Multi Person Approval: So bearbeiten Sie einen Genehmigungsablauf

Siehe einen Genehmigungs-Flow erstellen für Hintergrund. Dieser Artikel erklärt, wie Sie diesen bearbeiten oder löschen.

Hinweis: Derzeit gibt es 2 Vorlagen für Genehmigungs-Boards und Genehmigungs-Flows: single-wave approval und dual-wave approval. Beide Vorlagen teilen die gleichen Bearbeitungseinstellungen. Die Beispiele in diesem Artikel verwenden die dual-wave approval-Vorlage. Siehe beide approval flow-Vorlagen für weitere Details.

Um eine Aktion für einen Genehmigungs-Flow aufzurufen: Gehen Sie im Seitenpanel zu Continuous Improvement → Settings, und klicken Sie dann auf das ⋮-Symbol neben dem Flow.

Get to the approval flow editor

Im ⋮-Menü klicken Sie auf Edit flow.

Der Editor hat fünf Registerkarten: Allgemein, Flow-Vorlage, Erweitert, Docx-Berichte und Parameter. Jede wird weiter unten erläutert.

Die Registerkarte Allgemein

Die Registerkarte Allgemein öffnet sich zuerst. Folgendes können Sie hier bearbeiten:

1. Klicken Sie, um die Registerkarte Allgemein zu öffnen.
2. Sie können hier den Namen des Genehmigungs-Flows bearbeiten.
3. Wählen Sie, ob der Benutzer, der eine Genehmigungsanfrage einreicht, automatisch für diese Genehmigungsanfrage abonniert werden soll. Wenn diese Person abonniert ist, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status der Genehmigungsanfrage ändert oder sie die Spalte wechselt.
4. Geben Sie die maximale Anzahl an Tagen ein, die zur Genehmigung einer in diesem Genehmigungs-Flow gelisteten Genehmigungsanfrage gewährt werden (falls erforderlich).
5. Fügen Sie eine Problemvorlage ein (falls erforderlich). Eine Problemvorlage ist ein Text, der im Freigabemenü einer Arbeitsanweisung erscheint (siehe Abbildung unten). Eine Problemvorlage wird in der Regel verwendet, um Benutzern, die Arbeitsanweisungen erstellen oder aktualisieren, eine bestimmte Mitteilung anzuzeigen.
6. Fügen Sie eine Checkliste ein (falls erforderlich). Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert auf dieselbe Weise wie eine Checkliste in einem Ticket. Siehe wie Sie einem Ticket eine Checkliste hinzufügen für weitere Details.
7. Klicken Sie auf Speichern, oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Die Registerkarte Flow-Vorlage

Hierher leitet sich das Wort „Flow“ in „Genehmigungs-Flow“ ab. Ein Genehmigungs-Flow besteht aus mehreren Spalten. Eine Spalte stellt einen Handlungsschritt dar, der durchgeführt werden muss, um eine Arbeitsanweisung zu genehmigen.

Die vorhandenen Spalten variieren je nach der von Ihnen verwendeten Genehmigungs-Flow-Vorlage. Beispielsweise gibt es bei der dual-wave approval-Vorlage vier Spalten, und zwar:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Siehe wie Sie den Namen einer Spalte bearbeiten auf dem approval board.

Sie können jeder Spalte mehrere Elemente hinzufügen. Wir erklären im Folgenden, wie Sie ein Element hinzufügen und wie Sie es bearbeiten.

Ein Element zu einer Spalte hinzufügen

So fügen Sie einer Spalte ein Element hinzu:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Add Item.
2. Wählen Sie das Element aus.
3. Geben Sie die Details ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Hier sind die verfügbaren Elementtypen für jede Spalte:

1. Klicken, um eine Aufgabe hinzuzufügen. Sie können die Aufgabenbeschreibung direkt eingeben. Wählen Sie diesen Elementtyp, wenn das Element keine Unterschrift oder Checkliste benötigt.
2. Klicken, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. Eine Unterschrift bescheinigt, dass ein Operator alle erforderlichen Punkte in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, in die nächste Spalte zu wechseln — üblicherweise angefordert von einem Vorgesetzten oder Manager.
3. Klicken, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
4. Klicken, um eine Checkliste hinzuzufügen (eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket).

Ein Element in einer Spalte bearbeiten

So bearbeiten Sie ein Element:

1. Klicken Sie auf das ⋮-Symbol neben dem Element.
2. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Die Optionen unterscheiden sich je nach Elementtyp, wie unten gezeigt.

