Période de validité de la formation (expiration)

Qu'est-ce qu'une période de validité d'une formation ?

Certaines compétences ne devraient pas être considérées comme valides indéfiniment. Pour garder votre matrice de compétences alignée sur les normes de certification et les règles internes de conformité, vous pouvez attacher une période de validité optionnelle à une formation. Une fois que la compétence d’un opérateur atteint la fin de cette période, Azumuta la signale automatiquement dans la matrice de compétences afin que les responsables et les opérateurs sachent qu'une reformation est due.

Vous pouvez aussi configurer une fenêtre d'alerte qui met en évidence la compétence avant son expiration, vous laissant le temps de planifier la prochaine session de formation.

Ajouter une période de validité à une formation

La période de validité se configure dans les paramètres Skill Matrix & Trainings de la formation, au même endroit où vous gérez le comportement d'avance rapide et les autres options de la matrice.

1. Ouvrez l'instruction de travail utilisée pour la formation.
2. Allez à la section Skill Matrix & Trainings de ses paramètres.
3. Cochez la case Training expires after a certain period of time.
4. Remplissez la Validity period — une durée (par ex. 2 mois, 12 mois, 1 an) qui définit combien de temps une compétence reste valide après son octroi.
5. Remplissez la Warning before expiration — une durée qui contrôle combien de temps à l'avance la matrice doit vous avertir que la compétence approche de son expiration.
6. Cochez éventuellement Ask to choose a custom validity period when manually setting the level of an user si vous souhaitez que les administrateurs soient invités à remplacer la durée par défaut pour chaque utilisateur lorsqu'ils valident ou évaluent une compétence.
7. Cliquez sur Save.

Que se passe-t-il lorsqu'une compétence expire

Lorsqu'un opérateur obtient cette compétence, Azumuta calcule la fenêtre de validité à partir du moment où le niveau est défini et enregistre la date de début et de fin dans l'entrée de la matrice. À partir de là :

• Tant que la compétence est valide et hors de la warning window, elle s'affiche normalement dans la matrice de compétences.
• Lorsqu'elle entre dans la warning window (par ex. les deux derniers mois avant l'expiration), Azumuta la marque d'un orange dot et l'infobulle affiche Expires soon ainsi que les dates de validité (valid-from et valid-until).
• Une fois la période de validité terminée, la compétence est considérée comme expired — marquée d'un point rouge — ce qui indique que l'opérateur doit être reformé et revalidé.

Visibilité dans la matrice de compétences

Survolez une cellule de compétence dans la matrice pour afficher les détails de validité : le niveau atteint, la période pendant laquelle elle est valide (« Valid from … until … »), et un indice d'état (« Expires soon » ou « Expired »). Cela permet aux responsables de repérer rapidement quels opérateurs nécessitent une remise à niveau et de planifier la prochaine formation en conséquence.

Remarques importantes

• La période de validité se configure par formation/instruction de travail, et non comme un paramètre global pour tout le compte.
• Si vous activez le remplacement par utilisateur, la période de validité définie lors de la validation du niveau d’un opérateur s'applique uniquement à l'entrée de cet utilisateur ; les autres opérateurs conservent la période par défaut définie sur l'instruction de travail.
• Chaque nouvelle validation (reformation) crée une nouvelle fenêtre de validité pour l'opérateur, vous n'avez donc pas besoin d'effacer manuellement l'entrée précédente.