Approbation multi-personne : création d'un comité d'approbation et d'un flux d'approbation

En cas d'approbation multi-personnes, un flux d'approbation doit être sélectionné. Ce flux garantira qu'une demande d'approbation parvienne aux personnes concernées. Dès que les personnes responsables — telles que spécifiées dans le flux d'approbation — l'auront signée, l'instruction de travail deviendra officielle.

Remarque : Pour utiliser l'approbation multi-personnes, vous devez disposer de l'add-on Continuous Improvement. Pour en savoir plus, vous pouvez nous contacter à l'adresse sales@azumuta.com.

Création d'un tableau d'approbation

Avant de pouvoir définir un flux d'approbation, il faut créer un tableau d'approbation. Ce tableau offre une vue d'ensemble des demandes d'approbation ouvertes — avec leur statut — ainsi que des demandes acceptées qui ont été initiées via un flux d'approbation. Deux modèles sont disponibles pour un tableau d'approbation : single wave approval et dual wave approval. Nous expliquerons la différence entre les deux dans la section suivante.

Créer un tableau d'approbation peut se faire de la manière suivante :

1. Allez dans Continuous Improvement dans la barre latérale.
2. Cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur le bouton plus jaune pour créer un tableau d'approbation.
4. Sélectionnez soit single wave approval soit dual wave approval comme modèle.
5. Saisissez le nom du tableau d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, le tableau et ses demandes sont visibles par tous.
6. Déterminez quels groupes auront accès à ce tableau d'approbation.
7. Cliquez sur Ajouter pour créer le tableau.
8. Après avoir créé le tableau d'approbation, vous devrez le configurer. Consultez les guides de configuration du tableau d'approbation pour plus de détails.

Remarque : Les paramètres de visibilité d'un tableau d'approbation s'appliquent également à tous les flux d'approbation qui en dépendent.

Approbation à vague unique vs approbation à double vague

Avant de pouvoir définir un flux d'approbation, il faut créer un tableau d'approbation. Ce tableau offre une vue d'ensemble des demandes d'approbation ouvertes — avec leur statut — ainsi que des demandes acceptées qui ont été initiées via un flux d'approbation. Deux modèles sont disponibles pour un tableau d'approbation :

Single wave approval : il s'agit d'un processus d'approbation en une seule étape. Lorsque les personnes requises approuvent la demande, l'instruction de travail devient officielle.

Dual wave approval : il s'agit d'un processus d'approbation en deux étapes. Lorsque les personnes requises de la première étape donnent leur approbation, la demande est automatiquement transférée aux personnes requises de la seconde étape. Lorsque ces dernières approuvent, l'instruction de travail est officialisée.

L'image ci-dessous illustre clairement la différence entre une approbation en vague unique et une approbation en double vague.

Création d'un flux d'approbation

Vous devrez bien sûr configurer votre mécanisme d'approbation des instructions de travail. Cela se configure au niveau d'un flux d'approbation.

Après avoir créé un tableau d'approbation, un flux d'approbation (du même nom) est automatiquement créé sous ce tableau. Vous pouvez toutefois aussi créer et configurer un flux d'approbation manuellement. Procédez comme suit :

1. Allez dans Continuous Improvement dans la barre latérale.
2. Cliquez sur Paramètres.
3. Cliquez sur l'icône ⋮ (trois points) à côté du tableau d'approbation qui accueillera ce nouveau flux.
4. Cliquez sur Ajouter un flux.
5. Saisissez les données du flux d'approbation (seul le champ Nom est obligatoire). Vous pouvez remplir les autres champs plus tard.
6. Une fois terminé, cliquez sur Ajouter.
7. Après avoir créé le flux d'approbation, vous devrez le configurer. Consultez les guides de configuration du flux d'approbation pour plus de détails.

Tableau d'approbation vs flux d'approbation : quelle est la différence ?

Un tableau d'approbation est un tableau de bord centralisé qui suit et gère toutes les approbations d'instructions de travail. Il affiche toutes les demandes d'approbation, avec leurs informations clés (par ex. : statut d'approbation, instruction de travail associée, nom du demandeur, etc.). Un flux d'approbation, en revanche, décrit le mécanisme permettant de traiter et d'approuver ces demandes.

Un flux d'approbation est hébergé sous un tableau d'approbation. Un tableau d'approbation peut contenir plusieurs flux d'approbation.

En résumé, le tableau d'approbation sert à suivre les demandes, tandis que le flux d'approbation est le mécanisme permettant de les approuver.

Voici comment voir un aperçu de tous les tableaux d'approbation et flux d'approbation dans votre espace de travail :

1. Il s'agit du tableau d'approbation « AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions ».
2. Ce sont les flux d'approbation qui dépendent du tableau « AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions ». Chaque flux d'approbation est identifié par un hashtag.
3. Il s'agit du tableau d'approbation « AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions ».
4. Ce sont les flux d'approbation qui dépendent du tableau « AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions ». Chaque flux d'approbation est identifié par un hashtag.