Comment assurer le suivi d'un ticket soumis

En tant qu'administrateur, vous êtes responsable du suivi des problèmes (tickets soumis par vos opérateurs). Voici ce que vous pouvez faire :

Comment voir la liste des problèmes dans votre espace de travail

1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Pour voir la liste de tous les problèmes de votre espace de travail, sélectionnez l'onglet « Tous les problèmes ». C'est le premier onglet qui s'ouvrira par défaut lorsque vous accéderez au module « Amélioration continue ».
3. Pour voir la liste des problèmes d'un tableau d'amélioration spécifique : cliquez sur l'onglet de ce tableau d'amélioration.

Comment voir un problème

1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Cliquez sur le problème que vous souhaitez afficher.

Suivi d'un problème

Modifier un problème

En tant qu'administrateur, vous pouvez modifier un problème (ticket envoyé par un opérateur). Voici les possibilités de modification :

1. Cliquez pour ouvrir l'option permettant de modifier la remarque de l'opérateur.
2. Cliquez pour afficher la checklist du ticket (si vous l'avez ajoutée au flux d'amélioration).
3. Cliquez pour ouvrir l'option d'ajout de fichiers supplémentaires au problème.
4. Cliquez pour ouvrir l'option de téléchargement/suppression de l'image envoyée par l'opérateur, ou pour la copier dans la bibliothèque d'images.
5. Cliquez pour saisir des commentaires supplémentaires, puis cliquez sur « Commenter » en bas à droite du champ lorsque vous avez terminé.

Suivre les statuts d'un problème

Dans la partie droite du menu, vous pouvez voir la liste des statuts du problème. Les statuts disponibles sont basés sur le modèle du tableau d'amélioration que vous avez choisi lors de la création du tableau.

Dans l'image ci‑dessous, nous utilisons le modèle PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Comment changer le statut d'un problème

1. Cliquez sur l'icône à trois points à côté du statut vers lequel vous souhaitez déplacer le problème.
2. Cliquez sur « Déplacer vers cette colonne ».
3. Cliquez sur « Oui ».

Que pouvez-vous faire dans chaque statut de problème ?

1. Cliquez pour déplacer le problème vers ce statut.
2. Cliquez pour ajouter une tâche (que vous pouvez vous attribuer, assigner à une personne spécifique ou à un groupe d'utilisateurs).
3. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (généralement utilisée pour demander l'approbation d'un superviseur).
4. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour un groupe d'utilisateurs.
5. Cliquez pour ajouter une checklist.

Comment clore un problème

Pour clore un problème, vous devez déplacer son statut soit vers « Archivé » (pour les problèmes résolus), soit vers « Refusé » (pour les problèmes refusés).

Comment voir la liste des problèmes fermés précédemment

1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Allez sur le tableau d'amélioration ciblé.
3. Cliquez sur l'icône à trois points.
4. Cliquez sur « Refusés & archivés ».

Comment voir l'historique d'un problème

Voici comment consulter les activités passées d'un problème (y compris les déplacements entre colonnes et les actions telles que les demandes de signature).

1. Allez dans « Amélioration continue » dans le panneau latéral.
2. Accédez au tableau d'amélioration qui contient le problème dont vous souhaitez consulter l'historique.
3. Cliquez sur le problème ciblé.
4. Cliquez sur l'icône à trois points à côté de l'icône de fermeture.
5. Cliquez sur « Afficher l'activité ».