Enregistrements dans le module Audits et listes de contrôle numériques

Qu'est-ce qu'un enregistrement ?

Azumuta propose une fonctionnalité remarquable : les enregistrements. Un enregistrement est un référentiel organisé de données liées à un événement d'audit qui a été exécuté (partiellement ou complètement) par un opérateur.

Les types de données qui sont stockés dans un enregistrement incluent :

• La version de l'audit utilisée lors de l'événement d'audit.
• Le nom de l'opérateur qui a exécuté l'événement d'audit.
• La date et l'heure d'exécution de l'événement d'audit, ainsi que la date et l'heure d'exécution de chaque étape d'instruction.
• Le temps passé par un opérateur sur cet événement d'audit, ainsi que le temps passé sur chaque étape d'instruction.
• La réponse à tous les contrôles produit concernant cet événement d'audit.

Un enregistrement d'audit peut être utilisé à diverses fins, par exemple :

• Suivi et contrôle de la conformité de votre usine : vous pouvez utiliser vos enregistrements d'audit pour suivre la conformité de votre usine aux réglementations et aux normes du secteur.
• Une plateforme de traçabilité d'audit numérisée : Azumuta enregistre et conserve chaque détail de vos audits – pour que vous puissiez les consulter à tout moment.
• Évaluation comparative des performances de votre usine : grâce à notre interface conviviale, vous pouvez comparer facilement les résultats de plusieurs audits. Vous pouvez ainsi suivre les performances d'audit de votre usine dans le temps et définir des plans d'amélioration.
• Et bien d'autres cas d'utilisation.

Comment voir la liste des enregistrements ?

Les enregistrements sont stockés à deux niveaux :

• Au niveau du module
• Au niveau de l'audit

Nous expliquerons ces deux niveaux plus en détail dans les sections suivantes :

Comment voir la liste des enregistrements au niveau du module

1. Cliquez sur « Audits & Digital Checklists » dans la barre latérale de la page d'accueil.
2. Cliquez sur « Procédures d'audit ».
3. Cliquez sur l'onglet « Enregistrements ».

Voici une explication de la liste des enregistrements dans ce module :

1. Cette colonne affiche le type de chaque enregistrement et son statut.
2. Cette colonne affiche l'audit correspondant à chaque enregistrement, ainsi que sa version.
3. Cette colonne affiche la date et l'heure d'exécution de chaque enregistrement, ainsi que le nom de l'opérateur qui l'a exécuté ou qui va l'exécuter.
4. Cette colonne affiche le rapport pour chaque enregistrement. Un rapport contient diverses informations utiles, telles que les réponses à chaque contrôle produit, la date et l'heure d'exécution de chaque étape d'instruction, et la durée passée par l'opérateur sur chaque étape.
5. Cette colonne propose une icône à trois points pour chaque enregistrement. En cliquant dessus, vous pouvez renseigner l'audit (en tant qu'administrateur), modifier l'enregistrement, le supprimer, et ajouter/modifier son statut.
6. Cliquez pour rechercher un enregistrement spécifique.
7. Vous pouvez naviguer entre les pages de la liste des enregistrements ici.

Comment voir la liste des enregistrements au niveau de l'audit

En plus de la liste des enregistrements au niveau du module, vous pouvez consulter la liste des enregistrements au niveau de l'audit. Vous ne verrez alors que les enregistrements liés à un audit spécifique.

Voici comment consulter la liste des enregistrements liés à un audit :

1. Accédez à l'audit pour lequel vous souhaitez consulter la liste des enregistrements.
2. Cliquez sur l'onglet « Enregistrements ».

La liste des enregistrements au niveau de l'audit aura la même interface que celle du niveau du module.

Comment rechercher un enregistrement spécifique

Outre la navigation manuelle dans la liste des enregistrements au niveau du module ou de l'audit, vous pouvez utiliser notre fonctionnalité Recherche avancée. Cette fonctionnalité vous permet de trouver l'enregistrement souhaité en configurant des options de recherche.

Comment accéder à la fonctionnalité de recherche avancée

Avant de vous montrer comment utiliser la recherche avancée, nous allons d'abord expliquer comment y accéder. Il existe deux manières d'y accéder :

• En y accédant depuis la liste des enregistrements au niveau du module/de l'audit
• En y accédant depuis la barre de recherche

Accéder à la recherche avancée depuis la liste des enregistrements au niveau du module/de l'audit

1. Cliquez simplement sur « Recherche avancée », comme indiqué ci‑dessous :

Accéder à la recherche avancée depuis la barre de recherche

1. Cliquez sur la barre de recherche.
2. Cliquez sur « Enregistrements ».

Comment utiliser la recherche avancée

Maintenant que vous savez comment accéder à la recherche avancée, nous allons expliquer son fonctionnement.

Cette fonctionnalité propose de nombreuses options de recherche pour vous permettre de localiser un enregistrement précis. Voici les options de recherche disponibles :

1. Sélectionnez si vous souhaitez inclure ou exclure tous les modules, dossiers, catégories d'articles et audits archivés dans votre recherche.
2. Saisissez le nom du module/dossier/catégorie d'articles/audit hébergeant l'enregistrement recherché.
3. Sélectionnez les modules, dossiers, catégories d'articles et audits que vous souhaitez inclure ou exclure de la recherche.
4. En cochant cette option, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant son numéro de commande produit. (Fonctionne uniquement pour les enregistrements relevant du module Gestion de la qualité).
5. En cochant cette option, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant sa date d'exécution ou une plage de dates.
6. En cochant cette option, vous pouvez rechercher un enregistrement en saisissant la réponse d'un opérateur à l'un de ses contrôles produit.
7. En cochant cette option, vous pouvez affiner votre recherche en filtrant les enregistrements selon leur statut.
8. Une fois les options de recherche configurées (n° 1–7), cliquez sur « Rechercher ».
9. Après avoir configuré les options (n° 1–7) et cliqué sur « Rechercher » (n° 8), vos résultats s'afficheront ici.
10. Vous pouvez naviguer entre les pages des résultats de recherche ici.

Remarque : Vous pouvez utiliser une ou plusieurs options de recherche.