SharePoint PDF

Mis à jour

Qu'est-ce que SharePoint PDF dans Azumuta?

Microsoft SharePoint est une plateforme de collaboration largement utilisée qui permet aux organisations de gérer et partager des documents. Elle permet aux membres de votre équipe de télécharger, modifier et accéder aux documents à tout moment – depuis n'importe quel appareil.

En tant que logiciel polyvalent, Azumuta a un large éventail de possibilités d'intégration – y compris avec SharePoint.

Cette intégration permet diverses fonctionnalités – notamment la possibilité d'afficher un fichier PDF depuis votre plateforme SharePoint dans une étape d'instruction.

Cette fonctionnalité est très utile car toute modification apportée au fichier PDF sur SharePoint sera automatiquement appliquée au fichier PDF sur Azumuta. De cette façon, vous n'avez pas besoin de mettre à jour manuellement le fichier PDF sur Azumuta chaque fois que le PDF d'origine sur SharePoint est modifié.

Cet avantage vous fera gagner beaucoup de temps, surtout si vous disposez d'un grand nombre de fichiers PDF sur SharePoint et que vous souhaitez les afficher dans vos étapes d'instruction.

Remarque : À l'heure actuelle, une étape d'instruction ne peut traiter que des fichiers PDF. Cependant, nous étendons actuellement cette fonctionnalité afin que vous puissiez à l'avenir afficher d'autres types de fichiers depuis SharePoint.

Ajouter un fichier PDF SharePoint à une étape d'instruction

Après avoir terminé la configuration de l'intégration SharePoint dans votre espace de travail, vous pouvez commencer à ajouter des pages PDF SharePoint à vos étapes d'instruction. Voici comment en ajouter une :

  1. Accédez à l'étape d'instruction où vous souhaitez ajouter un PDF SharePoint, et ouvrez-la.
  2. Cliquez sur l'onglet Visuels.
  3. Cliquez sur Ajouter une page.
  4. Sélectionnez SharePoint PDF.
  5. Cliquez sur Sélectionner un fichier.
  6. Cliquez sur le fichier que vous souhaitez ajouter à l'étape d'instruction.
  7. Cliquez sur Sélectionner.

Consulter un PDF SharePoint en tant qu'opérateur

Un fichier PDF SharePoint est destiné à être consulté par un opérateur. Voici comment un opérateur peut le consulter :

  1. Accédez à l'étape d'instruction qui contient un PDF SharePoint.
  2. Attendez que le PDF SharePoint ait fini de se charger.
  3. Cliquez sur le PDF SharePoint.
  4. Ensuite, un visualiseur de PDF s'ouvrira. Vous pouvez naviguer entre les pages en faisant défiler vers le haut ou vers le bas. De plus, vous pouvez également ajuster le niveau de zoom du visualiseur de PDF.

Modifier un PDF SharePoint dans une étape d'instruction

  1. Accédez à une étape d'instruction contenant un PDF SharePoint, et ouvrez-la.
  2. Cliquez sur l'onglet Visuels.
  3. Cliquez sur le PDF SharePoint que vous souhaitez modifier.
  4. Effectuez les modifications souhaitées. Sous la vidéo ci‑dessous, nous avons fourni une instruction visuelle qui présente toutes les modifications que vous pouvez effectuer sur un PDF SharePoint dans une étape d'instruction.

Voici les possibilités d'édition que vous pouvez réaliser sur un PDF SharePoint dans une étape d'instruction :

Capture d'écran d'une interface SharePoint montrant comment ajouter et modifier un fichier PDF dans une étape d'instruction. L'image met en évidence les options clés comme l'ajout d'une description, la sélection d'un fichier, le réglage du zoom du PDF et le choix d'une page spécifique. Le PDF affiché est intitulé 'First Aid: The Handbook' et est ouvert dans un visualiseur de documents.

