Aufzeichnungen im Audits & Digital Checklists-Modul

Aktualisiert

Was ist eine Aufzeichnung?

Azumuta verfügt über ein besonderes Feature: Aufzeichnungen. Eine Aufzeichnung ist ein strukturiertes Repository mit Daten zu einem Audit-Ereignis, das von einem Werker ausgeführt wurde (teilweise oder vollständig).

Die in einer Aufzeichnung gespeicherten Datentypen umfassen:

  • Die Version des Audits, die beim Audit-Ereignis verwendet wurde.
  • Den Namen des Werkers, der das Audit-Ereignis ausgeführt hat.
  • Datum und Uhrzeit der Ausführung des Audit-Ereignisses sowie Datum und Uhrzeit der Ausführung jedes einzelnen Arbeitsschritts.
  • Die vom Werker aufgewendete Zeit für dieses Audit-Ereignis sowie die aufgewendete Zeit für jeden einzelnen Arbeitsschritt.
  • Die Antworten auf alle Produktprüfungen dieses Audit-Ereignisses.

Dokumentation: Was ist eine Aufzeichnung 2

Eine Audit-Aufzeichnung kann für verschiedene Zwecke genutzt werden, zum Beispiel:

  • Nachverfolgung & Überwachung der Konformität Ihrer Anlage: Sie können Ihre Audit-Aufzeichnungen verwenden, um die Einhaltung von Vorschriften und Branchenstandards in Ihrer Anlage zu verfolgen.
  • Eine digitalisierte Audit-Trail-Plattform: Azumuta zeichnet jedes Detail Ihrer Audits auf und speichert es – so stehen die Daten jederzeit für die Zukunft zur Verfügung.
  • Benchmarking der Anlagenleistung: Dank unserer benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie die Ergebnisse mehrerer Audits einfach vergleichen. So sehen Sie die Audit-Performance Ihrer Anlage über die Zeit und können Maßnahmen zur Leistungsverbesserung ableiten.
  • Und viele weitere Anwendungsfälle.

Liste der Aufzeichnungen

Es gibt 2 Ebenen, auf denen Aufzeichnungen gespeichert werden:

  • Auf Modulebene
  • Auf Auditebene

In den folgenden Abschnitten erklären wir beide Ebenen detaillierter:

Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste der Startseite auf Audits & Digitale Checklisten.
  2. Klicken Sie auf Audit-Verfahren.
  3. Klicken Sie auf den Reiter Aufzeichnungen.

Hier eine Erklärung der Aufzeichnungsliste in diesem Modul:

Dokumentation: Aufzeichnungen im Modul Audits & Digitale Checklisten

  1. Diese Spalte zeigt den Typ jeder Aufzeichnung und deren Status.
  2. Diese Spalte zeigt das Audit für jede Aufzeichnung sowie deren Version.
  3. Diese Spalte zeigt Datum und Uhrzeit der Ausführung jeder Aufzeichnung sowie den Namen des Werkers, der sie ausgeführt hat/ausführen wird.
  4. Diese Spalte zeigt den Bericht zu jeder Aufzeichnung. Ein Bericht enthält verschiedene wertvolle Informationen, z. B. die Antworten auf jede Produktprüfung, Datum und Uhrzeit der Ausführung jedes Arbeitsschritts und die vom Werker für jeden Schritt benötigte Dauer.
  5. Diese Spalte enthält für jede Aufzeichnung ein ⋮-Symbol (Drei-Punkte). Nach einem Klick können Sie das Audit ausfüllen (als Administrator), die Aufzeichnung bearbeiten, löschen oder den Status hinzufügen/bearbeiten.
  6. Klicken Sie, um nach einer bestimmten Aufzeichnung zu suchen.
  7. Hier können Sie zwischen den Seiten der Aufzeichnungsliste navigieren.

Liste der Aufzeichnungen auf Auditebene

Neben der Anzeige der Aufzeichnungen auf Modulebene können Sie die Aufzeichnungen auch auf Auditebene einsehen. Dabei sehen Sie nur die Aufzeichnungen, die mit einem bestimmten Audit verknüpft sind.

