Modifier ou supprimer un flux d'amélioration

Voir comment créer un flux d'amélioration pour le contexte. Cet article explique comment modifier ou supprimer un flux d'amélioration.

Remarque : Actuellement, il existe 4 modèles pour les tableaux d'amélioration et les flux d'amélioration : PDCA, Kanban, 8D et Review. Les 4 modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Les exemples de cet article utilisent le modèle PDCA.

Pour accéder à toute action sur un flux d'amélioration : allez dans Amélioration continue → Paramètres dans le panneau latéral, puis cliquez sur l'icône ⋮ (icône à trois points) à côté du flux.

Accéder à l'éditeur de flux d'amélioration

Dans le menu ⋮, cliquez sur Modifier le flux.

L'éditeur comporte cinq onglets : Général, Flow Template, Avancé, Docx Reports, et Paramètres. Chacun est décrit ci‑dessous.

L'onglet Général

L'onglet Général s'ouvre en premier. Voici ce que vous pouvez modifier :

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Général.
2. Vous pouvez modifier ici le nom du flux d'amélioration.
3. Sélectionnez si l'utilisateur qui soumet un ticket est automatiquement abonné au problème lié à ce ticket. Si cette personne est abonnée, elle recevra un e‑mail de notification chaque fois que ce problème change de colonne.
4. Indiquez le nombre maximum de jours accordés pour résoudre un problème listé sur ce flux d'amélioration (si nécessaire).
5. Insérez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra sur un ticket (comme montré sur l'image ci‑dessous). Un modèle de problème est généralement utilisé pour donner une consigne à un opérateur qui s'apprête à envoyer un ticket.
6. Insérez une checklist (si nécessaire).
7. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Flow Template

C'est de cet onglet que provient le mot « flow » dans « flux d'amélioration ». Un flux d'amélioration se compose de plusieurs colonnes. Une colonne représente une étape d'action à réaliser pour résoudre un problème.

Les noms des colonnes varient selon le modèle de flux d'amélioration que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle PDCA, il y a 6 colonnes, qui sont :

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (pour les problèmes qui ont été résolus)

Voir comment modifier le nom de chaque colonne.

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments dans chaque colonne. Nous expliquerons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les sections suivantes.

Ajouter un élément à une colonne

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Ajouter un élément dans la colonne cible.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Saisissez les détails.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Voici les types d'éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche. Vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Choisissez ce type d'élément si la tâche ne nécessite ni signature ni checklist.
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. Une signature signifie qu'un opérateur a accompli tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante; la signature est généralement demandée à un superviseur ou à un responsable.
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs
4. Cliquez pour ajouter une checklist.

Modifier un élément dans une colonne

Pour modifier un élément :

1. Cliquez sur l'icône ⋮ (icône à trois points) à côté de l'élément.
2. Effectuez vos modifications.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Les options diffèrent selon le type d'élément, comme indiqué ci‑dessous.

Modifier une tâche

1. Modifiez la description de la tâche ici.
2. Cliquez pour vous assigner la tâche.
3. Cliquez pour assigner la tâche à une personne spécifique.
4. Cliquez pour assigner la tâche à un groupe d'utilisateurs spécifique.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe assigné (cela n'est possible que si une personne/un groupe a déjà été assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatisé d'Azumuta l'informant lorsque le problème atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui complète cette tâche sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, il recevra un e‑mail automatique chaque fois que ce problème change de statut.
8. Cliquez pour supprimer la tâche.
9. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Modifier une demande de signature (à une personne/à un groupe d'utilisateurs)

1. Si vous choisissez cette option, vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande de signature.
2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande de signature.
3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs autorisé à signer cette demande de signature.
4. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatisé d'Azumuta l'informant lorsque le problème atteint cette colonne.
5. Sélectionnez si la personne/le groupe ayant apposé une signature sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, il recevra un e‑mail automatique chaque fois que ce problème change de statut.
6. Cliquez pour supprimer la demande de signature.
7. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Modifier une checklist

1. Cliquez pour afficher l'instruction de travail de la checklist.
2. Cliquez pour vous assigner la checklist.
3. Cliquez pour assigner une personne spécifique à remplir la checklist.
4. Cliquez pour assigner un groupe d'utilisateurs à remplir la checklist.
5. Cliquez pour supprimer la personne/le groupe assigné (cela n'est possible que si une personne/un groupe a déjà été assigné).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe assigné reçoive un e‑mail automatisé d'Azumuta l'informant lorsque le problème atteint cette colonne.
7. Sélectionnez si la personne/le groupe qui remplit la checklist sera abonné au problème lié. Si quelqu'un est abonné à un problème, il recevra un e‑mail automatique chaque fois que ce problème change de statut.
8. Cliquez pour supprimer la checklist.
9. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

L'onglet Avancé

Voir les colonnes d'un flux d'amélioration pour le contexte. Cette section explique comment utiliser ces colonnes ensemble.