Eine Aufgabe bearbeiten

1. Bearbeiten Sie hier die Aufgabenbeschreibung.
2. Klicken, um die Aufgabe sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken, um die Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen.
4. Klicken, um die Aufgabe einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen.
5. Klicken, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (nur möglich, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen wurde).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die diese Aufgabe abschließt, für die verknüpfte Genehmigungsanfrage abonniert werden soll. Wenn jemand für eine Genehmigungsanfrage abonniert ist, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status der Genehmigungsanfrage ändert.
8. Klicken, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Aufgabe automatisch erstellt, wenn die Genehmigungsanfrage eine Aktualisierung von Anweisungsschritten betrifft, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
9. Klicken, um die Aufgabe zu entfernen.
10. Klicken Sie auf Speichern, oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Eine Unterschriftsanforderung für eine Person/eine Benutzergruppe bearbeiten

1. Wenn Sie diese Option wählen, sind Sie die einzige Person, die berechtigt ist, diese Unterschriftsanforderung zu unterschreiben.
2. Wählen Sie die Person aus, die berechtigt ist, diese Unterschriftsanforderung zu unterschreiben.
3. Wählen Sie die Benutzergruppe aus, die berechtigt ist, diese Unterschriftsanforderung zu unterschreiben.
4. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
5. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die unterschreibt, für die verknüpfte Genehmigungsanfrage abonniert werden soll. Wenn jemand für eine Genehmigungsanfrage abonniert ist, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status der Genehmigungsanfrage ändert.
6. Klicken, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Unterschriftsanforderung automatisch erstellt, wenn die Genehmigungsanfrage eine Aktualisierung von Anweisungsschritten betrifft, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
7. Klicken, um die Unterschriftsanforderung zu entfernen.
8. Klicken Sie auf Speichern, oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Eine Checkliste bearbeiten

1. Klicken, um die Arbeitsanweisung der Checkliste anzuzeigen. Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket. Siehe wie Sie einem Ticket eine Checkliste hinzufügen für weitere Details.
2. Klicken, um die Checkliste sich selbst zuzuweisen.
3. Klicken, um eine bestimmte Person zuzuweisen, die die Checkliste ausfüllen soll.
4. Klicken, um eine Benutzergruppe zuzuweisen, die die Checkliste ausfüllen soll.
5. Klicken, um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (nur möglich, wenn bereits eine Person/Benutzergruppe zugewiesen wurde).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie, ob die Person/Benutzergruppe, die die Checkliste ausfüllt, für die verknüpfte Genehmigungsanfrage abonniert werden soll. Wenn jemand abonniert ist, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status der Genehmigungsanfrage ändert.
8. Klicken, um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Checkliste automatisch hinzugefügt, wenn die Genehmigungsanfrage eine Aktualisierung von Anweisungsschritten betrifft, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
9. Klicken, um die Checkliste zu entfernen.
10. Klicken Sie auf Speichern, oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Die Registerkarte Erweitert

Die Registerkarte Erweitert besteht aus 2 Elementen: Spalten und Übergänge. In der Registerkarte Erweitert steht eine Spalte wie in der Flow-Vorlage-Registerkarte für einen Handlungsschritt, der zur Genehmigung einer Arbeitsanweisung erforderlich ist.

Die Spaltennamen variieren je nach verwendetem Genehmigungs-Flow-Template. Beispielsweise gibt es bei der dual-wave approval-Vorlage vier Spalten, und zwar:

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Dagegen fungiert ein Übergang als Verbindung zwischen Spalten. Ein Übergang führt ein Element basierend auf einem vorkonfigurierten Szenario in eine andere Spalte weiter.

1. Klicken Sie, um die Registerkarte Erweitert zu öffnen.
2. Dies ist eine Spalte.
3. Dies ist die Liste der Übergänge für diese Spalte.

Ein Element zu einer Spalte hinzufügen (Registerkarte Erweitert)

So fügen Sie einer Spalte ein Element hinzu:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Add Item.
2. Wählen Sie das Element aus.
3. Geben Sie die Details ein.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Wenn Sie ein Element auf der Registerkarte Flow-Vorlage hinzugefügt haben, erscheint dieses Element auch in derselben Spalte auf der Registerkarte Erweitert. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element auf der Registerkarte Erweitert hinzufügen, erscheint es auch in derselben Spalte auf der Registerkarte Flow-Vorlage.

