Balises à utiliser dans un rapport Docx (pour les audits)

Mis à jour

Qu'est-ce qu'une balise ?

Une balise est une commande au format texte qui se transforme automatiquement en une donnée spécifique liée à un ticket sur un événement d'audit. Vous pouvez saisir les balises souhaitées lors de l'édition d'un rapport docx dans Microsoft Word.

Dans les sections ci‑dessous, vous trouverez la liste des balises utilisables dans les rapports docx d'audit :

Remarque : Avant de suivre les étapes ci‑dessous, vous devez d'abord lier un rapport docx à un audit.

Balise de la date du jour

Pour afficher la date du jour dans un rapport docx, utilisez la balise suivante :

  • {=today}

Exemple (balise date du jour)

docs todays date tag 3

Et voici son apparence après l'avoir téléchargée depuis un événement d'audit:

docs todays date tag 2 1

Balises de réponse

Qu'est-ce qu'une balise de réponse ?

Une balise de réponse est utilisée spécifiquement dans une étape d'instruction qui inclut un product check. Avec une balise de réponse, un administrateur peut facilement consulter toutes les réponses données par un opérateur (et leurs détails) lors de l'exécution d'un audit.

Balises de réponse basiques

Voici la liste des balises de réponse basiques que vous pouvez utiliser dans un rapport docx :

  1. {user} : Le nom complet de l'opérateur qui a exécuté l'audit.
  2. {instruction} : Le nom de l'étape d'instruction.
  3. {label} : La réponse (formatée) donnée par un opérateur à l'étape d'instruction.
  4. {answer} : La réponse (non formatée) donnée par l'opérateur à l'étape d'instruction. Nous vous recommandons d'utiliser la balise {label}, car la réponse générée dans le rapport docx est plus lisible.
  5. {timestamp} : L'horodatage de l'exécution de cette étape d'instruction.
  6. {date} : La date à laquelle l'audit a été exécuté.
  7. {workinstructionName} : Le nom de l'audit.

Toutes les formules de balises de réponse à l'intérieur d'un tableau d'un rapport docx doivent commencer par {#answers} et se terminer par {/answers}. Toutes les autres balises de réponse doivent être écrites entre {#answers} et {/answers}, comme illustré ci‑dessous :

docs basic answer tags 3

Exemple (balises de réponse basiques)

Par exemple, voici les balises de réponse que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example basic answer tags 1

Et voici son apparence après l'avoir téléchargée depuis un événement d'audit:

docs example basic answer tags 2 1

Utiliser des coches et des croix pour symboliser des réponses Vrai/Faux

En plus des réponses textuelles présentées ci‑dessus, vous pouvez utiliser une coche pour représenter une réponse positive et une croix pour représenter une réponse négative dans votre rapport docx. Cette fonctionnalité fonctionne uniquement avec le OK/NOK check et le Yes/No check.

Pour ce faire, dans la colonne Answer, au lieu d'écrire {answer}, vous devez écrire {#answer}✓{/answer}{^answer}✕{/answer}. Voir l'exemple ci‑dessous :

Exemple (coches et croix)

Par exemple, voici les balises de réponse que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example using checklists and crosses 2

Et voici son apparence après l'avoir téléchargée depuis un événement d'audit:

docs example using checklists and crosses

Balises de réponse avancées/UUIDs

En plus des balises de réponse standard, vous pouvez également utiliser des Identificateurs Universellement Uniques (UUID) dans un rapport docx. L'utilisation d'un UUID vous permet d'intégrer dans votre rapport docx les données de n'importe quelle étape d'instruction contenant un product check, dans l'ordre que vous souhaitez. Cela offre beaucoup plus de flexibilité que les balises de réponse basiques.

Cependant, contrairement à une balise de réponse basique, un UUID ne permet pas de boucle dans votre rapport docx. Vous devrez donc copier manuellement l'UUID depuis Azumuta, le coller dans votre rapport docx, puis ajouter la balise de réponse à côté de l'UUID pour chaque cellule du tableau de votre rapport.

Trouver un UUID

Voici comment trouver l'UUID d'une étape d'instruction dans Azumuta :

  1. Cliquez sur Audits & Digital Checklists dans la barre latérale de la page d'accueil.
  2. Cliquez sur Audit procedures.
  3. Cliquez sur l'audit ciblé.
  4. Cliquez sur l'onglet Docx Reports.
  5. Vous verrez une suite de lettres et de chiffres entre accolades sous chaque étape d'instruction qui contient un product check. Il s'agit d'un UUID.

docs how to find a UUID

Utiliser un UUID dans le rapport Docx

Voici comment utiliser un UUID dans un rapport docx :

  1. Copiez l'UUID souhaité.
  2. Collez‑le dans la cellule correcte de votre rapport docx.
  3. Saisissez les balises de réponse supplémentaires requises (voir les formules ci‑dessous) là où elles sont nécessaires.

