SharePoint PDF

Aktualisiert

Was ist SharePoint PDF in Azumuta?

Microsoft SharePoint ist eine weit verbreitete Kollaborationsplattform, die Organisationen ermöglicht, Dokumente zu verwalten und zu teilen. Sie erlaubt Ihren Teammitgliedern, Dokumente jederzeit und von jedem Gerät hochzuladen, zu bearbeiten und abzurufen.

Als vielseitige Software bietet Azumuta eine breite Palette an Integrationsmöglichkeiten – einschließlich SharePoint.

Diese Integration ermöglicht verschiedene Funktionen – darunter die Möglichkeit, eine PDF-Datei von Ihrer SharePoint-Plattform in einen Instruktionsschritt einzubinden.

Dieses Feature ist sehr nützlich, weil alle Änderungen an der PDF-Datei auf SharePoint automatisch auch in der PDF-Datei in Azumuta übernommen werden. So müssen Sie die PDF-Datei in Azumuta nicht jedes Mal manuell aktualisieren, wenn die Original-PDF auf SharePoint geändert wird.

Dieser Vorteil spart Ihnen viel Zeit, besonders wenn Sie viele PDF-Dateien auf SharePoint haben und diese in Ihren Instruktionsschritten anzeigen möchten.

Hinweis: Derzeit kann ein Instruktionsschritt nur PDF-Dateien verarbeiten. Wir erweitern diese Funktion jedoch derzeit, sodass Sie zukünftig auch andere Dateitypen von SharePoint anzeigen können.

Eine SharePoint-PDF zu einem Instruktionsschritt hinzufügen

Nachdem Sie die SharePoint-Integration in Ihrem Workspace eingerichtet haben, können Sie damit beginnen, SharePoint-PDF-Seiten zu Ihren Instruktionsschritten hinzuzufügen. So fügen Sie eine hinzu:

  1. Navigieren Sie zu dem Instruktionsschritt, in den Sie eine SharePoint-PDF einfügen möchten, und öffnen Sie ihn.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Visuals.
  3. Klicken Sie auf Add page.
  4. Wählen Sie Sharepoint PDF.
  5. Klicken Sie auf Select file.
  6. Klicken Sie auf die Datei, die Sie dem Instruktionsschritt hinzufügen möchten.
  7. Klicken Sie auf Select.

Anzeige einer SharePoint-PDF als Werker

Eine SharePoint-PDF-Datei ist dafür vorgesehen, von einem Werker angezeigt zu werden. So kann ein Werker sie ansehen:

  1. Navigieren Sie zu dem Instruktionsschritt, der eine SharePoint-PDF enthält.
  2. Warten Sie, bis die SharePoint-PDF vollständig geladen ist.
  3. Klicken Sie auf die SharePoint-PDF.
  4. Anschließend öffnet sich ein PDF-Viewer. Sie können zwischen den Seiten durch Scrollen nach oben/unten navigieren. Zusätzlich können Sie die Zoomstufe des PDF-Viewers anpassen.

Eine SharePoint-PDF in einem Instruktionsschritt bearbeiten

  1. Navigieren Sie zu einem Instruktionsschritt mit einer SharePoint-PDF und öffnen Sie ihn.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Visuals.
  3. Klicken Sie auf die SharePoint-PDF, die Sie bearbeiten möchten.
  4. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch. Unter dem Video unten finden Sie eine visuelle Anleitung, die alle Bearbeitungsoptionen zeigt, die Sie an einer SharePoint-PDF in einem Instruktionsschritt vornehmen können.

Im Folgenden sind die Bearbeitungsmöglichkeiten einer SharePoint-PDF in einem Instruktionsschritt aufgeführt:

Screenshot of a SharePoint interface showing how to add and edit a PDF file in an instruction step. The image highlights key options like adding a description, selecting a file, adjusting PDF zoom settings, and choosing a specific page. The displayed PDF is titled 'First Aid: The Handbook' and is open in a document viewer.

  1. Hier können Sie eine Beschreibung der PDF-Datei hinzufügen. Diese Beschreibung wird in der Ansicht des Werkers angezeigt.
  2. Klicken Sie, um die in diesem Instruktionsschritt angezeigte PDF-Datei zu ändern.
  3. Wählen Sie die Zoomstufe der PDF-Datei. Diese Einstellung wird auch in der Ansicht des Werkers übernommen.
  4. Wählen Sie die Standard-Startseite für die PDF-Datei. Diese Einstellung wird ebenfalls in der Ansicht des Werkers übernommen.
  5. Dies ist eine Vorschau, wie die PDF-Datei in der Ansicht des Werkers dargestellt wird.

