Approbation multi-personnes : comment modifier ou supprimer un flux d'approbation

Précédemment, nous avons expliqué comment créer un flux d'approbation. Maintenant, nous allons expliquer comment le modifier ou le supprimer.

Remarque : Actuellement, il existe 2 modèles pour les tableaux et flux d'approbation : approbation en une vague et approbation en deux vagues. Les deux modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Dans ce guide, nous utiliserons le modèle d'approbation en deux vagues dans nos exemples. Cliquez ici pour en savoir plus sur les deux modèles.

Comment accéder à l'éditeur de flux d'approbation

Voici comment accéder à l'éditeur de flux d'approbation :

  1. Cliquez sur « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
  2. Cliquez sur « Paramètres ».
  3. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du flux d'approbation que vous souhaitez modifier.
  4. Cliquez sur « Modifier le flux ».

Vous verrez alors cinq onglets d'éditeur : les onglets Général, Modèle de flux, Avancé, Rapports Docx et Paramètres. Cliquez simplement sur un onglet pour l'ouvrir. Nous détaillerons chaque onglet dans les sections du guide ci-dessous.

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, montrant les options de configuration pour un workflow intitulé « Work Instruction Approval Flow ». L'interface inclut des onglets en haut libellés « Général », « Modèle de flux », « Avancé », « Rapports Docx » et « Paramètres », mis en évidence par un encadrement et une flèche verts. Les champs de l'onglet « Général » permettent aux utilisateurs de spécifier des paramètres tels que l'abonnement automatique de l'auteur, les délais par défaut, des modèles de problème préremplis et les listes de contrôle requises lors du signalement d'un problème. Un bouton « Enregistrer » est situé en bas à droite pour appliquer les modifications.

L'onglet Général

L'onglet Général est le premier onglet qui apparaît chaque fois que vous ouvrez l'éditeur de flux d'approbation. Voici ce que vous pouvez modifier dans cet onglet :

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, centrée sur l'onglet « Général » pour configurer un workflow nommé « Work Instruction Approval Flow ». Les éléments clés sont mis en évidence par des annotations numérotées, incluant la sélection d'onglet (1), le champ du nom du workflow (2), une option pour abonner automatiquement l'auteur au ticket (3), un champ pour définir un délai par défaut en jours (4), une zone de texte pour un modèle de problème prérempli (5), un menu déroulant de checklist pour les étapes requises lors du signalement (6), et le bouton « Enregistrer » pour confirmer les changements (7). Cette disposition simplifie la personnalisation du workflow pour les utilisateurs.

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Général.
  2. Vous pouvez modifier ici le nom du flux d'approbation.
  3. Sélectionnez si l'utilisateur qui soumet une demande d'approbation est automatiquement abonné à cette demande. Si cette personne est abonnée, elle recevra un e-mail à chaque changement de colonne de la demande d'approbation.
  4. Indiquez le nombre maximal de jours accordés pour approuver une demande d'approbation listée dans ce flux (si nécessaire).
  5. Insérez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra dans le menu d'approbation d'une instruction de travail (comme montré sur l'image ci-dessous). Un modèle de problème sert généralement à transmettre un message aux utilisateurs qui créent ou mettent à jour des instructions de travail. Capture d'écran de l'interface « Approuver l'instruction de travail » dans la plateforme Azumuta, mettant en évidence le champ de modèle de problème pour les workflows d'approbation. Une alerte jaune indique que la Version 16 et la Version 15 ne sont pas encore approuvées, avec un lien vers « Afficher l'historique des révisions ». Le modèle de problème, marqué par une flèche verte et étiqueté « This is the problem template », invite les utilisateurs à vérifier les instructions de travail pour détecter des erreurs avant la soumission. La section « Outil de comparaison » affiche les différences entre le brouillon et les versions précédentes, mettant en évidence des modifications dans des étapes telles que « Pre-Packaging » et « Packaging ». Une case à cocher pour « Cette version nécessite une formation » et des boutons « Annuler » et « Demander l'approbation » sont inclus en bas.
  6. Insérez une checklist (si nécessaire). Une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une checklist dans un ticket. Cliquez ici pour en savoir plus sur les checklists.
  7. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur « Enregistrer ». Toutefois, si vous souhaitez abandonner les modifications que vous avez effectuées, cliquez sur « Annuler ».

