Gültigkeitsdauer der Schulung (Ablauf)

Was ist eine Gültigkeitsdauer für Schulungen?

Bestimmte Kompetenzen sollten nicht unbegrenzt als gültig angesehen werden. Um Ihre Kompetenzmatrix mit Zertifizierungsstandards und internen Compliance‑Vorgaben in Einklang zu halten, können Sie einer Schulung eine optionale Gültigkeitsdauer zuweisen. Erreicht die Kompetenz eines Werkers das Ende dieses Zeitraums, markiert Azumuta sie automatisch in der Kompetenzmatrix, damit Führungskräfte und Werker wissen, dass eine Nachschulung fällig ist.

Sie können außerdem ein Warnfenster konfigurieren, das die Kompetenz vor Ablauf hervorhebt, sodass Sie Zeit haben, die nächste Schulung zu planen.

Gültigkeitsdauer zu einer Schulung hinzufügen

Die Gültigkeitsdauer wird in den Einstellungen der Schulung unter Kompetenzmatrix & Schulungen konfiguriert – am selben Ort, an dem Sie das Fast-Forward-Verhalten und andere Matrix‑Optionen steuern.

1. Öffnen Sie die für die Schulung verwendete Arbeitsanweisung.
2. Rufen Sie den Abschnitt Kompetenzmatrix & Schulungen in den Einstellungen auf.
3. Setzen Sie das Häkchen bei Schulung läuft nach einem bestimmten Zeitraum ab.
4. Geben Sie die Gültigkeitsdauer ein — eine Zeitspanne (z. B. 2 Monate, 12 Monate, 1 Jahr), die definiert, wie lange eine Kompetenz nach deren Vergabe gültig bleibt.
5. Geben Sie die Warnzeit vor Ablauf an — eine Zeitspanne, die steuert, wie weit im Voraus die Matrix warnen soll, dass die Kompetenz dem Ablauf nahe ist.
6. Optional: Aktivieren Sie Beim manuellen Festlegen des Niveaus eines Benutzers nach einer benutzerdefinierten Gültigkeitsdauer fragen, wenn Administratoren beim Validieren oder Bewerten einer Kompetenz die Standarddauer pro Benutzer überschreiben können sollen.
7. Klicken Sie auf Speichern.

Was passiert, wenn eine Kompetenz abläuft

Wenn einem Werker diese Kompetenz zugewiesen wird, berechnet Azumuta das Gültigkeitsfenster ab dem Zeitpunkt, zu dem das Niveau gesetzt wurde, und speichert sowohl Anfangs- als auch Enddatum im Matrixeintrag. Daraus folgt:

• Solange die Kompetenz gültig und außerhalb des Warnfensters ist, erscheint sie wie gewohnt in der Kompetenzmatrix.
• Wenn sie in das Warnfenster eintritt (z. B. die letzten zwei Monate vor dem Ablauf), markiert Azumuta sie mit einem orangen Punkt und der Tooltip zeigt Läuft bald ab zusammen mit den Gültig‑von‑ und Gültig‑bis‑Daten.
• Sobald die Gültigkeitsdauer endet, wird die Kompetenz als abgelaufen behandelt — markiert mit einem roten Punkt — was anzeigt, dass der Werker nachgeschult und erneut validiert werden muss.

Sichtbarkeit in der Kompetenzmatrix

Wenn Sie mit der Maus über eine Kompetenzzelle in der Matrix fahren, werden die Gültigkeitsdetails angezeigt: das erreichte Niveau, der Zeitraum, in dem es gültig ist („Gültig von … bis …“), und ein Statushinweis („Läuft bald ab“ oder „Abgelaufen“). So können Führungskräfte leicht erkennen, welche Werker eine Auffrischung benötigen, und die nächste Schulung entsprechend planen.

Wichtige Hinweise

• Die Gültigkeitsdauer wird pro Schulung/Arbeitsanweisung konfiguriert, nicht als globale kontoweite Einstellung.
• Wenn Sie die pro‑Benutzer‑Überschreibung aktivieren, gilt die beim Validieren des Niveaus eines Werkers gesetzte Gültigkeitsdauer nur für diesen Eintrag; andere Werker verwenden weiterhin die standardmäßig in der Arbeitsanweisung definierte Gültigkeitsdauer.
• Jede neue Validierung (Nachschulung) startet ein neues Gültigkeitsfenster für den Werker, sodass Sie den vorherigen Eintrag nicht manuell löschen müssen.