Eine SharePoint-PDF aus einem Instruktionsschritt löschen

  1. Navigieren Sie zu einem Instruktionsschritt mit einer SharePoint-PDF und öffnen Sie ihn.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Visuals.
  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die SharePoint-PDF, die Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie auf Delete page.
  5. Klicken Sie auf Remove.

SharePoint-Integration in Ihrem Workspace einrichten

Bevor Sie eine SharePoint-PDF-Datei zu einem Instruktionsschritt hinzufügen können, müssen Sie die SharePoint-Integration in Ihrem Workspace einrichten. Diese Einrichtung müssen Sie einmal für jede SharePoint-Site durchführen.

Sollten während der Einrichtung Probleme auftreten oder Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com-E‑Mail.

Der Einrichtungsprozess besteht aus drei Phasen. Wir erklären jede Phase im Folgenden:

Phase 1: Erstellen Sie eine „App“ in Ihrem SharePoint

Die erste Phase besteht darin, eine App in Ihrem SharePoint zu erstellen. So gehen Sie vor:

  1. Öffnen Sie folgenden Link und registrieren Sie dort eine neue App: https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appregnew.aspx
    • Ersetzen Sie {tenant} durch den Microsoft-Tenant-Namen Ihrer Organisation und {site} durch den Namen Ihrer SharePoint-Site. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com-E‑Mail.
  2. Generieren Sie die Client Id und das Client Secret
  3. Kopieren Sie die Client Id und das Client Secret und speichern Sie sie an einem sicheren Ort. Beide Zugangsdaten benötigen Sie in den nächsten Phasen erneut.
  4. Wir empfehlen außerdem, die folgenden Felder im angegebenen Format auszufüllen:
  • Title: Azumuta Sharepoint Plugin
  • App Domain: {domain}.azumuta.com
  • Redirect URI: https://{domain}.azumuta.com
  • Ersetzen Sie {domain} durch den Domain-Namen Ihres Workspaces. Hat Ihr Workspace einen benutzerdefinierten Domain-Namen, verwenden Sie diesen. Falls Ihr Workspace keine benutzerdefinierte Domain hat, ersetzen Sie {domain} durch app. Bei Unsicherheiten kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com-E‑Mail.
  • Weitere Details finden Sie im folgenden Screenshot:

Screenshot of an application registration form showing Client ID, Client Secret, and application details for Azumuta SharePoint Plugin. The highlighted section includes fields for Title, App Domain (app.azumuta.com), and Redirect URI (https://app.azumuta.com).

Phase 2: Gewähren Sie der neuen „App“ Berechtigungen

In der zweiten Phase müssen Sie der App, die Sie in Phase 1 erstellt haben, Berechtigungen erteilen. Das sind die erforderlichen Schritte:

  1. Gehen Sie zu https://{tenant}.sharepoint.com/sites/{site}/_layouts/15/appinv.aspx
    • Ersetzen Sie {tenant} durch den Microsoft-Tenant-Namen Ihrer Organisation und {site} durch den Namen Ihrer SharePoint-Site. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com-E‑Mail.
  2. Füllen Sie die Client Id aus
  3. Klicken Sie auf Lookup.
  4. Füllen Sie im Feld Permission Request XML den folgenden Code ein:

<AppPermissionRequests AllowAppOnlyPolicy="true"> <AppPermissionRequest Scope="http://sharepoint/content/sitecollection/web/list" Right="Read" /> </AppPermissionRequests>

Weitere Details finden Sie im folgenden Screenshot:

Screenshot of an application registration form for the Azumuta SharePoint Plugin, displaying fields for App ID, Title, App Domain (app.azumuta.com), and Redirect URL (https://app.azumuta.com). The highlighted section contains the Permission Request XML code, specifying app permissions for SharePoint site collection access with read rights.

Phase 3: Kontaktieren Sie Azumuta

Nachdem Sie beide oben genannten Phasen abgeschlossen haben, kontaktieren Sie uns bitte über unsere support@azumuta.com-E‑Mail.

Geben Sie in dieser E‑Mail bitte Ihre Client Id und Ihr Client Secret an (die Sie in Phase 1 erhalten haben).

Anschließend aktivieren wir den SharePoint PDF-visual page Typ in Ihrem Workspace. Wir informieren Sie, sobald dies geschehen ist.

Hinweis: Your Client Id und Client Secret sind hochsensible Zugangsdaten. Bewahren Sie diese sicher auf und geben Sie sie nicht an unbefugte Personen weiter.

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