L'onglet Modèle de flux

C'est de là que vient le mot « flux » dans « flux d'approbation ». Un flux d'approbation est composé de plusieurs colonnes. Une colonne représente une phase d'action à exécuter pour approuver une instruction de travail.

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, mettant en évidence l'onglet « Modèle de flux ». L'interface permet aux utilisateurs de définir des éléments pour des étapes spécifiques du workflow, y compris « First Wave », « Second Wave », « Approved » et « Declined ». Chaque étape dispose d'une option pour ajouter des éléments modèle via le bouton '+ Add item...'. Une flèche verte pointe vers l'onglet « Modèle de flux », indiquant qu'il est actif. Le bouton « Enregistrer » est situé en bas à droite pour appliquer les modifications, accompagné d'un bouton « Annuler » pour quitter sans enregistrer.

Les colonnes existantes varient selon le modèle de flux d'approbation utilisé. Par exemple, dans le modèle d'approbation en deux vagues, il y a 4 colonnes, qui sont :

  • First Wave
  • Second Wave
  • Approved
  • Declined

Cliquez ici pour voir comment modifier le nom de chaque colonne.

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, se concentrant sur l'onglet « Modèle de flux ». Un encadrement et une flèche verts mettent en évidence la colonne « First Wave », étiquetée « This is a column ». Cette section permet aux utilisateurs de définir des éléments modèle pour des étapes spécifiques du workflow, y compris « Second Wave », « Approved » et « Declined ». Chaque colonne propose une option d'ajout d'éléments via le bouton '+ Add item...'. L'interface présente également les boutons « Enregistrer » et « Annuler » en bas à droite pour confirmer ou annuler les modifications.

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments pour chaque colonne. Nous expliquerons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les sections suivantes du guide.

Comment ajouter un élément à une colonne

Vous pouvez ajouter différents éléments à une colonne d'un flux d'approbation. Voici comment faire :

  1. Cliquez sur « Add Item » dans la colonne ciblée.
  2. Sélectionnez l'élément souhaité.
  3. Saisissez les informations nécessaires.
  4. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer ».

Voici les options d'éléments disponibles pour chaque colonne :

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, mettant en évidence le processus d'ajout d'éléments à une colonne dans l'onglet « Modèle de flux ». La colonne « First Wave » affiche une tâche existante, « Inform the operators that their work instruction will be updated ». Le menu déroulant '+ Add item...' est ouvert, révélant les options : (1) Add task, (2) Add signature request for person, (3) Add signature request for group, et (4) Add checklist. Les étapes du workflow incluent 'Second Wave', 'Approved' et 'Declined', avec de l'espace pour ajouter des éléments modèle pour chaque étape. Le bouton « Enregistrer » en bas à droite permet d'appliquer les modifications.

  1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Si l'élément n'implique pas de demande de signature ou le remplissage d'une checklist, nous recommandons ce type d'élément).
  2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. (Une signature signifie qu'une personne approuve qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Habituellement, une signature est demandée à un superviseur ou un responsable).
  3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
  4. Cliquez pour ajouter une checklist (une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une checklist dans un ticket).

Comment modifier un élément dans une colonne

Pour modifier un élément dans une colonne, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l'icône à trois points à côté de l'élément que vous souhaitez modifier.
  2. Effectuez les modifications souhaitées.
  3. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer ».

