Aufzeichnungen im Modul Audits & Digitale Checklisten

Aktualisiert

Aufzeichnung

Eine Aufzeichnung speichert die Daten für ein Audit-Ereignis. Ein geplantes Audit kann bereits vor dem Beginn durch einen Bediener eine Aufzeichnung haben. Die Aufzeichnung kann Ausführungsdaten enthalten, nachdem das Audit gestartet wurde.

Jede Aufzeichnung umfasst:

  • Die Version des Audits, die beim Audit-Ereignis verwendet wurde.
  • Den Namen des Bedieners, der das Audit-Ereignis ausgeführt hat.
  • Das Datum und die Uhrzeit der Ausführung des Audit-Ereignisses sowie Datum und Uhrzeit der Ausführung jedes Anweisungsschritts.
  • Die aufgewendete Zeit eines Bedieners für dieses Audit-Ereignis sowie die aufgewendete Zeit für jeden Anweisungsschritt.
  • Die Antworten auf alle Produktprüfungen bei diesem Audit-Ereignis.

docs what is a recording 2

Aufzeichnungsdaten bieten:

  • Compliance tracking: Halten Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Branchenstandards in Ihrer Anlage fest.
  • A digital audit trail: Jedes Detail eines Audits wird gespeichert und ist später verfügbar.
  • Benchmarking: Vergleichen Sie Audit-Ergebnisse über die Zeit, um Leistungstrends zu erkennen.

Status, Ergebnis und Notizen

Status und Ergebnis sind unabhängig voneinander: Der Status zeigt die Phase des Audits, das Ergebnis zeigt dessen Ausgang.

Die Benutzeroberfläche verwendet die folgenden Statusbezeichnungen

Anzeigetext Statuswert Bedeutung
Planned IN_QUEUE Das Audit wartet auf den Start.
In progress IN_PROGRESS Das Audit wurde gestartet.
Finished FINISHED Das Audit ist abgeschlossen. Das bestätigt nicht, dass alle Prüfungen bestanden wurden.
Blocked BLOCKED Das Audit ist blockiert.
Rework REWORK Das Audit erfordert Nacharbeit.

Jedes unvollendete Audit — In Queue, In Progress, Blocked oder Rework (jeder Status außer Finished) — kann nach Ablauf der Frist statt seines üblichen Statuslabels als Overdue angezeigt werden. Overdue ist ein Anzeigetext, kein separat gespeicherter Status: Ein überfälliges Audit kann beispielsweise weiterhin den gespeicherten Status IN_QUEUE haben.

Ein Audit wird als Overdue markiert, sobald die jeweils für es geltende Fälligkeitszeit überschritten ist: die spezifische Fälligkeitszeit, falls eine gesetzt ist, oder sonst das Ende des geplanten Ausführungsdatums. Ein Audit, bei dem keines von beiden gesetzt ist, wird niemals als Overdue markiert.

Das Ergebnis-Badge der Aufzeichnung verwendet diese englischen Bezeichnungen:

Anzeigetext Ergebniswert
Success SUCCESS
Failed FAILED
N/A (not applicable) NOT_APPLICABLE
Cancelled CANCELLED
No result badge PLANNED or no result value

Das Statuslabel Planned bedeutet IN_QUEUE. Der Ergebniswert PLANNED bedeutet, dass die Aufzeichnung noch kein Ergebnis hat. Dabei handelt es sich um getrennte Werte.

Wenn ein Audit in Rework zurückkehrt, kann es sein vorheriges Ergebnis behalten. Prüfen Sie sowohl den Status als auch das Ergebnis.

Mit einem Ergebnis eingegebene Notizen werden in der Aufzeichnung gespeichert. Diese Notizen sind getrennt von den Antworten auf Anweisungsschritte. Neue Notizen, die mit einem späteren Ergebnis eingegeben werden, ersetzen die vorherigen Notizen der Aufzeichnung. Verwenden Sie dieses Feld nicht als Verlauf aller Ergebnisänderungen.

Versionen der Arbeitsanweisung und Verfügbarkeit von Berichten

Eine Aufzeichnung kann beim ersten Planen des Audits keine Version der Arbeitsanweisung haben. Das Verknüpfen einer Version legt fest, welchen Inhalt der Arbeitsanweisung die Aufzeichnung verwendet. Diese Aktion genehmigt die Arbeitsanweisung nicht.

Azumuta verknüpft die Version der Arbeitsanweisung, wenn ein Bediener das Audit zur Ausführung öffnet. Das Audit wird dann gestartet.

Ohne eine verknüpfte Version der Arbeitsanweisung kann der Bericht den Anweisungsinhalt und die Antworten nicht anzeigen. Das Schließen eines nicht gestarteten Audits mit einem Ergebnis wie N/A (NOT_APPLICABLE) verknüpft nicht automatisch eine Version. Ein solches Audit kann Finished (FINISHED) sein, ohne dass ein Anweisungsbericht vorhanden ist.