  1. Vous pouvez ajouter une description du fichier PDF ici. Cette description apparaîtra dans la vue opérateur.
  2. Cliquez pour changer le fichier PDF affiché dans cette étape d'instruction.
  3. Sélectionnez le niveau de zoom du fichier PDF. Ce paramètre sera appliqué également à la vue opérateur.
  4. Sélectionnez la page d'ouverture par défaut du fichier PDF. Ce paramètre sera appliqué également à la vue opérateur.
  5. Ceci est un aperçu de la façon dont le fichier PDF sera affiché dans la vue opérateur.

Supprimer un PDF SharePoint d'une étape d'instruction

  1. Accédez à une étape d'instruction contenant un PDF SharePoint, et ouvrez-la.
  2. Cliquez sur l'onglet Visuels.
  3. Faites un clic droit sur le PDF SharePoint que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur Delete page.
  5. Cliquez sur Supprimer.

Configurer l'intégration SharePoint dans votre espace de travail

Avant de pouvoir ajouter un fichier PDF SharePoint à une étape d'instruction, vous devez d'abord configurer l'intégration SharePoint dans votre espace de travail. Vous devrez effectuer cette configuration une fois pour chaque site SharePoint que vous possédez.

Si vous rencontrez des problèmes lors du processus de configuration ou si vous avez des questions, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.

Le processus de configuration lui‑même se compose de 3 phases. Nous expliquerons chaque phase ci‑dessous :

Phase 1 : Créer une « app » dans votre SharePoint

La première phase consiste à créer une app dans votre SharePoint. Voici comment procéder :

  1. Allez au lien suivant et enregistrez une nouvelle app : https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Remplacez {tenant} par le nom du tenant Microsoft de votre organisation, et remplacez {site} par le nom du site SharePoint de votre organisation. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.
  2. Générez le Client Idet le Client Secret
  3. Copiez le Client Id et le Client Secret et collez-les dans un emplacement sûr. Vous aurez besoin des deux identifiants dans les phases suivantes.
  4. Nous vous recommandons également de remplir les champs suivants, au format indiqué ci‑dessous :
  • Title: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Remplacez {domain} par le nom de domaine de votre espace de travail. Si votre espace de travail possède un nom de domaine personnalisé, alors remplacez {domain} par ce nom de domaine personnalisé. En revanche, si votre espace de travail n'a pas de nom de domaine personnalisé, remplacez {domain} par app. Si vous avez des doutes, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.
  • Pour plus de détails, veuillez vous référer à la capture d'écran ci‑dessous :

Capture d'écran d'un formulaire d'enregistrement d'application montrant l'ID client, le secret client et les détails de l'application pour Azumuta SharePoint Plugin. La section mise en évidence inclut des champs pour Title, App Domain (app.azumuta.com), et Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Phase 2 : Accorder les autorisations à la nouvelle « app »

Dans la deuxième phase, vous devrez accorder des autorisations à l'app que vous avez créée dans la phase 1. Voici les étapes requises :

  1. Allez sur https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Remplacez {tenant} par le nom du tenant Microsoft de votre organisation, et remplacez {site} par le nom du site SharePoint de votre organisation. Si vous avez des questions, veuillez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.
  2. Remplissez le Client Id
  3. Cliquez sur Lookup.
  4. Dans le champ Permission Request XML, copiez le code suivant :

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Pour plus de détails, veuillez vous référer à la capture d'écran ci‑dessous :

Capture d'écran d'un formulaire d'enregistrement d'application pour le plugin Azumuta SharePoint, affichant les champs App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com) et Redirect URL (https://app.azumuta.com). La section mise en évidence contient le code Permission Request XML, spécifiant les autorisations d'application pour l'accès à la collection de sites SharePoint avec des droits de lecture.

Phase 3 : Contacter Azumuta

Après avoir complété les deux phases ci‑dessus, vous devrez nous contacter via notre adresse support@azumuta.com.

Dans cet e‑mail, veuillez indiquer votre Client Id et votre Client Secret (que vous avez obtenus lors de la phase 1).

Par la suite, nous activerons le type de page visuelle SharePoint PDF sur votre espace de travail. Nous vous informerons une fois que cela sera fait.

Remarque : Your Client Id and Client Secret are two highly sensitive credentials. Please keep them secure and avoid sharing them with unauthorized individuals.

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