Les options de configuration diffèrent légèrement selon le type d'élément. Voici les options de configuration par type d'élément :

Modifier une tâche

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, montrant l'onglet « Modèle de flux » avec des options pour modifier ou gérer les tâches dans un workflow. La colonne « First Wave » contient une tâche intitulée « Inform the operators that their work instruction will be updated ». Un menu déroulant est ouvert, révélant les options : (1) Edit description, (2) Assign yourself, (3) Assign to a person, (4) Assign to a group, (5) Remove assignee, (6) Enable email notifications, (7) Subscribe a user who completes the task, (8) Add conditions, (9) Remove the task, et (10) paramètres additionnels. Le workflow inclut également des étapes comme 'Second Wave', 'Approved' et 'Declined', avec des options pour ajouter ou modifier des éléments modèle.

  1. Modifiez ici la description de la tâche.
  2. Cliquez pour vous assigner la tâche.
  3. Cliquez pour assigner la tâche à une personne spécifique.
  4. Cliquez pour assigner la tâche à un groupe d'utilisateurs.
  5. Cliquez pour retirer la personne ou le groupe assigné (cela n'est possible que si une personne ou un groupe a déjà été assigné).
  6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e-mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
  7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui complète cette tâche sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, il recevra une notification par e-mail automatique à chaque changement de statut de la demande.
  8. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la tâche sera créée automatiquement si la demande d'approbation implique la mise à jour d'une ou plusieurs étapes d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
  9. Cliquez pour supprimer la tâche.
  10. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur « Enregistrer ». Toutefois, si vous souhaitez poursuivre sans enregistrer vos modifications, cliquez sur « Annuler ». (Cette option apparaîtra une fois que vous aurez terminé l'édition).

Modifier une demande de signature pour une personne / pour un groupe d'utilisateurs

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, mettant en évidence l'onglet « Modèle de flux » avec un focus sur l'ajout et la gestion d'une demande de signature dans la colonne « First Wave ». La tâche, intitulée « Signature request », est assignée à William Brown. Un menu déroulant offre les options : (1) Assign yourself, (2) Assign to person, (3) Assign to group, (4) Enable email notifications when an issue enters the column, (5) Subscribe a user who accepts the signature request, (6) Add condition, et (7) Remove the task. Un bouton « Enregistrer » en bas à droite permet de confirmer les modifications, accompagné d'une option « Annuler ».

  1. Si vous choisissez cette option, vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande de signature.
  2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande de signature.
  3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs autorisé à signer cette demande de signature.
  4. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e-mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
  5. Sélectionnez si la personne/le groupe ayant donné sa signature sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, il recevra une notification par e-mail automatique à chaque changement de statut de la demande.
  6. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la demande de signature sera créée automatiquement si la demande d'approbation implique la mise à jour d'une ou plusieurs étapes d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
  7. Cliquez pour supprimer la demande de signature.
  8. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur « Enregistrer ». Toutefois, si vous souhaitez poursuivre sans enregistrer vos modifications, cliquez sur « Annuler ».

Modifier une checklist

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, mettant en évidence l'onglet « Modèle de flux » avec un focus sur la modification d'un élément de checklist dans la colonne « First Wave ». L'élément de checklist, intitulé « Work Instruction Approval Checklist », est sélectionné. Un menu déroulant ouvert propose les options suivantes : (1) View work instruction, (2) Assign yourself, (3) Assign to person, (4) Assign to group, (5) Remove assignee, (6) Enable email notifications for issues entering the column, (7) Subscribe users who complete the checklist, (8) Add conditions, et (9) Remove the checklist item. Le workflow comprend d'autres étapes comme 'Second Wave', 'Approved' et 'Declined', avec de l'espace pour ajouter des éléments modèle pour chacune.

