Approbation multi-personne : Comment modifier un flux d'approbation

Voir créer un flux d'approbation pour le contexte. Cet article explique comment le modifier ou le supprimer.

Remarque : Actuellement, il existe 2 modèles pour les tableaux et les flux d'approbation : approbation à onde unique et approbation à double onde. Les deux modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Les exemples de cet article utilisent le modèle d'approbation à double onde. Voir les deux modèles de flux d'approbation pour plus de détails.

Pour accéder à toute action liée à un flux d'approbation : allez dans Amélioration continue → Paramètres dans le panneau latéral, puis cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du flux.

Accéder à l'éditeur de flux d'approbation

Dans le menu ⋮, cliquez sur Edit flow.

L'éditeur comporte cinq onglets : General, Flow Template, Advanced, Docx Reports et Parameters. Chacun est détaillé ci‑dessous.

L'onglet General

L'onglet General s'ouvre en premier. Voici ce que vous pouvez modifier :

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet General.
2. Vous pouvez modifier ici le nom du flux d'approbation.
3. Sélectionnez si l'utilisateur qui soumet une demande d'approbation est automatiquement abonné à cette demande. Si cette personne est abonnée, elle recevra un e‑mail chaque fois que la demande d'approbation changera de colonne.
4. Indiquez le nombre maximal de jours accordés pour approuver une demande d'approbation listée dans ce flux (si nécessaire).
5. Insérez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra dans le menu d'approbation d'un mode opératoire (comme montré sur l'image ci‑dessous). Un modèle de problème est généralement utilisé pour afficher un message spécifique aux utilisateurs qui créent ou mettent à jour des modes opératoires.
6. Insérez une checklist (si nécessaire). Une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même façon qu'une checklist dans un ticket. Voir comment ajouter une checklist à un ticket pour plus de détails.
7. Cliquez sur Save, ou sur Cancel pour annuler vos modifications.

L'onglet Flow Template

C'est d'ici que vient le mot « flow » dans « approval flow ». Un flux d'approbation est composé de plusieurs colonnes. Une colonne représente une étape d'action à accomplir pour approuver un mode opératoire.

Les colonnes existantes varient selon le modèle de flux d'approbation utilisé. Par exemple, avec le modèle d'approbation à double onde, il y a 4 colonnes :

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

Voir comment modifier le nom d'une colonne sur le tableau d'approbation.

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments par colonne. Nous expliquerons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les sections suivantes.

Ajouter un élément à une colonne

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Add Item dans la colonne cible.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Saisissez les détails.
4. Cliquez sur Save.

Voici les options d'éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche. Vous pouvez taper directement la description de la tâche. Choisissez ce type d'élément si la tâche ne nécessite pas de signature ni de checklist.
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. Une signature signifie qu'un opérateur a terminé toutes les actions requises dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante, généralement demandée à un superviseur ou à un responsable.
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une checklist (une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même façon qu'une checklist dans un ticket).

Modifier un élément dans une colonne

Pour modifier un élément :

1. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté de l'élément.
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur Save.

Les options diffèrent selon le type d'élément, comme indiqué ci‑dessous.

Modifier une tâche

1. Modifiez la description de la tâche ici.
2. Cliquez pour vous assigner la tâche.
3. Cliquez pour assigner la tâche à une personne spécifique.
4. Cliquez pour assigner la tâche à un groupe d'utilisateurs.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe assigné (cela n'est possible que s'il y a déjà une personne/un groupe assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui complète cette tâche sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, il recevra un e‑mail automatique chaque fois que cette demande change de statut.
8. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonction, la tâche sera créée automatiquement si la demande d'approbation implique la mise à jour d'étapes d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
9. Cliquez pour supprimer la tâche.
10. Cliquez sur Save, ou sur Cancel pour annuler vos modifications.

Modifier une demande de signature à une personne/à un groupe d'utilisateurs

1. Si vous choisissez cette option, alors vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande de signature.
2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande de signature.
3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs autorisé à signer cette demande de signature.
4. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
5. Sélectionnez si la personne/le groupe ayant signé sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, il recevra un e‑mail automatique chaque fois que cette demande change de statut.
6. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonction, la demande de signature sera créée automatiquement si la demande d'approbation implique la mise à jour d'étapes d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
7. Cliquez pour supprimer la demande de signature.
8. Cliquez sur Save, ou sur Cancel pour annuler vos modifications.

