Aufzeichnungen im Modul Audits & Digitale Checklisten

Was ist eine Aufzeichnung?

Azumuta hat ein herausragendes Feature: Aufzeichnungen. Eine Aufzeichnung ist ein organisierter Speicher für Daten, die sich auf ein Audit-Ereignis beziehen, das von einem Bediener ausgeführt wurde (teilweise oder vollständig).

Die in einer Aufzeichnung gespeicherten Datentypen umfassen:

• Die Version des Audits, die beim Audit-Ereignis verwendet wurde.
• Den Namen des Bedieners, der das Audit-Ereignis ausgeführt hat.
• Das Datum & die Uhrzeit der Ausführung des Audit-Ereignisses sowie das Datum & die Uhrzeit der Ausführung jedes einzelnen Anweisungsschrittes.
• Die vom Bediener für dieses Audit-Ereignis aufgewendete Zeit sowie die für jeden einzelnen Anweisungsschritt aufgewendete Zeit.
• Die Antworten auf alle Produktprüfungen bei diesem Audit-Ereignis.

Eine Audit-Aufzeichnung kann für verschiedene Zwecke genutzt werden, beispielsweise:

• Überwachung & Nachverfolgung der Compliance Ihrer Anlage: Sie können Ihre Audit-Aufzeichnungen verwenden, um die Einhaltung von Vorschriften und Branchenstandards in Ihrer Anlage nachzuverfolgen.
• Eine digitalisierte Audit-Trail-Plattform: Azumuta erfasst und speichert jedes Detail Ihrer Audits – so stehen sie Ihnen jederzeit in der Zukunft zur Verfügung.
• Benchmarking der Leistung Ihrer Anlage: Dank unserer benutzerfreundlichen Oberfläche können Sie die Ergebnisse mehrerer Audits einfach vergleichen. So sehen Sie die Audit-Performance Ihrer Anlage über die Zeit und können Verbesserungspläne ableiten.
• Und viele weitere Anwendungsfälle.

Wie sehe ich die Liste der Aufzeichnungen?

Es gibt 2 Ebenen, auf denen Aufzeichnungen gespeichert werden:

• Auf Modulebene
• Auf Auditebene

Wir erläutern beide Ebenen detaillierter in den folgenden Anleitungsabschnitten:

Wie sehe ich die Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene

1. Klicken Sie in der Seitenleiste der Startseite auf „Audits & Digitale Checklisten“.
2. Klicken Sie auf „Audit-Verfahren“.
3. Klicken Sie auf die Registerkarte „Aufzeichnungen“.

Hier eine Erklärung der Aufzeichnungsliste in diesem Modul:

1. Diese Spalte zeigt den Typ jeder Aufzeichnung und deren Status.
2. Diese Spalte zeigt das Audit für jede Aufzeichnung sowie dessen Version.
3. Diese Spalte zeigt Datum & Uhrzeit der Ausführung jeder Aufzeichnung sowie den Namen des Bedieners, der sie ausgeführt hat/ausführen wird.
4. Diese Spalte zeigt den Bericht für jede Aufzeichnung. Ein Bericht enthält verschiedene wertvolle Informationen, wie z. B. die Antworten zu jeder Produktprüfung, Datum & Uhrzeit der Ausführung jedes Anweisungsschrittes und die vom Bediener für jeden Anweisungsschritt aufgewendete Dauer.
5. Diese Spalte enthält für jede Aufzeichnung ein Drei-Punkte-Icon. Nach Anklicken können Sie das Audit (als Administrator) ausfüllen, die Aufzeichnung bearbeiten, die Aufzeichnung löschen und den Status der Aufzeichnung hinzufügen/bearbeiten.
6. Klicken Sie hier, um nach einer bestimmten Aufzeichnung zu suchen.
7. Hier können Sie zwischen den Seiten der Aufzeichnungsliste navigieren.

Wie sehe ich die Liste der Aufzeichnungen auf Auditebene

Neben der Ansicht der Aufzeichnungen auf Modulebene können Sie die Liste auch auf Auditebene einsehen. Dadurch sehen Sie nur die Aufzeichnungen, die mit einem bestimmten Audit verknüpft sind.

So sehen Sie die Liste der einem Audit zugeordneten Aufzeichnungen:

1. Navigieren Sie zu dem Audit, für das Sie die Liste der Aufzeichnungen sehen möchten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Aufzeichnungen“.

Die Liste der Aufzeichnungen auf Auditebene verwendet die gleiche Oberfläche wie die auf Modulebene.

Wie suche ich nach einer bestimmten Aufzeichnung

Neben dem manuellen Durchsuchen der Aufzeichnungslisten auf Modul-/Auditebene können Sie auch unsere Erweiterte Suche nutzen. Mit dieser Funktion gelangen Sie zur gewünschten Aufzeichnung, indem Sie die Suchoptionen konfigurieren.

Wie greife ich auf die Funktion Erweiterte Suche zu

Bevor wir zeigen, wie Sie die erweiterte Suche verwenden, zeigen wir zuerst, wie Sie darauf zugreifen können. Es gibt 2 Möglichkeiten:

• Über die Liste der Aufzeichnungen auf Modul-/Auditebene
• Über die Suchleiste

Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Aufzeichnungsliste auf Modul-/Auditebene

1. Klicken Sie einfach auf „Erweiterte Suche“, wie unten gezeigt:

Zugriff auf die Erweiterte Suche über die Suchleiste

1. Klicken Sie auf die Suchleiste.
2. Klicken Sie auf „Aufzeichnungen“.

Wie verwende ich die Erweiterte Suche

Nun, da Sie wissen, wie Sie zur erweiterten Suche gelangen, erklären wir, wie diese Funktion funktioniert.

Diese Funktion bietet viele Suchoptionen, mit denen Sie die Suche auf eine bestimmte Aufzeichnung eingrenzen können. Hier sind die verfügbaren Suchoptionen:

1. Wählen Sie, ob alle archivierten Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits in Ihre Suche einbezogen/ausgeschlossen werden sollen.
2. Geben Sie den Namen des Moduls/Ordners/der Artikelkategorie/des Audits ein, das/die die gesuchte Aufzeichnung hostet.
3. Wählen Sie die Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits aus, die Sie in Ihre Suche einbeziehen/aus der Suche ausschließen möchten.
4. Durch Aktivieren dieser Option können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie deren Produktauftragsnummer eingeben. (Funktioniert nur für Aufzeichnungen im Modul Quality Management).
5. Durch Aktivieren dieser Option können Sie nach einer Aufzeichnung anhand ihres Ausführungsdatums bzw. eines Datumsbereichs suchen.
6. Durch Aktivieren dieser Option können Sie nach einer Aufzeichnung anhand einer Antwort des Bedieners zu einer der Produktprüfungen suchen.
7. Durch Aktivieren dieser Option können Sie Ihre Suche eingrenzen, indem Sie Aufzeichnungen nach ihrem Status filtern.
8. Wenn Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert haben, klicken Sie auf „Suchen“.
9. Nachdem Sie die Suchoptionen (Nr. 1–7) konfiguriert und auf „Suchen“ (Nr. 8) geklickt haben, erscheinen Ihre Suchergebnisse hier.
10. Hier können Sie zwischen den Seiten der Suchergebnisse navigieren.

Hinweis: Sie können eine oder mehrere Suchoptionen verwenden.