  1. Cliquez pour voir l'instruction de travail de la checklist. Une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une checklist dans un ticket. Cliquez ici pour en savoir plus sur les checklists.
  2. Cliquez pour vous assigner la checklist.
  3. Cliquez pour assigner une personne spécifique pour remplir la checklist.
  4. Cliquez pour assigner un groupe d'utilisateurs pour remplir la checklist.
  5. Cliquez pour retirer la personne ou le groupe assigné (cela n'est possible que si une personne ou un groupe a déjà été assigné).
  6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e-mail automatique d'Azumuta les informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
  7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui remplit la checklist sera abonné à la demande d'approbation liée. Si quelqu'un est abonné à une demande d'approbation, il recevra une notification par e-mail automatique à chaque changement de statut de la demande.
  8. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la checklist sera ajoutée automatiquement si la demande d'approbation implique la mise à jour d'une ou plusieurs étapes d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
  9. Cliquez pour supprimer la checklist.
  10. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur « Enregistrer ». Toutefois, si vous souhaitez poursuivre sans enregistrer vos modifications, cliquez sur « Annuler ». (Cette option apparaîtra une fois que vous aurez terminé l'édition).

L'onglet Avancé

Précédemment, nous avons expliqué les colonnes d'un flux d'approbation. Nous allons maintenant vous montrer comment utiliser ces colonnes de manière coordonnée.

L'onglet Avancé se compose de 2 éléments : colonnes et transitions. Dans l'onglet Avancé, une colonne représente une phase d'action à exécuter pour approuver une instruction de travail (comme dans l'onglet Modèle de flux).

Les noms des colonnes varient selon le modèle de flux d'approbation utilisé. Par exemple, dans le modèle d'approbation en deux vagues, il y a 4 colonnes, qui sont :

  • First Wave
  • Second Wave
  • Approved
  • Declined

Par ailleurs, une transition fonctionne comme un pont entre les colonnes. Une transition conduit un élément vers une autre colonne, selon un scénario préconfiguré.

L'image ci-dessous montre la distinction entre une colonne et une transition.

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, centrée sur l'onglet « Avancé » pour configurer les transitions du workflow. L'onglet actif est mis en évidence par une boîte bleue et étiqueté (1). La colonne « First Wave » (2) permet aux utilisateurs d'ajouter des éléments modèle via le bouton '+ Add item...'. En dessous, la section « Transitions » (3) est affichée sans transitions configurées, offrant une option '+ Add transition.' Des options similaires sont disponibles pour d'autres étapes du workflow, y compris 'Second Wave', 'Approved' et 'Declined'. Un bouton « Enregistrer » en bas à droite permet de confirmer les modifications, accompagné d'une option « Annuler ».

  1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Avancé.
  2. Ceci est une colonne.
  3. Ceci est la liste des transitions pour cette colonne.

Comment ajouter un élément à une colonne

Vous pouvez ajouter différents éléments à une colonne d'un flux d'approbation. Voici comment faire :

  1. Cliquez sur « Add Item » dans la colonne ciblée.
  2. Sélectionnez l'élément souhaité.
  3. Saisissez les informations nécessaires.
  4. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer ».

Remarque : Si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Modèle de flux, cet élément apparaîtra également dans la même colonne de l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Avancé, il apparaîtra aussi dans la même colonne de l'onglet Modèle de flux.

Voici les options d'éléments disponibles pour chaque colonne :

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, centrée sur l'onglet « Avancé » pour ajouter des éléments et des transitions aux colonnes du workflow. La colonne « First Wave » inclut un menu déroulant ouvert montrant les options : (1) Add task, (2) Add signature request for person, (3) Add signature request for group, et (4) Add checklist. D'autres colonnes comme 'Second Wave', 'Approved' et 'Declined' offrent également des options pour ajouter des éléments et des transitions. Un bouton « Enregistrer » en bas à droite permet de confirmer les modifications, avec une option « Annuler » pour annuler les changements.

