Gültigkeitsdauer der Schulung (Ablauf)

Was ist eine Gültigkeitsdauer für eine Schulung?

Bestimmte Kompetenzen sollten nicht unbegrenzt gültig sein. Um Ihre Skill‑Matrix mit Zertifizierungsstandards und internen Compliance‑Regeln in Einklang zu halten, können Sie einer Schulung eine optionale Gültigkeitsdauer zuweisen. Sobald die Kompetenz eines Bedieners das Ende dieser Periode erreicht, kennzeichnet Azumuta sie automatisch in der Skill‑Matrix, damit Manager und Bediener wissen, dass eine Auffrischung fällig ist.

Sie können außerdem ein Warnfenster konfigurieren, das die Kompetenz vor Ablauf hervorhebt, sodass Sie Zeit haben, die nächste Schulung zu planen.

Gültigkeitsdauer zu einer Schulung hinzufügen

Die Gültigkeitsdauer wird in den Skill‑Matrix & Trainings‑Einstellungen der Schulung konfiguriert, an derselben Stelle, an der Sie das Fast‑Forward‑Verhalten und andere Matrix‑Optionen steuern.

1. Öffnen Sie die für die Schulung verwendete Arbeitsanweisung.
2. Gehen Sie in den Einstellungen zum Abschnitt Skill‑Matrix & Trainings.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Training expires after a certain period of time.
4. Füllen Sie die Gültigkeitsdauer aus — eine Dauer (z. B. 2 Monate, 12 Monate, 1 Jahr), die definiert, wie lange eine Kompetenz nach ihrer Vergabe gültig bleibt.
5. Füllen Sie die Warning before expiration aus — eine Dauer, die steuert, wie weit im Voraus die Matrix Sie warnen soll, dass die Kompetenz dem Ablauf entgegengeht.
6. Optional: Aktivieren Sie Ask to choose a custom validity period when manually setting the level of an user, wenn Sie möchten, dass Administratoren beim Validieren oder Bewerten einer Kompetenz aufgefordert werden, die Standarddauer für einen einzelnen Benutzer zu überschreiben.
7. Klicken Sie auf Save.

Was passiert, wenn eine Kompetenz abläuft

Wenn einem Bediener diese Kompetenz zugewiesen wird, berechnet Azumuta das Gültigkeitsfenster ab dem Zeitpunkt, an dem die Stufe gesetzt wird, und speichert sowohl Start‑ als auch Enddatum im Matrix‑Eintrag. Danach:

• Solange die Kompetenz gültig ist und außerhalb des Warnfensters liegt, wird sie wie gewohnt in der Skill‑Matrix angezeigt.
• Sobald sie in das Warnfenster eintritt (z. B. die letzten zwei Monate vor dem Ablauf), markiert Azumuta sie mit einem orangefarbenen Punkt und der Tooltip zeigt Läuft bald ab zusammen mit den Angaben „Gültig von … bis …“ an.
• Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer wird die Kompetenz als abgelaufen behandelt — markiert mit einem roten Punkt — und zeigt an, dass der Bediener neu geschult und erneut validiert werden muss.

Sichtbarkeit in der Skill‑Matrix

Wenn Sie mit der Maus über eine Kompetenzzelle in der Matrix fahren, werden die Gültigkeitsdetails angezeigt: die erreichte Stufe, der Zeitraum, in dem sie gültig ist („Gültig von … bis …“), und ein Statushinweis („Läuft bald ab“ oder „Abgelaufen“). So können Manager schnell erkennen, welche Bediener eine Auffrischung benötigen und die nächste Schulung entsprechend planen.

Wichtige Hinweise

• Die Gültigkeitsdauer wird pro Schulung/Arbeitsanweisung konfiguriert, nicht als globale kontoweite Einstellung.
• Wenn Sie die pro‑Benutzer‑Überschreibung aktivieren, gilt die beim Validieren der Stufe eines Bedieners festgelegte Gültigkeitsdauer nur für den Eintrag dieses Benutzers; andere Bediener verwenden weiterhin die auf der Arbeitsanweisung definierte Standardgültigkeitsdauer.
• Jede neue Validierung (Auffrischung) startet ein neues Gültigkeitsfenster für den Bediener, sodass Sie den vorherigen Eintrag nicht manuell löschen müssen.