Geldigheidsperiode training (vervaldatum)

Wat is een geldigheidsperiode voor een training?

Sommige competenties mogen niet voor altijd als geldig worden beschouwd. Om uw vaardigheidsmatrix in lijn te houden met certificeringsnormen en interne compliance-regels, kunt u een optionele validity period aan een training koppelen. Zodra de competentie van een operator het einde van die periode bereikt, markeert Azumuta deze automatisch in de vaardigheidsmatrix zodat managers en operators weten dat een hertraining nodig is.

U kunt ook een waarschuwingstijd instellen die de competentie voor het verstrijken markeert, zodat u tijd heeft om de volgende trainingssessie te plannen.

Validiteitsperiode toevoegen aan een training

De geldigheidsperiode wordt ingesteld in de instellingen Skill Matrix & Trainings van de training, op dezelfde plek waar u het fast-forward behavior en andere matrixopties beheert.

1. Open de werkinstructie die voor de training wordt gebruikt.
2. Ga naar de sectie Skill Matrix & Trainings van de instellingen.
3. Vink het selectievakje Training expires after a certain period of time aan.
4. Vul de Validity period in — een duur (bijv. 2 months, 12 months, 1 year) die bepaalt hoe lang een competentie geldig blijft nadat deze is toegekend.
5. Vul de Warning before expiration in — een duur die bepaalt hoe ver van tevoren de matrix u moet waarschuwen dat de competentie bijna verloopt.
6. Vink optioneel Ask to choose a custom validity period when manually setting the level of an user aan als u wilt dat beheerders worden gevraagd de standaardduur per gebruiker te overschrijven wanneer zij een competentie valideren of scoren.
7. Klik op Save.

Wat gebeurt er wanneer een competentie verloopt

Wanneer een operator deze competentie krijgt, berekent Azumuta het geldigheidsvenster vanaf het moment dat het niveau wordt ingesteld en slaat zowel de start- als de einddatum op in de matrixvermelding. Vanaf dat moment:

• Terwijl de competentie geldig is en buiten de waarschuwingstijd valt, verschijnt deze zoals gewoonlijk in de vaardigheidsmatrix.
• Wanneer deze de warning window binnengaat (bijv. de laatste twee maanden vóór het verstrijken), markeert Azumuta deze met een oranje stip en toont de tooltip Expires soon samen met de valid-from en valid-until datums.
• Zodra de geldigheidsperiode eindigt, wordt de competentie als expired behandeld — gemarkeerd met een rode stip — wat aangeeft dat de operator opnieuw getraind en gevalideerd moet worden.

Zichtbaarheid in de vaardigheidsmatrix

Als u met de muis boven een competentiecel in de matrix blijft hangen, verschijnen de geldigheidsgegevens: het behaalde niveau, de periode waarin het geldig is (“Valid from … until …”) en een statushint (“Expires soon” of “Expired”). Dit maakt het voor managers eenvoudig om te zien welke operators een opfrissing nodig hebben en om de volgende training te plannen.

Belangrijke opmerkingen

• De geldigheidsperiode wordt per training/werkinstructie ingesteld, niet als een globale accountbrede instelling.
• Als u de per-gebruiker-override inschakelt, geldt de geldigheidsperiode die bij het valideren van het niveau van een operator wordt ingesteld alleen voor die gebruikersvermelding; andere operators blijven de standaard geldigheidsperiode gebruiken die op de werkinstructie is gedefinieerd.
• Elke nieuwe validatie (hertraining) start een nieuw geldigheidsvenster voor de operator, dus u hoeft de vorige vermelding niet handmatig te verwijderen.