Modifier une checklist

1. Cliquez pour afficher le mode opératoire de la checklist. Une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même façon qu'une checklist dans un ticket. Voir comment ajouter une checklist à un ticket pour plus de détails.
2. Cliquez pour vous assigner la checklist.
3. Cliquez pour assigner une personne spécifique pour compléter la checklist.
4. Cliquez pour assigner un groupe d'utilisateurs pour remplir la checklist.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe assigné (cela n'est possible que s'il y a déjà une personne/un groupe assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui remplit la checklist sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, il recevra un e‑mail automatique chaque fois que cette demande change de statut.
8. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonction, la checklist sera ajoutée automatiquement si la demande d'approbation implique la mise à jour d'étapes d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
9. Cliquez pour supprimer la checklist.
10. Cliquez sur Save, ou sur Cancel pour annuler vos modifications.

L'onglet Advanced

L'onglet Advanced se compose de 2 éléments : colonnes et transitions. Dans l'onglet Advanced, une colonne représente une étape d'action à accomplir pour approuver un mode opératoire, tout comme dans l'onglet Flow Template.

Les noms des colonnes varient selon le modèle de flux d'approbation utilisé. Par exemple, avec le modèle d'approbation à double onde, il y a 4 colonnes :

• First Wave
• Second Wave
• Approved
• Declined

De son côté, une transition fonctionne comme un pont entre les colonnes. Une transition conduit un élément vers une autre colonne, selon un scénario préconfiguré.

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Advanced.
2. Ceci est une colonne.
3. Ceci est la liste des transitions pour cette colonne.

Ajouter un élément à une colonne (onglet Advanced)

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Add Item dans la colonne cible.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Saisissez les détails.
4. Cliquez sur Save.

Remarque : Si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Flow Template, cet élément apparaîtra également dans la même colonne de l'onglet Advanced. Et inversement, si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Advanced, il apparaîtra aussi dans la même colonne de l'onglet Flow Template.

Voici les options d'éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche. Vous pouvez taper directement la description de la tâche. Choisissez ce type d'élément si la tâche ne nécessite pas de signature ni de checklist.
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. Une signature signifie qu'un opérateur a terminé toutes les actions requises dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante, généralement demandée à un superviseur ou à un responsable.
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une checklist. Une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même façon qu'une checklist dans un ticket. Voir comment ajouter une checklist à un ticket pour plus de détails.

Modifier un élément dans une colonne (onglet Advanced)

Modifier un élément sur une colonne dans cet onglet fonctionne de la même manière que dans l'onglet Flow Template. Consultez les liens ci‑dessous pour voir comment modifier un élément d'une colonne selon son type :

• How to Edit a Task
• How to Edit a Signature Request to a Person/to a User Group
• How to Edit a Checklist

Remarque : Si vous avez modifié un élément dans l'onglet Flow Template, cet élément sera également mis à jour automatiquement dans l'onglet Advanced. Et inversement, si vous avez modifié un élément dans l'onglet Advanced, le même élément sera automatiquement mis à jour dans l'onglet Flow Template.

Ajouter une transition

1. Cliquez sur Add transition dans la colonne cible.
2. Sélectionnez une option dans le menu déroulant When.
3. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Then move to.
4. Cliquez sur Save.

Les menus déroulants When et Then Move to ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l'événement du menu When se produit, il déclenche l'événement sélectionné dans le menu Then Move to.

Modifier une transition

1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur Add transition.
2. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant When.
3. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant Then move to.
4. Dans Azumuta, toutes les demandes d'approbation passent automatiquement à la colonne suivante s'il n'y a plus d'éléments en suspens (que ce soit parce que toutes les tâches de cette colonne ont été complétées ou parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne). Si vous souhaitez empêcher un flux d'approbation d'avancer automatiquement vers la colonne suivante parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne, cochez cette option.
5. Cliquez sur Save, ou sur Cancel pour annuler vos modifications.

L'onglet Docx Reports

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d'approbation. Voir le reporting docx avec les informations de ticket pour plus de détails (cela fonctionne de la même manière que le reporting docx pour les tickets).

L'onglet Parameters

Vous pouvez ajouter des paramètres à un flux d'approbation. Ces paramètres seront listés sur toutes les demandes d'approbation rattachées à ce flux, ainsi que sur toutes les checklists liées à ces flux d'approbation.

Ajouter un paramètre à un flux d'approbation

1. Cliquez sur Add field.
2. Saisissez la Key et la Value du paramètre.
3. Cliquez sur Save.

Modifier un paramètre sur un flux d'approbation

Modifiez la Key ou la Value du paramètre, puis cliquez sur Save.

Supprimer un paramètre sur un flux d'approbation

1. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur l'icône de la corbeille.
3. Cliquez sur Save.

Supprimer un flux d'approbation

1. Dans le menu ⋮
2. Cliquez sur Delete flow
3. Confirmez avec Delete.