Período de validez de la formación (vencimiento)

¿Qué es un periodo de validez de la formación?

Algunas competencias no deberían considerarse válidas para siempre. Para mantener su matriz de competencias alineada con los estándares de certificación y las normas internas de cumplimiento, puede adjuntar un periodo de validez opcional a una formación. Cuando la competencia de un operario alcanza el final de ese periodo, Azumuta la marca automáticamente en la matriz de competencias para que gerentes y operarios sepan que corresponde un reentrenamiento.

También puede configurar una ventana de aviso que resalte la competencia antes de que expire, dándole tiempo para planificar la siguiente sesión de formación.

Añadir un periodo de validez a una formación

El periodo de validez se configura en los ajustes de la formación bajo Skill Matrix & Trainings, el mismo lugar donde controla el fast-forward behavior y otras opciones de la matriz.

1. Abra la instrucción de trabajo utilizada para la formación.
2. Vaya a la sección Skill Matrix & Trainings de sus ajustes.
3. Marque la casilla Training expires after a certain period of time.
4. Rellene el campo Validity period: una duración (p. ej. 2 meses, 12 meses, 1 año) que define cuánto tiempo permanece válida una competencia desde que se concede.
5. Rellene Warning before expiration: una duración que controla con cuánto antelación la matriz debe avisarle de que la competencia se está acercando a su caducidad.
6. Opcionalmente, marque Ask to choose a custom validity period when manually setting the level of an user si desea que a los administradores se les solicite anular la duración predeterminada por usuario cuando validan o puntúan una competencia.
7. Haga clic en Save.

Qué ocurre cuando una competencia caduca

Cuando a un operario se le concede esta competencia, Azumuta calcula la ventana de validez desde el momento en que se establece el nivel y almacena tanto la fecha de inicio como la de fin en la entrada de la matriz. A partir de ahí:

• Mientras la competencia sea válida y esté fuera de la ventana de aviso, aparece con normalidad en la matriz de competencias.
• Cuando entra en la warning window (p. ej. los dos últimos meses antes de la caducidad), Azumuta la marca con un punto naranja y el tooltip muestra Expires soon junto con las fechas de inicio y fin de validez.
• Una vez finalizado el periodo de validez, la competencia se considera expired — marcada con un punto rojo — lo que indica que el operario necesita ser reentrenado y revalidado.

Visibilidad en la Matriz de Competencias

Al situar el cursor sobre una celda de competencia en la matriz, se muestran los detalles de validez: el nivel alcanzado, el periodo durante el cual es válida («Válido desde … hasta …») y una indicación de estado («Expira pronto» o «Caducada»). Esto facilita a los responsables identificar qué operarios necesitan un repaso y planificar la siguiente formación en consecuencia.

Notas importantes

• El periodo de validez se configura por formación/instrucción de trabajo, no como un ajuste global para toda la cuenta.
• Si habilita la anulación por usuario, el periodo de validez establecido al validar el nivel de un operario solo se aplica a la entrada de ese usuario; los demás operarios siguen usando el periodo de validez predeterminado definido en la instrucción de trabajo.
• Cada nueva validación (reentrenamiento) inicia una nueva ventana de validez para el operario, por lo que no es necesario borrar manualmente la entrada anterior.