Hier sind die verfügbaren Elementtypen für jede Spalte:

1. Klicken, um eine Aufgabe hinzuzufügen. Sie können die Aufgabenbeschreibung direkt eingeben. Wählen Sie diesen Elementtyp, wenn das Element keine Unterschrift oder Checkliste benötigt.
2. Klicken, um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. Eine Unterschrift bescheinigt, dass ein Operator alle erforderlichen Punkte in einer Spalte erledigt hat und bereit ist, in die nächste Spalte zu wechseln — üblicherweise angefordert von einem Vorgesetzten oder Manager.
3. Klicken, um eine Unterschriftsanforderung an eine Benutzergruppe hinzuzufügen.
4. Klicken, um eine Checkliste hinzuzufügen. Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert auf dieselbe Weise wie eine Checkliste in einem Ticket. Siehe wie Sie einem Ticket eine Checkliste hinzufügen für weitere Details.

Ein Element in einer Spalte bearbeiten (Registerkarte Erweitert)

Das Bearbeiten eines Elements in dieser Registerkarte funktioniert genauso wie in der Flow-Vorlage-Registerkarte. Sehen Sie sich die folgenden Links an, um zu erfahren, wie Sie je nach Elementtyp ein Element bearbeiten können:

• Wie Sie eine Aufgabe bearbeiten
• Wie Sie eine Unterschriftsanforderung für eine Person/eine Benutzergruppe bearbeiten
• Wie Sie eine Checkliste bearbeiten

Hinweis: Wenn Sie ein Element in der Registerkarte Flow-Vorlage bearbeitet haben, wird dieses Element automatisch auch in der Registerkarte Erweitert aktualisiert. Und umgekehrt: Wenn Sie ein Element in der Registerkarte Erweitert bearbeitet haben, wird dasselbe Element automatisch in der Registerkarte Flow-Vorlage aktualisiert.

Einen Übergang hinzufügen

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf Add transition.
2. Wählen Sie eine Option aus dem When-Dropdown.
3. Wählen Sie eine Option aus dem Then move to-Dropdown.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die When- und Then move to-Dropdowns stehen in einer Ursache-Wirkung-Beziehung.

Immer wenn das Ereignis im When-Dropdown eintritt, löst es das Ereignis im Then move to-Dropdown aus.

Einen Übergang bearbeiten

1. Um dieser Spalte einen zusätzlichen Übergang hinzuzufügen, klicken Sie auf Add transition.
2. Klicken, um den Inhalt im When-Dropdown zu ändern.
3. Klicken, um den Inhalt im Then move to-Dropdown zu ändern.
4. In Azumuta werden alle Genehmigungsanfragen automatisch in die nächste Spalte weitergeleitet, wenn keine offenen Elemente mehr vorhanden sind (entweder weil alle Elemente in dieser Spalte abgeschlossen sind oder weil dieser Spalte von vornherein keine Elemente hinzugefügt wurden). Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Genehmigungs-Flow automatisch in die nächste Spalte übergeht, weil dieser Spalte keine Elemente hinzugefügt wurden, dann aktivieren Sie diese Option.
5. Klicken Sie auf Speichern, oder Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.

Die Registerkarte Docx-Berichte

Sie können Docx-Berichte zu einem Genehmigungs-Flow hinzufügen. Siehe Docx-Reporting mit Ticket-Informationen für weitere Details (es funktioniert genauso wie Docx-Reporting für Tickets).

Die Registerkarte Parameter

Sie können Parameter zu einem Genehmigungs-Flow hinzufügen. Diese Parameter werden in allen Genehmigungsanfragen unter diesem Genehmigungs-Flow sowie in allen Checklisten, die mit diesen Genehmigungs-Flows verknüpft sind, aufgelistet.

Einen Parameter zu einem Genehmigungs-Flow hinzufügen

1. Klicken Sie auf Add field.
2. Geben Sie den Schlüssel und den Wert des Parameters ein.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Einen Parameter in einem Genehmigungs-Flow bearbeiten

Bearbeiten Sie den Schlüssel oder den Wert des Parameters und klicken Sie auf Speichern.

Einen Parameter in einem Genehmigungs-Flow löschen

1. Klicken Sie den Parameter an, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Einen Genehmigungs-Flow löschen

1. Öffnen Sie das ⋮-Menü
2. Klicken Sie auf Flow löschen
3. Bestätigen Sie mit Löschen.