L'onglet Avancé se compose de 2 éléments : colonnes et transitions. Dans l'onglet Avancé, une colonne représente une étape d'action à réaliser pour résoudre un problème (comme dans l'onglet Flow Template).

Les noms des colonnes varient selon le modèle de flux d'amélioration que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle PDCA, il y a 6 colonnes, qui sont :

• Plan
• Do
• Check
• Act
• Declined
• Archived (pour les problèmes qui ont été résolus)

Pendant ce temps, une transition fonctionne comme un pont entre les colonnes. Une transition mène un élément vers une autre colonne, selon un scénario préconfiguré.

1. Cliquez pour ouvrir l'onglet Avancé.
2. Ceci est une colonne.
3. Ceci est la liste des transitions pour cette colonne.

Ajouter un élément à une colonne (onglet Avancé)

Pour ajouter un élément à une colonne :

1. Cliquez sur Ajouter un élément dans la colonne cible.
2. Sélectionnez l'élément.
3. Saisissez les détails.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Flow Template, cet élément apparaîtra également dans la même colonne de l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Avancé, il apparaîtra également dans la même colonne de l'onglet Flow Template.

Voici les types d'éléments disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche. Vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Choisissez ce type d'élément si la tâche ne nécessite ni signature ni checklist.
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. Une signature signifie qu'un opérateur a accompli tous les éléments requis dans une colonne et est prêt à passer à la colonne suivante; la signature est généralement demandée à un superviseur ou à un responsable.
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs
4. Cliquez pour ajouter une checklist.

Modifier un élément dans une colonne (onglet Avancé)

La modification d'un élément dans une colonne de cet onglet fonctionne de la même manière que dans l'onglet Flow Template. Consultez les liens ci‑dessous pour voir comment modifier un élément selon son type :

• Comment modifier une tâche
• Comment modifier une demande de signature (à une personne/à un groupe d'utilisateurs)
• Comment modifier une checklist

Remarque : Si vous avez modifié un élément dans l'onglet Flow Template, cet élément sera automatiquement mis à jour dans l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez modifié un élément dans l'onglet Avancé, le même élément sera automatiquement mis à jour dans l'onglet Flow Template.

Ajouter une transition

1. Cliquez sur Ajouter une transition sur la colonne cible.
2. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Quand.
3. Sélectionnez une option dans le menu déroulant Alors déplacer vers.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Les menus déroulants Quand et Alors déplacer vers ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l'événement du menu Quand se produit, il déclenche l'événement du menu Alors déplacer vers.

Modifier une transition

1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur Ajouter une transition.
2. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant Quand.
3. Cliquez pour modifier le contenu du menu déroulant Alors déplacer vers.
4. Dans Azumuta, tous les problèmes passeront automatiquement à la colonne suivante s'il n'y a aucun élément en suspens (que ce soit parce que tous les éléments de cette colonne ont été complétés ou qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne). Si vous souhaitez empêcher qu'un problème progresse automatiquement vers la colonne suivante parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne, cochez cette option.
5. Cliquez sur Enregistrer, ou Annuler pour abandonner vos modifications.

Configurer les rappels de date limite

Utilisez un rappel de date limite pour envoyer un e‑mail avant la date limite d'un problème.

1. Ouvrez l'éditeur de flux d'amélioration.
2. Ouvrez l'onglet Général.
3. Définissez Date limite par défaut en jours à partir de la création.
4. Définissez Jours avant la date limite pour envoyer le rappel.
5. Enregistrez le flux d'amélioration.

L'e‑mail de rappel contient une section Open items to complete. Cette section liste chaque tâche, checklist et signature ouverts. Lorsqu'un assigné ou un libellé d'élément est disponible, l'e‑mail inclut cette information.

Vous pouvez définir un intervalle de rappel différent sur un problème individuel. L'intervalle du problème remplace la valeur par défaut du flux pour ce problème.

L'onglet Docx Reports

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d'amélioration. Voir les guides Docx reporting with ticket information.

L'onglet Paramètres

Vous pouvez ajouter des paramètres à un flux d'amélioration. Ces paramètres seront listés sur tous les tickets inclus dans ce flux d'amélioration, ainsi que sur toutes les checklists liées à ces tickets.

Cette fonctionnalité est utile si vous avez un flux d'amélioration pour chaque article de votre espace de travail.

Ajouter un paramètre à un flux d'amélioration

1. Cliquez sur Ajouter un champ.
2. Saisissez la Clé et la Valeur du paramètre.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier un paramètre sur un flux d'amélioration

Modifiez la Clé ou la Valeur du paramètre, puis cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un paramètre sur un flux d'amélioration

1. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur l'icône de la corbeille.
3. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un flux d'amélioration

Dans le menu ⋮, cliquez sur Supprimer le flux, puis confirmez avec Supprimer.