Voici les formules de balises de réponse pour les rapports docx basés sur UUID et les informations qu'elles affichent :

  1. {UUID:label} : La réponse (formatée) donnée par un opérateur à l'étape d'instruction.
  2. {UUID} : La réponse (non formatée) donnée par l'opérateur à l'étape d'instruction. Nous vous recommandons d'utiliser la balise {UUID:label}, car la réponse générée dans le rapport docx est plus lisible.
  3. {UUID:instruction} : Le nom de l'étape d'instruction.
  4. {UUID:user} : Le nom du compte utilisateur qui a rempli le check.
  5. {UUID:timestamp} : L'heure à laquelle le check a été rempli.

Exemple (balises de réponse UUID)

Par exemple, voici les balises UUID que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example how to use a UUID in the docx report

Et voici son apparence après l'avoir téléchargée depuis un événement d'audit:

docs example how to use a UUID in the docx report 2

Balises d'image

Afficher une image dans un rapport Docx

Dans un rapport docx, vous pouvez afficher plusieurs images. Voici comment afficher une image :

Remarque : Cette fonctionnalité ne fonctionne qu'avec les étapes d'instruction qui ont un picture check.

Pour une image envoyée par un opérateur lors d'un product check :

Si un opérateur a ajouté une remarque pour une image capturée lors d'un product check, vous pouvez également afficher la remarque avec cette formule de balise :

  • {UUID:remark}

Pour la balise {UUID:remark} : s'il y a un signe % au début de l'UUID, vous devez le supprimer.

Ajuster la taille d'une image

Pour ajuster la largeur et la hauteur à 7,5 cm :

Pour ajuster la largeur à 10 cm et la hauteur à 5 cm :

  • {%UUID@10×5}

Pour ajuster (uniquement) la hauteur à 6 cm :

  • {%UUID@*x6}

Pour ajuster (uniquement) la largeur à 6 cm :

  • {%UUID@6x*}

Les nombres ci‑dessus sont des exemples. Vous pouvez saisir n'importe quelle valeur.

Exemple (redimensionnement d'une image)

Nous utiliserons l'étape d'instruction mise en évidence ci‑dessous dans notre exemple :

docs example adjusting an images size

Voici les balises que nous avons incluses dans notre rapport docx :

docs example image tags 1

Et voici son apparence après l'avoir téléchargée depuis un événement d'audit:

docs example image tags 2

Espacement des images

Voir image padding on a docx report pour plus de détails.

Balise ticket

Qu'est-ce qu'une balise ticket ?

Lorsqu'un ticket est soumis, il devient visible sur son improvement board. De plus, il est possible d'afficher ce ticket dans un rapport docx en utilisant une balise ticket.

Cette section couvre les tickets soumis sur des événements d'audit.

La balise ticket

Ajouter une balise ticket à un rapport docx se fait en incluant la portion suivante dans votre rapport :

{#notes}
{#issue}Issue {issue}{/issue}
Workinstruction: {workinstruction}
Block: {block}
{#instruction}Instruction: {instruction}{/instruction}
{note}
{%images@7.5x*}
{/}

Vous pouvez ajuster la taille de l'image qui apparaîtra dans votre rapport docx en modifiant la partie de la balise ci‑dessous. Voir adjusting image size on a docx report pour les détails.

Exemple (la balise ticket)

Nous avons copié la balise ci‑dessus et l'avons collée dans notre rapport docx, comme montré ci‑dessous :

docs example ticket tag 2

Et voici son apparence après l'avoir téléchargée depuis un événement d'audit:

docs example ticket tag 2 2

Balises de récapitulatif

Qu'est-ce qu'une balise de récapitulatif ?

Une balise de récapitulatif est une commande textuelle utilisée pour récapituler les informations clés d'un événement d'audit. Les informations suivantes peuvent être extraites via les balises de récapitulatif :

  • Le statut d'un audit lié à un événement d'audit.
  • Si l'un des product checks relevant de cet événement d'audit a été répondu ou non.
  • Le nombre de réponses aux product checks relevant de cet événement d'audit.
  • S'il existe un problème lié à cet événement d'audit.
  • Le nombre de problèmes liés à cet événement d'audit.

Quelles balises de récapitulatif pouvez‑vous utiliser ?

Voici la liste des balises que vous pouvez utiliser, et l'information qu'elles afficheront :

  • {s_the audit’s API attribute} : Le statut de l'audit lié à un événement d'audit. Voir how to view an audit’s API attribute pour les détails.
  • {hasAnswers} : Si l'un des product checks relevant de cet événement d'audit a été répondu ou non.
  • {answerCount} : Le nombre de réponses aux product checks relevant de cet événement d'audit.
  • {hasNotes} : S'il existe un problème lié à cet événement d'audit.
  • {noteCount} : Le nombre de problèmes liés à cet événement d'audit.

Exemple (balises de récapitulatif)

Par exemple, voici les balises que nous avons incluses dans notre rapport docx (situées dans le cadre vert) :

docs example recap tags 3

Et voici son apparence après l'avoir téléchargée depuis un événement d'audit:

docs example recap tags 2 1

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