Die Reporting-Datenbank erfordert ebenfalls eine verknüpfte Version der Arbeitsanweisung. Siehe Audit recordings in the reporting database für Einschlussregeln und die verfügbaren Ergebnisdaten.

Offline

Für einen automatischen Offline-Download benötigt Azumuta eine verknüpfte Version, um zu bestimmen, welche Anweisungsinhalte heruntergeladen werden sollen. Hat die Aufzeichnung keine Version, wählt Azumuta automatisch vor dem Download eine aus und verknüpft sie. Dies geschieht, bevor der Bediener die Aufgabe startet. Der Status bleibt Planned (IN_QUEUE). Siehe Device Settings: Offline.

Liste der Aufzeichnungen anzeigen

Sie können die Liste der Aufzeichnungen an zwei Stellen anzeigen:

  • Auf Modulebene
  • Auf Auditebene

Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene ansehen

  1. Klicken Sie in der Seitenleiste der Startseite auf Audits & Digital Checklists.
  2. Klicken Sie auf Audit Procedures.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufzeichnungen.

docs recordings on the audits digital checklists module

Bei jeder Aufzeichnung erlaubt das ⋮-Symbol (Drei-Punkte) einem Administrator, das Audit auszuführen, die Daten der Aufzeichnung wie Datum, Notizen und weitere Details zu bearbeiten, die Aufzeichnung zu löschen oder ihr Ergebnis festzulegen. Dabei wird die Aufzeichnung ebenfalls beendet, falls sie noch nicht abgeschlossen ist.

Liste der Aufzeichnungen auf Auditebene ansehen

Die Liste auf Auditebene zeigt nur Aufzeichnungen, die mit diesem spezifischen Audit verknüpft sind.

  1. Navigieren Sie zu dem Audit, für das Sie die Liste der Aufzeichnungen sehen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Aufzeichnungen.

Die Liste der Aufzeichnungen auf Auditebene hat dieselbe Oberfläche wie die auf Modulebene.

Nach einer bestimmten Aufzeichnung suchen

Verwenden Sie die Erweiterte Suche, um eine Aufzeichnung über Suchoptionen zu finden, anstatt die Liste manuell zu durchsuchen.

Auf die erweiterte Suche zugreifen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Erweiterte Suche zu öffnen:

Aus der Liste der Aufzeichnungen

Klicken Sie auf Erweiterte Suche, wie unten gezeigt:

docs accessing the search recordings feature from the list of recordings on the module audit level 1

Über die Suchleiste

  1. Klicken Sie auf die Suchleiste.
  2. Klicken Sie auf Aufzeichnungen.

Die erweiterte Suche verwenden

Konfigurieren Sie eine oder mehrere der folgenden Suchoptionen und klicken Sie dann auf Suchen:

docs how to use the search recordings feature

  1. Wählen Sie, ob archivierte Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits ein- oder ausgeschlossen werden sollen.
  2. Optional: Geben Sie den Namen des Moduls, Ordners, der Artikelkategorie oder des Audits ein, das die Aufzeichnung enthält.
  3. Wählen Sie, welche Module, Ordner, Artikelkategorien und Audits ein- oder ausgeschlossen werden sollen.
  4. Suchen Sie nach Produktauftragsnummer. Für Audits & Digital Checklists verwenden Sie stattdessen die Audit-Nummer: Der Filter Produktauftragsnummer trifft nur auf Aufzeichnungen des Qualitätsmanagements zu.
  5. Suchen Sie nach Ausführungsdatum oder Datumsbereich.
  6. Suchen Sie nach der Antwort eines Bedieners auf eine Produktprüfung.
  7. Nach Status filtern.
  8. Klicken Sie auf Suchen. Die Ergebnisse werden unten angezeigt, mit Paginierung zum Wechseln zwischen Seiten.

Die verschiedenen Suchparameter können kombiniert werden.

Nach Antwort suchen

Verwenden Sie Nach Antwort suchen, um Aufzeichnungen zu finden, die eine bestimmte Antwort enthalten.

Sie können nach folgenden Antworttypen suchen:

  • Text
  • Zahl
  • Wahr/Falsch
  • N/A
  1. Öffnen Sie Erweiterte Suche.
  2. Aktivieren Sie Nach Antwort suchen.
  3. Wählen Sie den Antworttyp.
  4. Geben Sie den Antwortwert ein oder wählen Sie ihn aus.
  5. Optional: Wählen Sie eine Arbeitsanweisung aus.
  6. Optional: Wählen Sie einen bestimmten Anweisungsschritt. Wenn Sie keinen Schritt auswählen, durchsucht Azumuta alle Schritte.
  7. Klicken Sie auf Suchen.
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