unzureichend geschulte Personen. Um zu wissen, welche Mitarbeitenden welche Form von Schulung benötigen, ist die Nachverfolgung mit Skills-Matrix-Software der einfachste Weg.

Vorteil 4: Effiziente Mitarbeiterschulungsprogramme

Mit einer Skills-Matrix-Software können Sie Muster bei Skills Gaps in Ihrem Team leichter analysieren. Wenn eine Fähigkeit im gesamten oder überwiegenden Teil Ihres Teams fehlt, können Sie ein gruppenweites Schulungsprogramm organisieren. So müssen Sie eine Schulung nur einmal für das gesamte Team planen und organisieren, statt dies mehrfach zu tun.

Ebenso können Sie, wenn ein Skills Gap nur bei einer kleinen Anzahl von Mitarbeitenden festgestellt wird, eine speziell auf sie zugeschnittene Schulung erstellen. So können Mitarbeitende, die keine Schulung benötigen, ihre Arbeit fortsetzen, anstatt an unnötigen Schulungen teilzunehmen.

Erfahren Sie mehr über die Bedeutung der Identifizierung von Skills Gaps und den Einsatz von Skills Matrices zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden in unserem „Ultimate Guide to Skills Matrix and Training”.

Vorteil 5: Langfristige Planung von Mitarbeiterschulungen

Mit Skills-Matrix-Software können Sie die Schulungen Ihrer Mitarbeitenden für die kommenden Wochen, Monate oder sogar Jahre planen. Darüber hinaus werden Ihre Mitarbeitenden vollständig über ihren zukünftigen Schulungsplan informiert.

Einige Skills-Matrix-Softwarelösungen können mit gängigen Planungstools wie Google Calendar oder Outlook Calendar verknüpft werden. Wenn eine Schulung bevorsteht, wird automatisch eine Benachrichtigung an die Geräte Ihrer Mitarbeitenden gesendet. So werden sie an die bevorstehende Schulung erinnert und können sich entsprechend vorbereiten.

Eine konventionelle Skills Matrix verfügt nicht über diese praktische Funktion. Bei einer konventionellen Skills Matrix müssen Manager Schulungseinladungen und Erinnerungen weiterhin manuell an die Kalender ihrer Mitarbeitenden senden.

Vorteil 6: Sorgt für Transparenz in Ihrer Organisation

Eine softwarebasierte Skills Matrix bietet Ihrem Team eine unvergleichliche Transparenz. Damit können Sie die Mitarbeiter-Skills-&-Trainings-Matrix so einstellen, dass sie für alle in Ihrem Team zugänglich ist. Dadurch kennt jede Person die Skills- und Schulungsstände aller anderen aus einer zentralen Datenbank.

Das schafft ein Gefühl von Transparenz unter Ihren Teammitgliedern, da die Skills- und Schulungsstände objektiv gemessen und offen dargestellt werden. Diese Funktion hilft, persönliche Bevorzugung und Nepotismus in jeder Organisation zu reduzieren. Mit dieser Offenheit können Sie zudem Ihre weniger qualifizierten und weniger geschulten Mitarbeitenden dazu ermutigen, mehr von ihren erfahreneren und kompetenteren Kolleginnen und Kollegen zu lernen.

Mit einer konventionellen Skills Matrix ist alles langsamer und weniger zentralisiert. Manchmal hat jede Abteilung ihre eigene Skills-Matrix-Tabelle für ihre Abteilungsmitglieder. Alle Aktivitäten zum Datenaustausch müssen manuell erfolgen. Das macht die abteilungsübergreifende Koordination aufwendiger.

Vorteil 7: Automatische Erstellung persönlicher Kompetenzberichte

Mehrere Skills-Matrix-Softwarelösungen ermöglichen die automatische Erstellung eines individuellen Fähigkeits- und Schulungsberichts für Mitarbeitende. Dieser Bericht enthält historische Daten wie frühere Schulungsnachweise, Kompetenzstufen in ausgewählten Bereichen, geplante zukünftige Schulungen und weitere hilfreiche Informationen.

Manche würden sagen, dass dieser Vorteil eher Kompetenzmatrizen als Skills Matrices betrifft. Beide Tools haben ähnliche Bezeichnungen, und beide Begriffe werden häufig synonym verwendet, obwohl sie sich auf zwei unterschiedliche Tools beziehen.

