Période de validité de la formation (expiration)

Qu'est-ce qu'une période de validité de formation ?

Certaines compétences ne devraient pas être considérées comme valides indéfiniment. Pour garder votre matrice de compétences conforme aux normes de certification et aux règles internes de conformité, vous pouvez associer une période de validité optionnelle à une formation. Lorsqu'une compétence d'un opérateur arrive en fin de période, Azumuta la signale automatiquement dans la matrice de compétences afin que les responsables et les opérateurs sachent qu'une re-formation est nécessaire.

Vous pouvez également configurer une fenêtre d'avertissement qui mettra en évidence la compétence avant son expiration, vous laissant le temps de planifier la prochaine session de formation.

Ajouter une période de validité à une formation

La période de validité se configure dans les paramètres Matrice de compétences & Formations de la formation, au même endroit où vous contrôlez le comportement d'avance rapide et d'autres options de matrice.

1. Ouvrez l'instruction de travail utilisée pour la formation.
2. Allez dans la section Matrice de compétences & Formations de ses paramètres.
3. Cochez la case La formation expire après une certaine période.
4. Remplissez la Période de validité — une durée (par ex. 2 months, 12 months, 1 year) qui définit pendant combien de temps une compétence reste valide après son attribution.
5. Remplissez l'Avertissement avant expiration — une durée qui contrôle combien de temps à l'avance la matrice doit vous avertir que la compétence approche de son expiration.
6. Facultatif : cochez Demander de choisir une période de validité personnalisée lors de la validation manuelle du niveau d'un utilisateur si vous souhaitez que les administrateurs puissent remplacer la durée par défaut pour un utilisateur lors de la validation ou de l'évaluation d'une compétence.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Que se passe-t-il lorsqu'une compétence expire

Lorsque cette compétence est accordée à un opérateur, Azumuta calcule la fenêtre de validité à partir du moment où le niveau est défini et enregistre à la fois la date de début et la date de fin sur l'entrée de la matrice. Ensuite :

• Tant que la compétence est valide et en dehors de la fenêtre d'avertissement, elle apparaît normalement dans la matrice de compétences.
• Lorsqu'elle entre dans la fenêtre d'avertissement (par ex. les deux derniers mois avant l'expiration), Azumuta la marque d'un point orange et l'info-bulle affiche Expirera bientôt ainsi que les dates de validité.
• Une fois la période de validité terminée, la compétence est considérée comme expirée — marquée d'un point rouge — ce qui indique que l'opérateur doit être re-formé et re-validé.

Visibilité dans la matrice de compétences

Survoler une cellule de compétence dans la matrice révèle les détails de validité : le niveau atteint, la période pendant laquelle il est valide (« Valide du … jusqu'au … »), et un indicateur d'état (« Expirera bientôt » ou « Expiré »). Cela permet aux responsables d'identifier rapidement quels opérateurs ont besoin d'une remise à niveau et de planifier la prochaine formation en conséquence.

Remarques importantes

• La période de validité se configure par formation / instruction de travail, et non comme un paramètre global au niveau du compte.
• Si vous activez le remplacement par utilisateur, la période de validité définie lors de la validation du niveau d'un opérateur ne s'applique qu'à l'entrée de cet utilisateur ; les autres opérateurs continuent d'utiliser la période de validité par défaut définie sur l'instruction de travail.
• Chaque nouvelle validation (re-formation) démarre une nouvelle période de validité pour l'opérateur, vous n'avez donc pas besoin de supprimer manuellement l'entrée précédente.