Multi Person Approval: Hoe u een goedkeuringsbord kunt bewerken of verwijderen

Eerder hebben we uitgelegd hoe u een goedkeuringsbord maakt. Nu leggen we uit hoe u het kunt bewerken of verwijderen.

Opmerking: Bij het aanmaken van een goedkeuringsbord kunt u kiezen of u een een- of tweeronde goedkeuringssjabloon wilt gebruiken. Klik hier om meer te lezen over beide sjablonen. In deze handleiding gebruiken we in de voorbeelden het tweeronde goedkeuringssjabloon.

Hoe u bij de editor van het goedkeuringsbord komt

Zo krijgt u toegang tot de editor van het goedkeuringsbord:

1. Ga naar “Doorlopende verbetering” in het zijpaneel.
2. Klik op “Instellingen”.
3. Klik op het drie-puntjes-icoon naast het goedkeuringsbord dat u wilt bewerken.
4. Klik op “Bord bewerken”.

Daar ziet u 4 editortabbladen: Algemeen, Machtigingen, Kolommen & Weergaven en Triggers. Klik op een tabblad om het te openen. Elk tabblad behandelen we verder in de onderstaande secties:

Het tabblad Algemeen

Het tabblad Algemeen is het eerste tabblad dat verschijnt wanneer u de editor van het goedkeuringsbord opent. Dit kunt u op dit tabblad bewerken:

1. Klik om het tabblad Algemeen te openen.
2. U kunt hier de naam van het goedkeuringsbord bewerken.
3. Wilt u dat goedkeuringsverzoeken onder dit bord een vooraf ingesteld voorvoegsel krijgen, typ dan hier het voorvoegsel. Houd er rekening mee dat het voorvoegsel een limiet heeft van 5 tekens. Bijvoorbeeld: gebruik het voorvoegsel “RQST” (afkorting van “request”). De goedkeuringsverzoeken in dit bord worden dan “RQST-1”, “RQST-2”, enzovoort.
4. Selecteer of de goedkeuringsflows onder dit bord zichtbaar moeten zijn in het overzicht van werkvoorschriften.
5. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Opslaan”. Wilt u zonder de aangebrachte wijzigingen verdergaan, klik dan op “Annuleren”.

Het tabblad Machtigingen

1. Klik om het tabblad Machtigingen te openen.
2. Selecteer welke gebruikersgroep(en) dit goedkeuringsbord kunnen bekijken. Als geen groepen zijn geselecteerd, is het zichtbaar voor iedereen.
3. Selecteer welke gebruikersgroep(en) goedkeuringsverzoeken op dit bord kunnen aanmaken en bewerken. Als geen groepen zijn geselecteerd, kan iedereen dat doen.
4. Selecteer welke gebruiker(s) dit goedkeuringsbord en alle onderliggende goedkeuringsflows kunnen beheren.
5. Selecteer welke gebruikersgroep(en) dit goedkeuringsbord en alle onderliggende goedkeuringsflows kunnen beheren.
6. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Opslaan”. Wilt u zonder de aangebrachte wijzigingen verdergaan, klik dan op “Annuleren”.

Het tabblad Kolommen & Weergaven

Dit tabblad stelt u in staat kolommen binnen een goedkeuringsbord te bewerken en hun zichtbaarheid aan te passen. Het bestaat uit twee instellingen: de Kolominstellingen en de Weergave-instellingen, die we hieronder verder behandelen.

In een goedkeuringsbord staat een kolom voor de status van een goedkeuringsverzoek, zoals de kolom “Eerste ronde” in de screenshot hieronder. Op dit bord zijn in totaal 4 kolommen (Eerste ronde, Tweede ronde, Goedgekeurd en Afgewezen).

De kolominstellingen

1. Klik om het tabblad Kolommen & Weergaven te openen.
2. Klik om de kleur van deze kolom te wijzigen.
3. Klik om de naam van deze kolom te wijzigen.
4. Als u deze optie aanvinkt, worden alle goedkeuringsverzoeken in deze kolom ook weergegeven op het tabblad “Alle goedkeuringsverzoeken”.
5. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Opslaan”. Wilt u zonder de aangebrachte wijzigingen verdergaan, klik dan op “Annuleren”.

De overige kolommen hebben dezelfde bewerkingsopties als nr. 2–4.

Opmerking: Standaard zijn er slechts 2 kolommen. U kunt extra kolommen aanvragen door ons te contacteren via support@azumuta.com.

De weergave-instellingen

1. Klik om het tabblad Kolommen & Weergaven te openen.
2. Klik om de naam van Weergave 1 te wijzigen.
3. Selecteer welke kolom(men) op Weergave 1 moeten worden weergegeven.
4. Klik om de naam van Weergave 2 te wijzigen.
5. Selecteer welke kolom(men) op Weergave 2 moeten worden weergegeven.
6. Als u klaar bent met bewerken, klik op “Opslaan”. Wilt u zonder de aangebrachte wijzigingen verdergaan, klik dan op “Annuleren”.

Nadat u de weergave-instellingen heeft geconfigureerd, kunt u kiezen welke weergave u op uw goedkeuringsbord wilt zien door de volgende stappen te volgen:

Het tabblad Triggers

Een trigger is een middel om een proces te automatiseren op basis van een gebeurtenis in een Azumuta-workspace. Met triggers kunt u verschillende repetitieve taken automatiseren, waardoor u en uw medewerkers tijd besparen.

Klik hier om meer te lezen over triggers.

Hoe u een goedkeuringsbord verwijdert

1. Ga naar “Doorlopende verbetering” in het zijpaneel.
2. Klik op “Instellingen”.
3. Klik op het drie-puntjes-icoon naast het goedkeuringsbord dat u wilt verwijderen.
4. Klik op “Bord verwijderen”.
5. Klik op “Verwijderen”.

Opmerking: Controleer voordat u een goedkeuringsbord verwijdert of er geen goedkeuringsflows meer onder vallen. Zijn er nog flows, verwijder die dan eerst voordat u het goedkeuringsbord verwijdert.