Wenn Sie mehr über Kompetenzmatrizen erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel.

Im Gegensatz dazu gibt es bei konventionellen Skills Matrices keine vergleichbare Funktion. Sie können Daten nur manuell aus der Tabellenmatrix in eine separate Datei für den persönlichen Kompetenzbericht übertragen. Das ist eine zeitintensive Aufgabe – insbesondere, wenn Sie für Hunderte oder sogar Tausende von Mitarbeitenden verantwortlich sind.

Vorteil 8: Hilft bei der Planung Ihres Dienstplans

Egal wie qualifiziert Mitarbeitende auch sein mögen, sie sind immer noch Menschen, die gelegentlich Ruhe und Erholung brauchen. Irgendwann nehmen sie Urlaub oder melden sich krank. Um diese personellen Engpässe abzufedern, können Sie sich auf softwarebasierte Skills Matrices verlassen.

Damit können Sie die Verteilung der Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder leicht einsehen. Sie können Ausfallzeiten Ihrer Mitarbeitenden so planen, dass jederzeit eine festgelegte Mindestanzahl hochqualifizierter und geschulter Mitarbeitender im Dienstplan vorhanden ist. So läuft Ihr Betrieb auch dann reibungslos weiter, wenn einige Teammitglieder abwesend sind.

Vorteil 9: Unterstützt Ihre Recruiting-Strategie

Softwarebasierte Skills Matrices sind nicht nur für das Management interner Talente nützlich, sondern auch hilfreich bei der Rekrutierung externer Talente. Sie dienen als Grundlage für die Analyse, welche Fähigkeiten in Ihrem bestehenden Talentpool verbessert werden müssen. Mit dieser Unterstützung können Sie datenbasierte Einstellungsentscheidungen treffen und neues Personal einstellen, das optimal zu den Talentanforderungen Ihrer Organisation passt.

Vorteil 10: 100 % papierlos

Nicht zuletzt bedeutet der Einsatz von Skills-Matrix-Software, 100 % papierlos zu arbeiten. Früher wurden tabellenbasierte Skills Matrices oft ausgedruckt und an gut sichtbaren Orten aufgehängt. Mit Skills-Matrix-Software kann jedoch jede Person in Ihrem Team über PC/Tablet/Smartphone darauf zugreifen – ganz ohne Papier.

Papierlos zu arbeiten bedeutet, dass Ihre Organisation Papier- und Druckkosten reduziert. Auf den ersten Blick mag das gering erscheinen. Eine Umfrage in den USA hat jedoch gezeigt, dass ein Mitarbeitender im Durchschnitt 8,874 Seiten pro Jahr druckt, was Unternehmen rund USD 725/Jahr kostet. Weniger Papierverbrauch ist zudem ein guter Schritt, um die Umweltauswirkungen Ihres Unternehmens zu begrenzen.

Das Fazit

Es ist klar, dass softwarebasierte Skills Matrices deutlich mehr bieten als ihre konventionellen Gegenstücke. Ihre Organisation verdient erstklassige Skills-Matrix-Software, und Azumuta’s Skill Matrix & Training module ist dafür die ideale Lösung.

Es bietet eine visuell intuitive Skills Matrix, erstellt individuelle Skills- und Schulungsberichte für Mitarbeitende, plant kurz- und langfristige Schulungen und viele weitere Funktionen zur Optimierung von Arbeitsabläufen.

Darüber hinaus ist es die einzige Software auf dem Markt, die mit anderen produktionssteigernden Modulen integriert werden kann, wie etwa Digital Work Instructions. Mit all diesen Kombinationen ist Azumuta eine All-in-one-Software, die die Nachverfolgung des Kompetenz- und Schulungsfortschritts Ihrer Mitarbeitenden zu einer schnellen und mühelosen Aufgabe macht.

Sehen Sie, wie Azumuta’s Digital Work Instructions module unserem Kunden geholfen hat, eine 98% termingerechte Lieferquote zu erreichen und seine Produktionsaufträge um 1-2 Tage zu beschleunigen – in dieser Erfolgsgeschichte. Sehen Sie sich außerdem zahlreiche weitere Beispiele an, wie Azumuta die Produktionseffizienz von Kunden erheblich verbessert hat hier.

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