So sehen Sie die Aufzeichnungen, die mit einem Audit verknüpft sind:

  1. Navigieren Sie zu dem Audit, für das Sie die Liste der Aufzeichnungen sehen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Reiter Aufzeichnungen.

Die Liste der Aufzeichnungen auf Auditebene verwendet dieselbe Benutzeroberfläche wie die auf Modulebene.

Nach einer bestimmten Aufzeichnung suchen

Neben der manuellen Suche in den Listen auf Modul-/Auditebene können Sie auch unsere Funktion Erweiterte Suche verwenden. Diese Funktion führt Sie durch Konfiguration der Suchoptionen direkt zur gewünschten Aufzeichnung.

Zugriff auf die Erweiterte Suche

Bevor wir zeigen, wie Sie die Erweiterte Suche verwenden, zeigen wir zuerst, wie Sie darauf zugreifen können. Es gibt 2 Möglichkeiten, auf die Erweiterte Suche zuzugreifen:

  • Über die Liste der Aufzeichnungen auf Modul-/Auditebene
  • Über die Suchleiste

Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Liste der Aufzeichnungen auf Modul-/Auditebene

  1. Klicken Sie auf Erweiterte Suche, wie unten gezeigt:

Dokumentation: Zugriff auf die erweiterte Suche aus der Aufzeichnungsliste

Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Suchleiste

  1. Klicken Sie auf die Suchleiste.
  2. Klicken Sie auf Aufzeichnungen.

Verwendung der Erweiterten Suche

Nun, da Sie wissen, wie Sie die Erweiterte Suche erreichen, erklären wir, wie die Funktion arbeitet.

Diese Funktion bietet zahlreiche Suchoptionen, mit denen Sie gezielt eine Aufzeichnung finden können. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Dokumentation: So verwenden Sie die Suchfunktion für Aufzeichnungen

  1. Wählen Sie, ob archivierte Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits in die Suche einbezogen oder ausgeschlossen werden sollen.
  2. Geben Sie den Namen des Moduls/Ordners/der Artikelkategorie/des Audits ein, das die gesuchte Aufzeichnung enthält.
  3. Wählen Sie die Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits aus, die Sie in die Suche einbeziehen oder ausschließen möchten.
  4. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie nach einer Aufzeichnung anhand der Bestellnummer suchen. (Funktioniert nur für Aufzeichnungen im Modul Qualitätsmanagement.)
  5. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie nach Aufzeichnungen anhand des Ausführungsdatums bzw. Datumsbereichs suchen.
  6. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie nach Aufzeichnungen suchen, indem Sie eine Antwort eines Werkers auf eine Produktprüfung eingeben.
  7. Wenn Sie dies aktivieren, können Sie die Suche eingrenzen, indem Sie Aufzeichnungen nach ihrem Status filtern.
  8. Wenn Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert haben, klicken Sie auf Suchen.
  9. Nachdem Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) eingestellt und auf Suchen geklickt haben (Nr. 8), erscheinen hier Ihre Suchergebnisse.
  10. Hier können Sie zwischen den Seiten der Suchergebnisse navigieren.

Hinweis: Sie können eine oder mehrere Suchoptionen verwenden.

Suche nach einer Antwort

Verwenden Sie Suche nach Antwort, um Aufzeichnungen zu finden, die eine bestimmte Antwort enthalten.

  1. Öffnen Sie die Erweiterte Suche.
  2. Aktivieren Sie Suche nach Antwort.
  3. Wählen Sie den Antworttyp.
  4. Geben Sie den Antwortwert ein oder wählen Sie ihn aus.
  5. Optional: Wählen Sie eine Arbeitsanweisung aus.
  6. Optional: Wählen Sie einen bestimmten Arbeitsschritt. Wenn Sie keinen Schritt auswählen, durchsucht Azumuta alle Schritte.
  7. Klicken Sie auf Suchen.

Sie können nach folgenden Antworttypen suchen:

  • Text
  • Zahl
  • OK oder Ja
  • NOK oder Nein
  • N/A

Für eine Zahlen-Antwort wählen Sie ist gleich, ist kleiner als, ist größer als oder liegt zwischen.

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