Genehmigung durch mehrere Personen: Erstellen eines Genehmigungsgremiums und eines Genehmigungsablaufs
Im Falle einer mehrpersonen-Genehmigung muss ein Genehmigungsablauf ausgewählt werden. Dieser Genehmigungsablauf stellt sicher, dass eine Genehmigungsanfrage die erforderlichen Personen erreicht. Sobald die verantwortlichen Personen — wie im Genehmigungsablauf festgelegt — unterschrieben haben, wird die Arbeitsanweisung offiziell.
Hinweis: Um die Mehrpersonen-Genehmigung nutzen zu können, benötigen Sie Zugriff auf das Continuous Improvement-Add-on. Sie erreichen uns über die E-Mail-Adresse sales@azumuta.com, um mehr darüber zu erfahren.
Erstellen eines Genehmigungsboards
Bevor ein Genehmigungsablauf definiert werden kann, muss ein Genehmigungsboard erstellt werden. Dieses Genehmigungsboard bietet eine Übersicht über die offenen Genehmigungsanfragen — mit entsprechendem Status — sowie eine Übersicht über die akzeptierten Anfragen, die über einen Genehmigungsablauf angefordert wurden. Für ein Genehmigungsboard stehen zwei Vorlagen zur Verfügung: einphasige Genehmigung und zweistufige Genehmigung. Den Unterschied zwischen den beiden erklären wir im nächsten Abschnitt.
Das Erstellen eines Genehmigungsboards erfolgt wie folgt:
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Continuous Improvement.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie auf den gelben Plus-Button, um ein Genehmigungsboard zu erstellen.
- Wählen Sie als Vorlage entweder einphasige Genehmigung oder zweistufige Genehmigung.
- Geben Sie den Namen des Genehmigungsboards ein. Wenn keine Gruppen ausgewählt sind, sind das Board und seine Vorgänge für alle sichtbar.
- Legen Sie fest, welche Gruppen Zugriff auf dieses Genehmigungsboard erhalten sollen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, um das Board zu erstellen.
- Nachdem Sie das Genehmigungsboard erstellt haben, müssen Sie es konfigurieren. Details finden Sie in den Anleitungen zur Konfiguration des Genehmigungsboards.
Hinweis: Die Sichtbarkeitseinstellungen eines Genehmigungsboards gelten auch für alle Genehmigungsabläufe, die darunter fallen.
Einphasige Genehmigung vs. zweistufige Genehmigung
Bevor ein Genehmigungsablauf definiert werden kann, muss ein Genehmigungsboard erstellt werden. Dieses Genehmigungsboard bietet eine Übersicht über die offenen Genehmigungsanfragen — mit entsprechendem Status — sowie eine Übersicht über die akzeptierten Anfragen, die über einen Genehmigungsablauf angefordert wurden. Für ein Genehmigungsboard stehen zwei Vorlagen zur Verfügung:
Einphasige Genehmigung: Dies ist ein einstufiger Genehmigungsprozess. Wenn die erforderlichen Personen diese Genehmigungsanfrage genehmigen, wird die Arbeitsanweisung offiziell.
Zweistufige Genehmigung: Dies ist ein zweistufiger Genehmigungsprozess. Wenn die erforderlichen Personen in der ersten Stufe ihre Genehmigung erteilen, wird die Anfrage automatisch an die erforderlichen Personen in der zweiten Stufe weitergeleitet. Sobald die Personen in der zweiten Stufe ihre Genehmigung erteilen, wird die Arbeitsanweisung offiziell.
Das folgende Bild veranschaulicht den Unterschied zwischen einer einphasigen und einer zweistufigen Genehmigung.
Erstellen eines Genehmigungsablaufs
Selbstverständlich müssen Sie Ihren Mechanismus zur Genehmigung von Arbeitsanweisungen konfigurieren. Dies geschieht in einem Genehmigungsablauf.
Nachdem Sie ein Genehmigungsboard erstellt haben, wird automatisch ein Genehmigungsablauf mit demselben Namen unter diesem Genehmigungsboard erstellt. Sie können jedoch auch manuell einen Genehmigungsablauf erstellen und einrichten. So geht’s:
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Continuous Improvement.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie auf das ⋮-Symbol (Drei-Punkte) neben dem Genehmigungsboard, das diesen neuen Genehmigungsablauf beherbergen soll.
- Klicken Sie auf Ablauf hinzufügen.
- Geben Sie die Daten des Genehmigungsablaufs ein (nur das Namensfeld ist obligatorisch). Die anderen Felder können Sie später ausfüllen.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, wenn Sie fertig sind.
- Nachdem Sie den Genehmigungsablauf erstellt haben, müssen Sie ihn konfigurieren. Details finden Sie in den Anleitungen zur Konfiguration des Genehmigungsablaufs.
Genehmigungsboard vs. Genehmigungsablauf: Was ist der Unterschied?
Ein Genehmigungsboard ist ein zentrales Dashboard, das alle Genehmigungen von Arbeitsanweisungen verfolgt und verwaltet. Es zeigt alle Genehmigungsanfragen einschließlich ihrer wichtigsten Details (z. B. Genehmigungsstatus, zugehörige Arbeitsanweisung, Name des Antragstellers usw.). Ein Genehmigungsablauf hingegen beschreibt den Mechanismus zur Verarbeitung und Genehmigung von Anfragen.
Ein Genehmigungsablauf wird unter einem Genehmigungsboard gehostet. Ein Genehmigungsboard kann mehrere Genehmigungsabläufe enthalten.
Wesentlich ist, dass sich ein Genehmigungsboard auf die Übersicht und Nachverfolgung von Genehmigungsanfragen konzentriert, während ein Genehmigungsablauf der Mechanismus ist, mit dem eine Genehmigungsanfrage genehmigt wird.
So sehen Sie eine Übersicht aller Genehmigungsboards und Genehmigungsabläufe in Ihrem Workspace:
- Dies ist das AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions approval board.
- Dies sind die Genehmigungsabläufe, die unter dem Genehmigungsboard „AzuWash Washing Machine-Related Work Instructions“ aufgeführt sind. Jeder Genehmigungsablauf ist mit einem Hashtag gekennzeichnet.
- Dies ist das AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions approval board.
- Dies sind die Genehmigungsabläufe, die unter dem Genehmigungsboard „AzuDry Dryer Machine-Related Work Instructions“ aufgeführt sind. Jeder Genehmigungsablauf ist mit einem Hashtag gekennzeichnet.