  1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Si l'élément n'implique pas de demande de signature ou le remplissage d'une checklist, nous recommandons ce type d'élément).
  2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (une signature signifie qu'une personne approuve qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante. Habituellement, une signature est demandée à un superviseur ou un responsable).
  3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
  4. Cliquez pour ajouter une checklist. Une checklist dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une checklist dans un ticket. Veuillez cliquer ici pour en savoir plus sur les checklists.

Comment modifier un élément dans une colonne

La modification d'un élément dans une colonne de cet onglet fonctionne de la même manière que dans l'onglet Modèle de flux. Consultez les liens ci-dessous pour voir comment modifier un élément selon son type :

Remarque : Si vous avez modifié un élément dans l'onglet Modèle de flux, cet élément sera également mis à jour automatiquement dans l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez modifié un élément dans l'onglet Avancé, le même élément sera mis à jour automatiquement dans l'onglet Modèle de flux.

Comment ajouter une transition

  1. Cliquez sur « Add transition » dans la colonne ciblée.
  2. Sélectionnez l'une des options disponibles dans le menu déroulant « When ».
  3. Sélectionnez l'une des options disponibles dans le menu déroulant « Then move to ».
  4. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer ».

Les menus déroulants « When » et « Then Move to » ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l'événement du menu « When » se produit, il déclenche l'événement du menu « Then Move to ».

Comment modifier une transition

Capture d'écran de l'interface « Modifier le flux » dans la plateforme Azumuta, mettant en évidence l'onglet « Avancé » pour gérer les éléments et les transitions entre les colonnes du workflow. La colonne « First Wave » inclut une demande de signature assignée à Ariq Andrei, marquée comme l'élément pour cette colonne. La section « Transitions » spécifie que les tâches passent à la colonne « Second Wave » lorsque toutes les demandes de signature sont complétées (1, 2, 3). La colonne « Approved » est vide, avec une invite pour ajouter des éléments (indiquée par une flèche verte). La transition vers la colonne « Declined » inclut une option pour ignorer les transitions si aucune tâche ou demande de signature n'est définie (4). Le bouton « Enregistrer » (5) se trouve en bas à droite pour confirmer les modifications

  1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur « Add transition ».
  2. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant « When ».
  3. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant « Then move to ».
  4. Dans Azumuta, toutes les demandes d'approbation passeront automatiquement à la colonne suivante s'il n'y a aucun élément en suspens (soit parce que tous les éléments de cette colonne ont été complétés, soit parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne). Si vous souhaitez empêcher un flux d'approbation de passer automatiquement à la colonne suivante parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne, cochez cette option.
  5. Une fois vos modifications terminées, cliquez sur « Enregistrer ». Toutefois, si vous souhaitez poursuivre sans enregistrer vos modifications, cliquez sur « Annuler ».

L'onglet Rapports Docx

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d'approbation. En savoir plus à ce sujet ici (cela fonctionne de la même manière que le reporting Docx pour les tickets).

L'onglet Paramètres

Vous pouvez ajouter des paramètres à un flux d'approbation. Ces paramètres seront listés sur toutes les demandes d'approbation relevant de ce flux, ainsi que sur toutes les checklists liées à ces flux d'approbation.

Comment ajouter un paramètre à un flux d'approbation

  1. Cliquez sur « Add field ».
  2. Saisissez la « Key » et la « Value » du paramètre.
  3. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer »

Comment modifier un paramètre sur un flux d'approbation

  1. Effectuez les modifications souhaitées. Vous pouvez modifier la « Key » et/ou la « Value » du paramètre.
  2. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer ».

Comment supprimer un paramètre sur un flux d'approbation

  1. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
  2. Cliquez sur l'icône de la corbeille.
  3. Une fois terminé, cliquez sur « Enregistrer ».

Comment supprimer un flux d'approbation

  1. Cliquez sur « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
  2. Cliquez sur « Paramètres ».
  3. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du flux d'approbation que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur « Supprimer le flux ».
  5. Cliquez sur « Supprimer ».
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