SharePoint PDF

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¿Qué es SharePoint PDF en Azumuta?

Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración ampliamente utilizada que permite a las organizaciones gestionar y compartir documentos. Permite que los miembros de su equipo suban, editen y accedan a documentos en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

Como software versátil, Azumuta ofrece una amplia gama de posibilidades de integración, incluida la integración con SharePoint.

Esta integración permite varias funcionalidades, entre ellas la posibilidad de mostrar un archivo PDF desde su plataforma de SharePoint dentro de un paso de instrucción.

Esta función es muy útil porque cualquier cambio realizado en el archivo PDF en SharePoint se aplicará automáticamente al PDF en Azumuta. De este modo, no necesita actualizar manualmente el PDF en Azumuta cada vez que el PDF original en SharePoint se modifique.

Esta ventaja le ahorrará mucho tiempo, especialmente si dispone de un gran número de archivos PDF en SharePoint y desea mostrarlos en sus pasos de instrucción.

Nota: Actualmente, un paso de instrucción solo puede procesar archivos PDF. Sin embargo, estamos ampliando esta función para que en el futuro también pueda mostrar otros tipos de archivos desde SharePoint.

Añadir un PDF de SharePoint a un paso de instrucción

Después de haber terminado la configuración de la integración de SharePoint en su espacio de trabajo, puede empezar a añadir páginas PDF de SharePoint a sus pasos de instrucción. Así es como se añade uno:

  1. Vaya al paso de instrucción en el que desea añadir un PDF de SharePoint y ábralo.
  2. Haga clic en la pestaña Visuals.
  3. Haga clic en Add page.
  4. Seleccione SharePoint PDF.
  5. Haga clic en Select file.
  6. Haga clic en el archivo que desea añadir al paso de instrucción.
  7. Haga clic en Select.

Ver un PDF de SharePoint como operador

Un archivo PDF de SharePoint está pensado para ser visualizado por un operador. Así puede verlo un operador:

  1. Vaya al paso de instrucción que contiene un PDF de SharePoint.
  2. Espere hasta que el PDF de SharePoint haya terminado de cargarse.
  3. Haga clic en el PDF de SharePoint.
  4. A continuación se abrirá un visor de PDF. Puede navegar entre las páginas desplazándose hacia arriba/abajo. Además, también puede ajustar el nivel de zoom del visor de PDF.

Editar un PDF de SharePoint en un paso de instrucción

  1. Vaya a un paso de instrucción con un PDF de SharePoint y ábralo.
  2. Haga clic en la pestaña Visuals.
  3. Haga clic en el PDF de SharePoint que desea editar.
  4. Realice las ediciones deseadas. Bajo el vídeo de abajo proporcionamos una instrucción visual que muestra todas las ediciones que puede realizar a un PDF de SharePoint en un paso de instrucción.

Estas son las posibilidades de edición que puede realizar en un PDF de SharePoint en un paso de instrucción:

Captura de pantalla de una interfaz de SharePoint que muestra cómo añadir y editar un archivo PDF en un paso de instrucción. La imagen destaca opciones clave como añadir una descripción, seleccionar un archivo, ajustar la configuración de zoom del PDF y elegir una página específica. El PDF mostrado se titula 'First Aid: The Handbook' y está abierto en un visor de documentos.

  1. Aquí puede añadir una descripción del archivo PDF. Esta descripción aparecerá en la vista del operador.
  2. Haga clic para cambiar el archivo PDF que se muestra en este paso de instrucción.
  3. Seleccione el nivel de zoom del archivo PDF. Esta configuración también se aplicará a la vista del operador.
  4. Seleccione la página de apertura por defecto del archivo PDF. Esta configuración también se aplicará a la vista del operador.
  5. Esta es una vista previa de cómo se mostrará el archivo PDF en la vista del operador.

Eliminar un PDF de SharePoint de un paso de instrucción

  1. Vaya a un paso de instrucción con un PDF de SharePoint y ábralo.
  2. Haga clic en la pestaña Visuals.
  3. Haga clic con el botón derecho en el PDF de SharePoint que desea eliminar.
  4. Haga clic en Delete page.
  5. Haga clic en Remove.

Configurar la integración de SharePoint en su espacio de trabajo

Antes de poder añadir un archivo PDF de SharePoint a un paso de instrucción, deberá configurar primero la integración de SharePoint en su espacio de trabajo. Deberá realizar esta configuración una vez por cada sitio de SharePoint que tenga.

Si encuentra algún problema durante el proceso de configuración o si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.

El proceso de configuración consta de 3 fases. Explicamos cada fase a continuación:

Fase 1: Crear una “App” en su SharePoint

La primera fase es crear una app en su SharePoint. Así se hace:

  1. Vaya al siguiente enlace y registre una nueva app allí: https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Reemplace {tenant} por el nombre del tenant de Microsoft de su organización y reemplace {site} por el nombre del sitio de SharePoint de su organización. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  2. Genere el Client Id y el Client Secret
  3. Copie el Client Id y el Client Secret y péguelos en un lugar seguro. Necesitará ambas credenciales nuevamente en las fases siguientes.
  4. También le recomendamos que rellene los siguientes campos, en el formato mostrado a continuación:
  • Title: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Reemplace {domain} por el nombre de dominio de su espacio de trabajo. Si su espacio de trabajo tiene un dominio personalizado, reemplace {domain} por ese dominio. Sin embargo, si su espacio de trabajo no tiene un dominio personalizado, reemplace {domain} por app. Si tiene alguna duda, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  • Para más detalles, consulte la captura de pantalla a continuación:

Captura de pantalla de un formulario de registro de aplicación que muestra Client ID, Client Secret y detalles de la aplicación para Azumuta SharePoint Plugin. La sección resaltada incluye campos para Title, App Domain (app.azumuta.com) y Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Fase 2: Conceder permisos a la nueva “App”

En la segunda fase, deberá conceder permisos a la app que creó en la fase 1. Estos son los pasos necesarios:

  1. Vaya a https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Reemplace {tenant} por el nombre del tenant de Microsoft de su organización y reemplace {site} por el nombre del sitio de SharePoint de su organización. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.
  2. Rellene el Client Id
  3. Haga clic en Lookup.
  4. En el campo Permission Request XML, rellene el siguiente código:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Para más detalles, consulte la captura de pantalla a continuación:

Captura de pantalla de un formulario de registro de aplicación para Azumuta SharePoint Plugin, mostrando campos para App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com) y Redirect URL (https://app.azumuta.com). La sección resaltada contiene el código XML de Permission Request, que especifica permisos de aplicación para el acceso a la colección de sitios de SharePoint con derechos de lectura.

Fase 3: Contactar con Azumuta

Después de completar las dos fases anteriores, deberá ponerse en contacto con nosotros a través de nuestro correo support@azumuta.com.

En ese correo, mencione su Client Id y Client Secret (que obtuvo en la fase 1).

A continuación, habilitaremos el tipo de visual page de SharePoint PDF en su espacio de trabajo. Le informaremos una vez que esté hecho.

Nota: Your Client Id y Client Secret son dos credenciales de alta sensibilidad. Manténgalas seguras y evite compartirlas con personas no autorizadas.

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