Enregistrements dans le module Audits et listes de contrôle numériques

Qu'est-ce qu'un enregistrement ?

Azumuta propose une fonctionnalité remarquable : les enregistrements. Un enregistrement est un référentiel organisé de données liées à un événement d’audit qui a été exécuté (partiellement ou complètement) par un opérateur.

Les types de données conservées dans un enregistrement comprennent :

• La version de l’audit utilisée pour l’événement d’audit.
• Le nom de l’opérateur qui a exécuté l’événement d’audit.
• La date et l’heure d’exécution de l’événement d’audit, ainsi que la date et l’heure d’exécution de chaque étape d’instruction.
• Le temps passé par un opérateur sur cet événement d’audit, ainsi que le temps passé sur chaque étape d’instruction individuelle.
• La réponse à tous les contrôles produit pour cet événement d’audit.

Un enregistrement d’audit peut être utilisé à diverses fins, par exemple :

• Suivi et contrôle de la conformité de votre usine : vous pouvez utiliser vos enregistrements d’audit pour suivre la conformité de votre usine aux réglementations et aux normes industrielles.
• Plateforme de traçabilité d’audit digitalisée : Azumuta enregistre et stocke chaque détail de vos audits – vous pouvez donc les consulter à tout moment.
• Benchmarking des performances de votre usine : grâce à notre interface conviviale, vous pouvez comparer facilement les résultats de plusieurs audits. Vous pouvez ainsi visualiser les performances d’audit de votre usine dans le temps et élaborer des plans d’amélioration.
• Et de nombreux autres cas d’utilisation.

Voir la liste des enregistrements

Les enregistrements sont stockés à 2 niveaux :

• Au niveau du module
• Au niveau de l’audit

Nous expliquerons plus en détail ces deux niveaux dans les sections ci‑dessous :

Voir la liste des enregistrements au niveau du module

1. Cliquez sur Audits & Digital Checklists dans la barre latérale de la page d’accueil.
2. Cliquez sur Audit Procedures.
3. Cliquez sur l’onglet Enregistrements.

Voici une explication de la liste des enregistrements dans ce module :

1. Cette colonne affiche le type de chaque enregistrement et son statut.
2. Cette colonne affiche l’audit pour chaque enregistrement, ainsi que sa version.
3. Cette colonne affiche la date et l’heure d’exécution de chaque enregistrement, ainsi que le nom de l’opérateur qui l’a exécuté/le exécutera.
4. Cette colonne affiche le rapport pour chaque enregistrement. Un rapport contient diverses informations utiles, comme la réponse à chaque contrôle produit, la date et l’heure d’exécution de chaque étape d’instruction, et la durée passée par l’opérateur sur chaque étape.
5. Cette colonne fournit une icône ⋮ (icône à trois points) pour chaque enregistrement. En cliquant dessus, vous pouvez remplir l’audit (en tant qu’admin), modifier l’enregistrement, supprimer l’enregistrement et ajouter/modifier le statut de l’enregistrement.
6. Cliquez pour rechercher un enregistrement spécifique.
7. Vous pouvez naviguer entre les pages de la liste des enregistrements ici.

Voir la liste des enregistrements au niveau de l’audit

En plus de la liste des enregistrements au niveau du module, vous pouvez également consulter la liste des enregistrements au niveau de l’audit. Ainsi, vous ne verrez que les enregistrements liés à un audit spécifique.

Voici comment voir la liste des enregistrements liés à un audit :

1. Accédez à l’audit pour lequel vous souhaitez voir la liste des enregistrements.
2. Cliquez sur l’onglet Enregistrements.

La liste des enregistrements au niveau de l’audit utilise la même interface que celle du niveau module.

Rechercher un enregistrement spécifique

En plus de naviguer dans la liste des enregistrements au niveau module/audit et de rechercher manuellement un enregistrement, vous pouvez utiliser notre fonctionnalité Recherche avancée. Cette fonctionnalité vous mène directement à l’enregistrement souhaité en configurant les options de recherche.

Accéder à la fonctionnalité de recherche avancée

Avant d’expliquer comment utiliser la recherche avancée, voyons d’abord comment y accéder. Il existe 2 façons d’accéder à la recherche avancée :

• En y accédant depuis la liste des enregistrements au niveau module/audit
• En y accédant depuis la barre de recherche

Accéder à la recherche avancée depuis la liste des enregistrements au niveau module/audit

1. Cliquez sur Recherche avancée, comme indiqué ci‑dessous :

Accéder à la recherche avancée depuis la barre de recherche

1. Cliquez sur la barre de recherche.
2. Cliquez sur Enregistrements.

Utiliser la recherche avancée

Maintenant que vous savez comment accéder à la recherche avancée, nous allons expliquer son fonctionnement.

Cette fonctionnalité propose de nombreuses options de recherche pour vous aider à cibler un enregistrement précis. Voici les options de recherche disponibles :

1. Sélectionnez si vous souhaitez inclure/exclure tous les modules, dossiers, catégories d’articles et audits archivés dans votre recherche.
2. Saisissez le nom du module/dossier/catégorie d’article/audit qui contient l’enregistrement que vous recherchez.
3. Sélectionnez les modules, dossiers, catégories d’articles et audits que vous souhaitez inclure/exclure de votre recherche.
4. En cochant ceci, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant son numéro de commande produit. (Ne fonctionne que pour les enregistrements relevant du module Gestion de la qualité).
5. En cochant ceci, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant sa date d’exécution / plage de dates.
6. En cochant ceci, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant la réponse d’un opérateur à l’un de ses contrôles produit.
7. En cochant ceci, vous pouvez affiner votre recherche en filtrant les enregistrements selon leur statut.
8. Lorsque vous avez terminé de configurer les options de recherche (No. 1-7), cliquez sur Rechercher.
9. Après avoir configuré les options de recherche (No. 1-7) et cliqué sur Rechercher (No. 8), les résultats de recherche s’afficheront ici.
10. Vous pouvez naviguer entre les pages de résultats de recherche ici.

Remarque : Vous pouvez utiliser une ou plusieurs options de recherche.

Recherche par réponse

Utilisez Recherche par réponse pour trouver des enregistrements contenant une réponse spécifiée.

1. Ouvrez Recherche avancée.
2. Activez Recherche par réponse.
3. Sélectionnez le type de réponse.
4. Saisissez ou sélectionnez la valeur de la réponse.
5. Optionnel : sélectionnez une instruction de travail.
6. Optionnel : sélectionnez une étape d’instruction spécifique. Si vous ne sélectionnez aucune étape, Azumuta recherche dans toutes les étapes.
7. Cliquez sur Rechercher.

Vous pouvez rechercher ces types de réponses :

• Texte
• Nombre
• OK ou Oui
• NOK ou Non
• N/A

Pour une réponse de type nombre, sélectionnez est égal à, est inférieur à, est supérieur à ou est compris entre.