Approbation à plusieurs personnes : création d'un comité d'approbation et d'un flux d'approbation

En cas d'approbation par plusieurs personnes, un flux d'approbation doit être sélectionné. Ce flux d'approbation garantit qu'une demande d'approbation atteigne les personnes concernées. Dès que les personnes responsables — telles que spécifiées dans le flux d'approbation — l'ont signée, l'instruction de travail devient officielle.

Note : Pour pouvoir utiliser l'approbation multi-personnes, vous devez avoir accès au module complémentaire Continuous Improvement. Vous pouvez nous contacter via l'adresse sales@azumuta.com pour en savoir plus.

Création d'un tableau d'approbation

Avant de pouvoir définir un flux d'approbation, un tableau d'approbation doit être créé. Ce tableau d'approbation offrira une vue d'ensemble des demandes d'approbation ouvertes — avec leur statut correspondant — ainsi qu'un aperçu des demandes acceptées qui ont été initiées via un flux d'approbation. Il existe deux modèles possibles pour un tableau d'approbation : approbation en une seule vague et approbation en deux vagues. Nous expliquerons la différence entre les deux dans la section suivante.

La création d'un tableau d'approbation se fait de la manière suivante :

1. Allez dans Continuous Improvement dans la barre latérale.
2. Cliquez sur Settings.
3. Cliquez sur le bouton + jaune pour créer un tableau d'approbation.
4. Sélectionnez le modèle approbation en une seule vague ou approbation en deux vagues.
5. Saisissez le nom du tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, le tableau et ses demandes sont visibles par tous.
6. Déterminez quels groupes auront accès à ce tableau d'approbation.
7. Cliquez sur Add pour créer le tableau.
8. Après avoir créé le tableau d'approbation, vous devrez le configurer. Consultez les guides de configuration du tableau d'approbation pour plus de détails.

Remarque : Les paramètres de visibilité d'un tableau d'approbation sont également appliqués à tous les flux d'approbation qui relèvent de ce tableau.

Approbation en une vague vs approbation en deux vagues

Avant de pouvoir définir un flux d'approbation, un tableau d'approbation doit être créé. Ce tableau d'approbation offrira une vue d'ensemble des demandes d'approbation ouvertes — avec leur statut correspondant — ainsi qu'un aperçu des demandes acceptées qui ont été initiées via un flux d'approbation. Il existe deux modèles possibles pour un tableau d'approbation :

Approbation en une seule vague : il s'agit d'un processus d'approbation en une étape. Lorsque les personnes requises approuvent cette demande d'approbation, l'instruction de travail devient officielle.

Approbation en deux vagues : il s'agit d'un processus d'approbation en deux étapes. Lorsque les personnes requises au premier stade donnent leur approbation, la demande est automatiquement transférée aux personnes requises du second stade. Lorsque les personnes du second stade donnent leur approbation, l'instruction de travail est officialisée.

L'image ci-dessous illustre bien la différence entre une approbation en une vague et une approbation en deux vagues.

Création d'un flux d'approbation

Bien sûr, vous devrez configurer le mécanisme d'approbation des instructions de travail. Cela se configure au niveau d'un flux d'approbation.

Après avoir créé un tableau d'approbation, un flux d'approbation (du même nom) sera automatiquement créé sous ce tableau. Néanmoins, vous pouvez aussi créer et configurer manuellement un flux d'approbation. Pour ce faire :

1. Allez dans Continuous Improvement dans la barre latérale.
2. Cliquez sur Settings.
3. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du tableau d'approbation qui hébergera ce nouveau flux.
4. Cliquez sur Add flow.
5. Saisissez les données du flux d'approbation (seul le champ nom est obligatoire). Vous pouvez remplir les autres champs ultérieurement.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Add.
7. Après avoir créé le flux d'approbation, vous devrez le configurer. Consultez les guides de configuration du flux d'approbation pour plus de détails.

Tableau d'approbation vs flux d'approbation : quelles différences ?

Un tableau d'approbation est un tableau de bord centralisé qui suit et gère toutes les approbations d'instructions de travail. Il affiche toutes les demandes d'approbation, y compris leurs informations clés (par ex. : statut d'approbation, instruction de travail associée, nom du demandeur, etc.). Un flux d'approbation, en revanche, décrit le mécanisme permettant de traiter et d'approuver les demandes d'approbation.

Un flux d'approbation est hébergé sous un tableau d'approbation. Un tableau d'approbation peut contenir plusieurs flux d'approbation.

L'idée clé est qu'un tableau d'approbation se concentre sur le suivi des demandes d'approbation, tandis qu'un flux d'approbation est le mécanisme pour approuver une demande d'approbation.

Pour voir un aperçu de tous les tableaux d'approbation et flux d'approbation de votre espace de travail :

1. Il s'agit du tableau d'approbation AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions.
2. Voici les flux d'approbation qui relèvent du tableau d'approbation « AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions ». Chaque flux d'approbation est identifié par un hashtag.
3. Il s'agit du tableau d'approbation AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions.
4. Voici les flux d'approbation qui relèvent du tableau d'approbation « AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions ». Chaque flux d'approbation est identifié par un hashtag.